2020年6月11日 07:00

検索ワードに関わりが深い社員を一覧表示
Know Who検索で人材活用を活性化

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皆様こんにちは!

自粛期間中に朝7:30からのウォーキングを始めて、気分が活動的になってきたPhone Appliの波方です^^

今回は、弊社が提供するコミュニケーションポータル「PhoneAppli for Salesforce」のKnow Who検索機能についてご紹介します。

企業で働く人なら誰でも、

「これについては○○さんに聞くと早い!」

「そういう案件なら、△△さんが詳しいよ」

「あれを一番知っているのは□□さんだね」

と言ったフレーズを聞いたことがあると思いますが、こうした社内の同僚に関する情報って、意外と役に立ちますよね。

自分が抱えている問題を誰に聞けば一番早く解決できるのか、知っているのと知らないのとでは仕事の早さが桁違い!仕事が早い人は、こうした社内のネットワークを上手に活用して業務をスムーズに進めている気がします。

 

私もぜひそうありたい!と思うのですが、なぜかシステムに突然トラブルが発生したり、急な問合せで焦っている時に限って、「あれについて誰に聞けば良いんだ!?」という状況になってしまうんですよね...T^T

また、今回の外出自粛期間のようにテレワークで働く場合や、会社の規模が大きい場合、こうした明文化・データ化されていないナレッジを得るのはより難しくなりますし、新入社員など、入社したばかりの社員がこうしたナレッジを蓄積するまでには時間がかかります。

 

そこで、社内外の連絡先やプロファイルを一体化したコミュニケーションポータル「PhoneAppli for Salesforce」のKnow Who検索機能では、こうした社員に関するナレッジを自動的に蓄積してスコアリング!

社員が持つ様々な業務経験や資格、プロファイルのデータなどを検索対象とし、「得たい情報に関して、誰にどのくらいの知識や専門性があるか」について、スコアで関わりの深さを可視化して一覧表示します。これまで埋もれていた個人の強みや業務経験を浮き彫りにすることで、組織を越えて気軽に仕事の相談を行ったり、長所を活かした仕事を任せたりと、従来よりも幅広く人材を活用できるようになります。

 

ではKnow Who検索機能について、実際の画面で見ていきましょう。まずはPhoneAppliの画面から「社内連絡先」タブをクリックし、社員一覧を表示します。

 

PA4SF_KnowWho1.png

 

続いて、中央上部にある「Know Who検索」のチェックボックスにチェックを入れて、検索をかけたいキーワードを入力し、「検索」をクリックします。

 

PA4SF_KnowWho2.png

 

今回は「株式会社Phone Appli」に詳しい人を探してみましょう。

「株式会社Phone Appli」と検索窓に入力して検索をかけると、社員一覧に「関連ポイント」という列が追加され、スコアと色分けされた円グラフが表示されました。

 

PA4SF_KnowWho3_1.png

 

スコアについては後ほどご説明しますが、円グラフの様々な色は、それぞれ異なるオブジェクト(=データ種類のことです。商談・リード・取引先など)を表します。円グラフの下にある「内訳」をクリックすると、具体的にどんなオブジェクトが関連しているのか、詳しく見ることができます。

 

PA4SF_KnowWho6_2.png

PA4SF_KnowWho7.png

 

この人は株式会社Phone Appliに関連する社外連絡先が多いですね!株式会社Phone Appliの人と沢山名刺交換をしているようです^^

 

ここに出ているスコアは、日々の業務で記録する商談や取引先、取引先責任者およびそれらに関わる活動やToDo等の情報を元に、自動で集計されたものです。キーワードに関連するレコードの所有者にスコアが加算され、連携できる他社サービスのオブジェクト(TeamSpiritの稟議やmitocoの見積もりファイルなど)などをスコアリングの対象にすることもできます。

設定で、オブジェクトの種類に応じてスコアの点数や円グラフの色を変更することも可能です。

 

PA4SF_KnowWho4.png

 

また、Todoや行動といった「活動」のオブジェクトについては、検索の対象を「全て」「完了の活動のみ」「未完了の活動のみ」で選択することができます。

 

PA4SF_KnowWho5.png

 

このKnowWho検索機能は、スマートフォンでもパソコンと同等の機能を利用することができます。スマホだと、検索で得られた社員の電話番号に対してシームレスに通話の発信やメール送信等を行えるので、場所を問わず即座にコミュニケーションをとることができますね。

では次は、モバイルのKnow Who検索機能で、「セールスフォース」に詳しい人を探してみましょう。

 

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連絡を取りたい一人を選んだら、その人をタップ。電話番号、メールアドレス、連携されたチャットサービスなど、登録されているコミュニケーション手段が表示されます。

 

PA4SF_KnowWho10_3.png

 

あとは最適な手段を選んでタップし、電話をかけたり、メールを作成するだけ。これなら外出先でも、電車の中でも、テレワークでも、情報が欲しい時に即座に連絡をとることができますね!

ぜひこのKnow Who検索機能で社内のナレッジを有効活用し、業務を効率化していきましょう!

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この記事の筆者

波方 和

日本舞踊家・藤間翔央として活動しつつ、デジタルマーケティングを担当しています。

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