2020年4月 9日 10:41

全社員でテレワークして分かったこと

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

こんにちは、波方です。

今日は、自宅のリビングで夫とテレワークをしながらこのブログを書いています。

新型コロナウイルス拡大防止のために7都道府県を対象とした緊急事態宣言が出されてから、もうすぐ二週間。弊社では基本的に全社員がテレワークでの業務を行なっています。これまで働いてきた会社がどこもITに強かったこともあり、私としては、「このご時世に在宅でテレワークするのは当たり前」と思っていました。

しかし、東京商工会議所が4月8日に発表したアンケートによると、テレワークを実施している企業はわずか26.0%に留まり、実施検討中の企業も19.5%とのこと!

もちろん、小売・サービス業等、テレワークができない業種もあるとは思いますが、それにしてもまだまだテレワークが一般的になっていないことに驚きました。

↓自粛期間中の草加駅ホーム。いつもの通勤ラッシュとあまり変わらないんだとか...

2004PAtelework_1.PNG

ということで、テレワークを始めたばかりという方、これからテレワークを導入しようとしている方のために、Phone Appliではどのように全社員でテレワークを行なっているのか、実際に長期間、全社員でテレワークを実施してみて、どのような課題が見えてきたのかを時系列でご紹介していきます。ぜひ貴社のテレワークにお役立てください!

 

全社員テレワークの導入以前

まずは、全社員テレワークになる前のPhone Appliではどうやって働いていたのか、からお話しましょう。

Phone Appliには神谷町をはじめとする4つの拠点があり、合わせて200名以上の社員が勤務しています。企業案内でもご紹介していますが、弊社代表の石原が掲げる「健康経営」という目標のもと、テレワークやフレックスタイム制・時差出勤(7:00~11:00の間の出社時間変更)の制度があり、満員電車を避けて出勤することも可能でした。

業務に必要なシステムという点では、

・名刺情報をはじめとする取引先・顧客の情報はクラウドベースの顧客管理システム「Salesforce」に集約

・社内の連絡は「Teams」というチャットツールを活用してやりとり

という状況でした。これらのシステムに情報があるおかげで、テレワークとなった今でも、普段と同じように業務を行えています。

 

2月中旬〜【情報提供と対策スタート】

弊社で具体的に新型コロナウイルス関連の動きがあったのは、2020年2月半ばです。政府や自治体からの情報が社内で共有されるとともに、自宅に高齢者・基礎疾患がある人がいる社員の在宅勤務を強く推奨、オフィスの出入りを手動ドアから自動ドアに変更、アルコール消毒液を設置、大人数が集まるイベントの中止などの対策が実施されました。

さらに、続く一、二週間のうちに、感染判明時の行動に関するマニュアルの共有や、政府からの休校要請に伴い、自宅で通常通りのテレワークが行えない社員を対象にした特別休暇の実施など、矢継ぎ早の対応が打ち出されました。もちろん、出社前には必ず検温を行い、37.5度以上の場合は出社禁止です。

2004PAtelework2_2.png

こうした情報は全社連絡用のチャットルームで経営層から直接共有され、迅速かつ漏れなく全社員に伝わりました。

私はこの頃からほぼテレワークでの勤務となりましたが、「今」必要な情報だけでなく、「この先必要になるであろう」情報がリアルタイムに、また平等に共有され、疑問点もチャットで質問することができたため、大きな混乱や不安は生じませんでした。

 

3月下旬【全社員テレワーク開始】

3月の下旬になると、東京都から出された外出自粛要請を受けて全社員を対象にテレワークの指示が出され、止むを得ない場合のみ、許可制で出社する業務形態に移行しました。

普段からテレワークを導入していた弊社ですが、全社員がテレワーク、というのは初の試み!

インターネット接続環境や外付けモニタといったテレワークに必要な物を整備するための臨時手当を創設したり、テレワークに関する困りごとアンケートを定期的に行なうことで、生産性の維持に努めます。

↓定期的に行われているテレワーク困りごとアンケート

2004PAtelework3.png

 

4月中旬【私たちが実感した課題】

そして全社員でのテレワークが始まって二週間が経った今、見えてきた大きな課題の一つは「人とのコミュニケーション」です。といっても、業務上の情報共有とか、そういったことではありません。業務上のコミュニケーションについては、Salesforceとチャットツールでやりとりしたり、必要があればWEBミーティングを行えるため、普段と変わらず不足は感じません。

しかし、外出自粛要請で外出もままならない中、一人で黙々とテレワークを行うのは・・・

 

とっっっっっても寂しかった・・・(T^T)

 

家で一人で仕事をしていて、日常的な会話、雑談だったり、ちょっとした相談だったり、そういったものがないというのは予想以上に孤独を感じますし、"チームの一体感"をなかなか感じられません。これは私だけでなく他のメンバーも同じだったようで、この頃では色々な方法でコミュニケーション接点を増やそう!という試みが行われています。

例えば、チャットルームで室内での運動方法や綺麗な風景の写真を共有しあったり、昼休みの時間に雑談専用のWEB電話を繋いだり、なんと社内ラジオ(!)プロジェクトまで!!

様々なアイディアで全社員リモートワークを盛り上げようとしています。

↓「テレワークお役立ち情報」チャットルームの様子

2004PAtelework4.png

↓綺麗な海辺の写真で旅行気分に♪

2004PAtelework5.png

長期間のテレワークにより、こうしたちょっとしたコミュニケーションがあるのとないのとでは大違い、ということがよく分かりました。

ちなみにPhone Appliでは、Salesforce上でサンクスカードを送りあえる「Thanks Go」も、コミュニケーション活性化に一役買っています。先日は、私が所属するSFDCチームの雑談チャットで話題に上った「Bluetoothマウスの接続がちょくちょく切れて困る・・・」というお悩みを解消してくれたメンバーに、サンクスカードが送られていました。

2004PAtelework6.png

直接顔が見えないテレワークでは、こうした日々のやりとりの積み重ねがチーム力やスムーズな連携に繋がります。テレワーク導入の際は、必要最低限のコミュニケーションだけではなく、"ちょっとしたコミュニケーション"を行える環境づくりも大切にしてみてください!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事の筆者

波方 和

日本舞踊家・藤間翔央として活動しつつ、デジタルマーケティングを担当しています。

関連記事

pagetop