2020年5月14日 08:00

新卒社員×テレワークでも自走できる仕組みを作る

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こんにちは、Phone Appliの波方です。

新型コロナウイルスの影響に伴う外出自粛要請が出されてから一ヶ月以上。皆さんはいかがお過ごしでしょうか。

私は今回の自粛期間前からリモートワーク中心で業務を行っていたのですが、さすがにこれだけ長い間、一人で仕事するとなると、モチベーションを保つのも難しいですね!

まして、4月入社の新卒社員は、仕事の進め方を先輩から習う間も無くリモートワークとなってしまい、尚更「細かい指示をもらわないと動けない」「先輩や上司にアドバイスを聞きづらくて困る・・・」といった状況に陥りがちですし、管理する側も「本人にいちいち聞かないと進捗管理ができない」「きめ細やかなフォローが行き届かない」というお悩みをお持ちではないでしょうか。

そこで今回は、社会人経験の少ない新入社員でも、テレワークで自律して働ける仕組みの作り方をご紹介します!

 

テレワークでも自律して働くには

そもそも、日本企業の場合、テレワークがうまく行かない理由の一つはコミュニケーションだと言われています。

例えば、ある企業に、管理者とその部下がいたとしましょう。

テレワークを導入してしばらく経つと、お互いの顔が見えないので、管理者は「部下は自宅でちゃんと仕事しているのだろうか?」とだんだん不安になってきました。一方、部下は一人で仕事をする単調さと手応えのなさに「バレないギリギリのレベルで手抜きをしよう」と考えるようになりました。

やがて、疑心暗鬼になった管理者は、端から端まで細かく管理するマイクロマネジメントを行うようになり、部下の負担は増加、ますます指示待ち体勢になっていき・・・と、悪循環に陥ってしまいましたーー

 

この二人のコミュニケーション、どこに問題があったのでしょうか。頻度や方法でしょうか?

いいえ、このような状況に陥ってしまう原因は、コミュニケーションの「内容」です。

管理者と部下の間のコミュニケーションの内容を適切なものにできれば、すなわち、達成すべき目標や成果と日々の活動をリンクさせて、その目標設定に基づいた報告や相談が行えるようになれば、管理者は部下の進捗を明確に把握できるため、信頼して任せる方向のマネジメントができますし、部下は自律的に日々の活動を実施し、目標達成に向かうことができるようになります。

つまり、テレワークで自律して働くカギは、適切な「目標設定」で相互信頼を生み出せる仕組みを作れるかどうか、にあるのです。

 

目標設定で自走する仕組みを作る

Phone Appliが提供する目標設定ツール「Vision Go」では、

 

Step.1 目標と活動を作成し、チームで共有する

Step.2 個人の活動と進捗を日々入力する

Step.3 定期的な1on1ミーティングでこまめに支援する

 

という3つのステップで、目標に向かって自走する仕組みを作ることができます。

 

Step.1 目標と活動を作成し、チームで共有する

Vision Goは、世界15万社以上にクラウドCRMを提供するセールスフォース社が実践する目標設定手法「V2MOM」に基づいて目標管理を行うツールです。「V2MOM」という名前は、下記の5つの要素の頭文字をとって名付けられています。

 

Vision (どこを目指すのか?行いたいことや達成したいことは?)

Value (何を大事にするのか?ビジョンの追求を支える原則や信念)

Methods (そのために何をするのか?業務の完遂に必要な行動や手順)

Obstacles (達成にむけ克服しなければならない課題や問題、難点は?)

Measurement (どのように結果を判断するのか?測定可能な求める成果)

 

上記の説明だけだと、ちょっとイメージしにくいな、という方は、ぜひ弊社のエンジニアが解説したV2MOMブログもご覧ください!パルテノン神殿を模した図解で説明しております。

note_title.png
【テレワーク時代の必須ツール】V2MOMとは?
https://note.com/kobaryo/n/n7079c5ff77ff

V2MOMは、会社の目標>チームの目標>個人の目標というように段階的に構成されており、メンバーは、チームリーダーの目標を元にしてV2MOMを作成していきます。作成した目標はチームで共有し、お互いに進捗を見ることができるので、それぞれの業務への理解も深まります。

 

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新卒社員なら、例えばVisionに「目標とする研修後の姿」を掲げ、Methodsにはその姿に近づくために何をすればいいか、Measurementには、研修内容についての達成基準や1on1でマネージャが確認したい報告内容、各個人が期間内に達成したいことなどを記載してみましょう。このMeasurementを元に日々の活動を行っていくので、"日々のタスク管理"というくらいのイメージで考えても大丈夫です。

 

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それぞれのMeasurementの内容について、達成基準・期日を設定し、進み具合に応じて状況や進捗(どの程度進んでいるか、達成基準とリンクさせるとわかりやすいです。)を入力します。また配点では、持ち点100点から業務の重要度に応じて点数を割り振りし、比重に応じた評価を行えるようにします。

 

このように大きな目標からブレイクダウンしてタスクを設定すると、やるべきことや自分の仕事の役割・意味合いが明確になり、目指すゴールと日々の行動がリンクするので、やる気もアップ!目標達成に向けた自発的な行動も取りやすくなります。

さらに、会社の方針と個人の目標の達成がリンクして、目標の達成=会社や個人の成長という意識が浸透すると、会社全体のモチベーションアップにも貢献できます。

 

Step.2 個人の活動と進捗を日々入力する

目標を作ったら、日々の進捗入力が大切!作りっぱなしではいけませんね。Vision Goでは、スマホからも活動や進捗を入力することができるので、こまめに進捗を更新しましょう。

 

new_graduate_measures2_3.png

 

こうしてそれぞれのタスクや進行状況が一目で分かり、常に最新の情報が表示されるので、管理する側はいちいち確認を取らなくてもチームの状況を簡単に把握することができます。「テレワークでもちゃんと仕事ができているだろうか」と無闇に不安になることもありません。

ちなみに、セールスフォースが提供するEラーニングサービス「Trailhead」では、ビジネスに役立つ様々なプログラムを無料で受講し、進行状況に応じて様々なバッジを取得することができます。Vision GoにはTrailheadの進捗も自動で表示されるので、自己投資系の目標としてバッジの取得を入れておくのも良いですね!

実際、自社に役立つコンテンツを作成して公開し、そのバッジの取得をMeasurementの一つにされているユーザ様もいらっしゃいます。

 

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Step.3 定期的な1on1ミーティングでこまめに支援する

Step1、Step2と進んできて、ある程度自走できる仕組みは出来上がりましたが、そうは言っても、ずっと放置していておくわけにはいきません。会社の方針を浸透させたり、目標達成を実現するには、定期的に適切なコミュニケーションを取ることも必要です。そこで、セールスフォースが採用しているのが「1on1ミーティング」です。

1on1ミーティングは、その名の通りマネジャーとメンバーの1対1のミーティングですが、重要なのは「メンバーの最大限の潜在力を引き出すための面談」であるということ。

仕事での経験や成功・失敗から得た学びを次の仕事に生かしていく「経験学習」をスムーズに行えるようサポートしたり、周囲や会社が本人に対して期待している内容を理解してもらったり、本人が本当にやりたいことに出会ってもらうことで、その社員の才能と情熱を解き放つことが目的です。

Vision Goには、この1on1の履歴や内容を登録する機能があります。Step.1で作成した目標(特にMeasurement)を元に進捗を確認して相談を受けたり、今ならテレワークでは把握しづらい体調や気分の変化について聞くのも良いですね。1on1の開催間隔が規定よりも長い場合にアラートを出すことも可能なので、定期的な実施を心がけましょう。

 

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また、村田製作所のIoTセンサーNAONA(なおな)と連携させて、マネジャーとメンバーの発話バランスの可視化を行う機能もあります。会話を録音するのではなく、発話量や抑揚、リズムなどを記録することで、プライバシーに配慮しつつ、1on1の状態を可視化することが可能です。

例えばミーティングモデル分析では、今回の1on1が「Light Discussion(雑談)」「Coaching(1on1として理想の状態)」「Teaching」「Heavy Discussion」の4つの傾向のどこに当たるのか、色分けした散布図で可視化できます。マネジャーの発話量が多く、マイクロマネジメント気味になっていないか、メンバーの話を傾聴し、メンバーの可能性を引き出すための時間にできているかなど、すぐ分かりますね!

NAONA(なおな)の設置についても、特別な会議室は要らず小さなセンターを机に置くだけで良いので、非常に手軽ですし、テレワークでパソコンの画面越しの1on1でも問題ありません。

 

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これで、目標に向かって自走する仕組みを作る3つのステップは終了です。新卒でいきなりリモートワークになってしまった社員でも、こうした仕組みがあれば、目標に向かって自律して働くことができ、管理する側もきちんと進捗管理を行うことができます。

今回ご紹介したVision Goでは、デモデータが入っている無料の機能制限トライアルもご用意しておりますので、ぜひお試しください!

▼Vision Go 機能制限トライアルはこちら

https://appexchangejp.salesforce.com/appxListingDetail?listingId=a0N3A00000EcuySUAR

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この記事の筆者

波方 和

日本舞踊家・藤間翔央として活動しつつ、デジタルマーケティングを担当しています。

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