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名刺登録は上司も一緒に紐づけて1人分で完了
取引先登録に名刺登録は必要だけど全員やる必要ある？
PhoneAppli for Salesforceの機能の１つ社外連絡先はSalesforceのリードや取引先に綺麗にデータを登録するための入力支援ツールとして既に多くのお客様にご活用頂いておりますが、綺麗にデータ登録するためにOCRによる機械での文字自動認識ではなく、オペレータが目で見て入力する入力サービスのオプションをお勧めしております。
これにより自動連携モードにし、スマホから登録する段階でPhoneAppliの社外連絡先へ名刺データの入力が完了したら自動で取引先連携を実行することができ大変便利なのですが、1枚につきオペレータのコストがかかるのと、スマホ活用が得意でない方など全員が活用できのか？という2点において導入時に悩まれるお客様が多いです
私自身もSalesforce版の開発を行う前から名刺登録の機能開発に関わってきましたが、スマホで名刺登録をするオペレーションを全社的に行うというのは現実的には難しいケースがあることを経験上から認識をしておりました。
そういった経緯を踏まえ、何か良いアイデアはないかと考えた末に作った機能が今回ご紹介する「交換者」機能になります。
交換者機能とは？
交換者機能とは、名刺を登録する自分自身の情報だけでなく一緒に名刺交換をした同僚（ユーザ）を一緒に紐づけることができる機能です。
例えば、ABC商事の方3名宛てに商談を行い、私とエンジニアと上司の3名で訪問した際、通常の名刺管理アプリでは3名がそれぞれ3枚の名刺を登録する必要があります。名刺登録に入力サービスを活用の場合は9枚分のコストがかかることになります。
これに対し交換者機能を持つPhoneAppliは私がABC商事の3名の方の名刺を撮影し、更に付帯情報としてエンジニアと上司の2名を紐づけて登録をすることで私が1回登録をするプロセスでエンジニアも上司も同じデータが登録されることになります。
とても便利ですよね！更に交換者機能を使って登録をするこによって名刺登録のコストは3枚分のみで実際には9回分の名刺交換の情報がPhoneAppliに登録されます。
利用も活用も簡単便利！
利用方法も簡単です。こちらの画面は名刺をカメラで撮影後登録する際に表示されるオプション画面になりますが、様々なオプションがある中で交換者は最初に設定を行います。
交換者機能を利用しない場合は自分自身のみの登録でそのままアップロードとなりますが、交換者を追加する場合はこの画面で一緒に同席している同僚をユーザ検索して選択するだけです。
1枚ずつ登録をする場合はこの作業を都度行う必要がありますが、3枚などまとめて登録する際は3枚の名刺に対して一緒に紐づけを行うことが可能です。
こちらの画面では、登録するユーザが「田中 翼」で名刺アップロード時のオプション画面で赤枠の交換者を追加から「山田 彩香」と「若菜 修造」を選択した状態になります。一度選択したユーザを取り消したい場合は名前の右にある×をクリックします。
一緒に交換した履歴として管理、更にレポートでも可視化
こちらがPhoneAppliの社外連絡先に登録された名刺情報の詳細画面でユーザ「田中 翼」が名刺登録をして交換者として「山田 彩香」と「若菜 修造」を登録した状態になります。
「田中 翼」の名刺フォルダにも「山田 彩香」「若菜 修造」の名刺フォルダにも同じように登録されています。
一旦自分自身のみで名刺登録した後、あとで交換者を追加することも可能です。
社外連絡先の上部に交換者アイコンがありますので、交換者を追加したい名刺にチェックを入れた後アイコンをクリックし以下の画面で同様にユーザを検索して追加します。
Salesforce上のデータなのでレポート&ダッシュボードも活用できます
交換者の機能は営業活動の可視化としてもSalesCloudのレポート＆ダッシュボードで一元的に可視化が可能です。
例えば、新規開拓の営業部門では営業の訪問件数、名刺獲得枚数なども1つの指標としてグラフ化できます。個人単位だけでなく部署単位でも分析が可能ですが、名刺登録者だけでなく交換者も上記のようにレポートで抽出することができますので、同行した場合も１訪問として表現することが可能です。
同行した上司の名刺登録をしておく「できる部下」
交換者機能いかがでしょうか？
これまでの名刺管理は一緒に営業同行した同僚の名刺をどっちが登録するというルールがないので重複前提でばらばらと登録するか、営業アシスタントの方が名刺情報をみて選んで登録といった運用かと思いますが、PhoneAppliの交換者機能を活用すると同行した誰か1人が交換者として追加することで登録工数もコストも削減でき名刺登録の効率化が図れます。
基本的には訪問したときに部下が上司を紐づけて上げる運用にすると、上司が名刺をスマホ登録するといったことが不要になりますし、あとで名刺交換をした履歴を確認した際、日付と一緒にいた社員を確認することでいつ会ったのかをすぐに思い出すことができます。便利さに気づいた上司からの評価UPするはずです。是非お試しください。