「単なる電話帳？」から「手放せない存在」へ。Microsoft 365等とのツール連携でコミュニケーションが飛躍的に効率化！

「地域とともに夢と豊かさを広げます。」をグループの基本理念とする静岡銀行は、総合金融機関として地域社会の持続的な成長を目指し、地域やお客さまの課題解決支援に取り組むことで、社会価値創造と企業価値向上の両立に取り組んでいます。こうした活動のなか、より質の高いサービスを提供し続けるとともに、業務の効率化、生産性の向上を図るため、業務用スマートフォンでの「PHONE APPLI PEOPLE」（以下、PA PEOPLE）の利用を開始されています。

全社員の生産性向上に寄与するために、スマートフォンでPA PEOPLEを利用

──まず、みなさまの業務ミッションについて、あらためて教えていただけますでしょうか。

楠氏　私が所属する総務グループでは、PA PEOPLEのデータ管理を担当しています。グループ役職員約4,500人分のデータについて、人事異動時に更新作業をするほか、登録情報や設定方法に関する社内からの問い合わせに対応しています。

新宅氏　私たち営業戦略部支店サポートグループでは、PA PEOPLEの利用方針の策定や、利用推進を担当しています。当グループのミッションは、営業店運営の管理部署として、現場の意見・実態を踏まえた営業施策を企画・推進し、営業活動の生産性向上を実現することです。その施策には業務用スマートフォン（以下、スマホ）で使うアプリの選定や利用推進も含まれていて、PA PEOPLEもその一つです。

大瀬良氏　私は新宅と同じ部署に所属し、顧客情報管理システムの利用推進を担当しており、現在もPA PEOPLEユーザとして便利に使っている立場です。PA PEOPLE導入当初は営業店で勤務していたので、現場ユーザの一人でした。

西田氏　PA PEOPLEを導入してから、お世辞抜きで、使い勝手がよくなったなと実感しているので、ぜひそうした思いをお伝えできればと思います。

サービス導入の背景：快適なスマホ用電話帳を求めて

──まずは、PA PEOPLEをご導入いただいた背景からお聞きしたいと思います。ご導入以前に、感じていた不便はどのようなものだったのでしょうか。

楠氏　PA PEOPLE導入以前は、スマホ用の電話帳をMDM（※）で配信していましたが、配信や受信がうまく反映されないことが多く、困っていました。そこで、もっと快適に連絡先を共有する方法はないかと検討していたとき、PA PEOPLEを知りました。
※MDM（Mobile Device Management）：業務利用するスマホやノートパソコンなどのモバイル端末を一元的に管理するための仕組み。

新宅氏　それで、ちょうどスマホを更改するタイミングだった2022年6月に、PA PEOPLEを導入することになりました。

単なる「スマホ用電話帳」から、毎日の社内コミュニケーションに欠かせないツールへと発展

──ご導入後の感触は、いかがでしょうか。

楠氏　私自身は、導入前の期待どおり、スマホ用電話帳として従来よりも快適に使えるようになったと感じています。ただ、私の上司は、総務グループに赴任した当初、PA PEOPLEと似た機能を一部含むサービスを併用していたので、「あえてPA PEOPLEを利用する必要はあるのか？」と疑問に感じていたようです。

──そうだったのですね。

楠氏　そこで、あらためてPHONE APPLIさんに相談したところ、PA  PEOPLEを単なるスマホ用電話帳としてだけでなく、社内のコミュニケーションをより取りやすくするツールとして使うための機能が、まだいろいろあることを教えていただき、周囲のみなさんもサービス内容に納得してくれました。

──なるほど、そうした経緯で「Microsoft Teams」（以下、Teams）や「Microsoft Outlook」（以下、Outlook）との連携や、電話の発着信や転送・保留等で利用されているクラウドPBX／FMCサービス「ConnecTalk」との連携などを取り入れていただいたのですね。

楠氏　はい、そうです。それで実際、使い勝手がすごくよくなって。

スマホでの内線電話の定着が進み、仕事が早く進むように

──特に便利になった点について、くわしくお聞かせいただけますか？

西田氏　まず大きな話からいくと、内線電話が利用しやすくなったことで、仕事がすごく前に進むようになりました。内線を固定電話ではなくスマホで受発信する仕組み（ConnecTalk）に変更したときは、賛否両論ありました。「社歴の短い社員が、部長などの携帯電話に直接発信するのは勇気がいる」などの声もあり、「電話しづらくなっちゃうかもしれないね」という意見もありました。

でも結果として、取り次ぐ必要がなく、ダイレクトに話ができるようになったことで、仕事が早く進むんですよね。それが銀行全体からするとかなりの時間に相当するんだろうなと思っています。

新宅氏　その実感は、私もあります。固定電話のときには相手の状態がわからなかったので、電話をしても相手が不在の場合も多く、そのたびに「戻り次第、折り返しを」とか「今日はもう戻らないので、また明日」というすれ違いが発生していました。

スマホで内線通話するために利用しているConnecTalkというサービスをPA PEOPLEと機能連携できたことで、今では特に何か意識する必要もなく、PA PEOPLEで連絡したい相手を探して、そこから自然に発信できています。社内でスマホでの内線通話が問題なく定着しているのは、この発信のしやすさのおかげも大きいと思います。

業務の担当者がすぐに見つかり、相談できる

楠氏　それと、誰がどの係なのか、どこに電話すればいいかがすぐにわかるのも、いいですね。

新宅氏　そうですね。特に本部社員は、担当業務をメモ欄に入れてもらっているので、検索で探せるようになっています。だから担当者に具体的なことを聞きたいときにすぐ連絡先がわかって、相談しやすい。そこが便利です。

──とても理想的な利用方法ですね。

西田氏　異動が頻繁におこなわれますが、PA PEOPLE上で検索すれば、異動した人の新しい所属や業務もわかりますから、それも助かっています。

──楠さんが迅速にデータ更新をしてくださっているおかげですね。ありがとうございます。

楠氏　利用者が約4,500人と多いので、作業は大変ですが、やはり社内のみなさんをお待たせしないように、と意識的に早く更新しています。

相手の予定や状況が簡単にわかるため、適切なタイミングと手段を選べる

大瀬良氏　あと、Outlookに登録したスケジュールがPA PEOPLE上で見られるようになったところが、とてもいいなと思っています（Outlook予定表表示機能）。

楠氏　そうですね、相手のスケジュールも見られるので、相手の今の状況がよくわかって、適切なタイミングで電話しやすくなりました。

大瀬良氏　個々人のTeamsのプレゼンス（連絡可能／会議中、等の状態）がリアルタイムで表示されているので、電話をかけるタイミングが判断しやすくなった面もあります。

新宅氏　そうですね、これは私も日々実感していて。PA PEOPLEで人を探して、「連絡可能」のマークがついていれば電話し、「会議中」の表示だったときにはTeamsでチャットを送るといったように、相手の状況に応じて使い分けています。

Teamsでのチャット利用も社内に浸透し、業務のスピードが上がった

大瀬良氏　それと、PA PEOPLEからTeamsに1タップで飛べるようになったところも、気に入っています。

新宅氏　そうですね、PA PEOPLEで相手の状況を見て、「電話ではなくチャットを送ろう」と判断したら、そのまますぐ相手宛てのチャットルームを開けるのがすごくスムーズで。PA PEOPLE導入以前よりもチャットが身近になった感覚があります。電話が中心だったときのような作業の中断やすれ違いが減ったので、業務のスピードも上がりました。

西田氏　私も、チャットでもスムーズにやりとりができるようになって助かっています。それこそ、固定電話を使っていたころは、異動が出るとものすごい電話がかかってきて伝言メモが積み上がるのが慣例だったのですが、今では全部チャットに送っておいてもらえるので、だいぶ対応しやすくなりました。

──みなさん、本当に日常的にPA PEOPLEを利用してくださっているのですね。

新宅氏　そうですね、相手に連絡するときの起点は基本的にPA PEOPLEになっているので、今日お話ししている私たちに限らず、社内のみなさんがほぼ毎日ログインしているんじゃないかなと思います。

──非常に高い利用率を維持されている背景が、よくわかりました。

今後の展望：地域社会とともに発展すべく、社員一人ひとりが力を発揮しやすい環境づくりを

──今後、御行が目指していく会社像や働き方について、お聞かせいただけますか。

新宅氏　まずは、グループの基本理念「地域とともに夢と豊かさを広げます。」のもと、我々が持つ経営手法を活用して、お客さまの課題解決に貢献していく存在でありたいです。そして、地域社会、お客さま、株主、従業員、未来世代を含めて、全てのステークホルダーの幸福を追求していくことも大切にしています。これはつまり、社会価値の創造と、企業価値の向上の両立を実現することだと理解しています。

──「両立」がポイントなのですね。

新宅氏　はい、そのように感じています。企業である以上、利益を上げることは前提でありながらも、社会価値……つまり、地域のお客さまに貢献して経済や文化を発展させていくこと、その両者のバランスをとって、地域と共に成長していきたいなと。少子高齢化や人口減少といった課題にも向き合いながら、各地域の特色に応じた産業や文化の発展に寄与することが、私たちの役目なんじゃないかと。

──そうした会社像を見据えるなかで、社員のみなさんの働き方について、目指す将来像はありますでしょうか。

新宅氏　地域のお客さまに対してより貢献し続けるためには、我々社員一人ひとりが力を発揮し続けられるような働き方にすることには意味があると考えています。そのためにまず一つには、在宅勤務やサテライトオフィス等でも、出社しているのと変わりない生産性を上げられるような環境や仕組みづくりは必要だと思います。

──スマホを便利に利用できるようにして、固定電話に縛られないようにしているのも、その一環ですね。

新宅氏　そうですね。PA PEOPLEなどによって社内コミュニケーションが効率化できたことは、ITツールで働き方を改善する一つの好例だと思います。業務量の多さという根本的な課題は、スマホやパソコンといったツールだけですべてを解決することはできませんが、ITツールで効率化できた時間を、各部・各職員の役割や業務内容そのものの整理にも充てることができれば、よりよい働き方に近づけるのではないかと想像しています。

──目指す働き方に関して、今後、PA PEOPLEに期待していただいていることはありますでしょうか？

新宅氏　コミュニケーションの面で言うと、現在のPA PEOPLEの機能で十分便利になっていて、逆にこれ以上は何があるんだろう？という感覚なんです、正直（笑）。

──なんと、そうでしたか。ありがとうございます……！

西田氏　ぜひ、今後も新しい機能やサービスが出たときには教えてください。今でも十分役立っていますが、例えば、連絡相手の特徴や関係性に合わせて、こちらがとるべき行動を積極的に教えてくれるような存在になったら、より助かるかもしれませんね。

――示唆に富むアイディアを、ありがとうございます。今後もみなさまの働く環境をよりいっそう支えられるようにサービスを磨いてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。