名刺のペーパーレス化で、ABW推進に貢献！セキュリティを強化し、連絡先管理の手間を大幅に削減

注文住宅やリフォームを中心に、住宅関連事業を展開する三菱地所ホーム株式会社。社員がいきいきと働き、顧客の喜びへとつながる環境づくりを目指し、場所を選ばない働き方ができるABW（※）を推進している。2022年6月のオフィス移転を機に、以前から抱えていた電話帳管理の課題を解決するため、PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下PEOPLE）を導入。今回は同社 コーポレートスタッフ部 総務グループ 間宮崇典氏に導入の背景や効果についてお話を伺った。
※ABW：Activity based Workingの略。業務内容などに合わせて、社員が時間と場所を自由に選択する働き方のこと

電話帳の管理面、名刺のペーパーレス化に課題があった

PEOPLE導入前、同社はスマートフォンの電話帳管理と名刺管理に関して、３つの課題を抱えていたという。

課題１：電話帳の管理と更新通知に手間がかかっていた

課題２：スマートフォン紛失時の情報漏洩リスクがあった

課題３：オフィス移転で名刺をペーパーレス化する必要があった

1つ目の課題は、電話帳の管理と更新通知に手間がかかっていたこと。
今までは、社員の連絡先情報を管理者が更新し、更新データを各社員のスマートフォンへSMS（ショートメッセージサービス）で送付。データを受け取った社員が、端末の電話帳データを手動で更新していた。社員が入退社するたびに、管理部門で電話帳のデータを更新し、各社員へ更新通知を送付していたそうだ。データ作成にも社内への通知作業にも、手間と時間がかかっていたという。 また、スマートフォン端末の管理トラブルで、対応に追われることもあった。間宮氏は「スマートフォンの紛失やエラーで初期化したり、端末自体が故障したりした社員から、電話帳のデータを復元できないかと相談を受けることが多くありましたが、端末に保存している電話帳データの管理は各社員に任せていたため、本人がバックアップをとっていない場合、電話帳が復元できないという問題が発生していました」と話す。
また、各社員は管理部門から連絡先情報の更新通知が来るたびに、スマートフォンの電話帳を手動で更新する必要があった。手間がかかることから、最新情報に更新せず古いデータのまま使用している社員もいたそうだ。データが更新されないことで、間違った相手に電話をかけてしまったり、着信表示とかけてきた相手が違い混乱したりするなどの問題が起こっていたという。

２つ目の課題は、スマートフォン紛失時の情報漏洩リスクがあったこと。
スマートフォン端末内の電話帳に社内連絡先データをダウンロードさせていたため、万が一端末を紛失した場合、情報が漏洩する危険があった。また、社外連絡先の管理は社員に委ねられており、各自が端末内の電話帳に登録するなどして管理していた。社外連絡先が一元管理できていないことや、セキュリティリスクが高いことにも課題を感じ、解決する手段を探していたそうだ。間宮氏は、オフィス移転でセキュリティ対策の必要性が高まったと話す。「フリーアドレスを導入し固定電話を廃止しました。連絡手段としてスマートフォンを利用する頻度や重要性が高くなったため、早急にセキュリティ対策を強化したいと考えていました」

３つ目の課題は、オフィス移転で名刺をペーパーレス化する必要があったこと。
移転前は、営業職など一部の社員は名刺管理ツールに情報を登録していたものの、紙媒体の名刺も社内に保管していた。数千枚の名刺を持っていた社員もいたため、収納スペースを圧迫していたという。移転後のオフィスは以前の6割?7割の面積になったため、収納スペースも削減。また、フリーアドレスになったことで、個人の収納スペースも縮小された。移転後のオフィスに対応するため、名刺をペーパーレス化して管理できるツールが必要だったそうだ。

同社がPEOPLEの導入を決断した決め手は2つあったという。

決め手1：セキュリティの高いクラウドシステムであること
決め手2：名刺の読み取り精度が高かったこと

同社が電話帳ツールを導入するにあたり第一条件としたのが、クラウドシステムであることだった。
クラウドシステムなら、社内・社外の電話帳を一元管理でき、電話帳の更新業務の効率化に繋がる。また、端末内にデータをダウンロードせず利用できるため、端末を万が一紛失した場合も情報漏洩リスクを低減できるのも魅力だったそうだ。PEOPLEは、端末ID認証やIPアドレス制限、通信暗号化などのセキュリティ対策が施され、第三者機関のセキュリティ認証を取得しているため、安心・安全に運用可能だ。

次に、名刺の読み取り精度が高かったことも、導入の決め手になったという。
間宮氏は「PEOPLEは、読み取ったデータを修正することが少なく、手間がかからないところが魅力でした」と話す。PEOPLE導入時はオフィス移転直後だったこともあり、導入の説明会などまとまった時間が作れなかったという同社。しかし、マニュアルだけでスムーズに導入できたという。間宮氏は「マニュアルを配布し、導入後は個別に質問を受け付けるだけでしたが、社内に混乱はありませんでした。PEOPLEは複雑な操作を必要とせず、社員は非常に使いやすかったようです」と語る。

電話帳管理を一元化し、業務効率化とセキュリティ強化を実現

PEOPLEの導入後、同社は4つの効果を感じているという。

効果1：電話帳管理の手間が削減された
効果2：端末の更新作業が不要になり、電話帳を常に最新の状態で利用可能に
効果3：セキュリティが向上し、安心して管理できるようになった
効果4：名刺をペーパーレス化し、保管スペースも削減できた

1つ目の効果は、電話帳管理の手間が削減されたこと。
管理者側でデータを更新すれば社員のスマートフォンにも反映されるため、更新用のデータ作成と、社員へ通知する手間が削減された。以前は更新した電話帳データがスマートフォンで読み込めないといった問題もあったが、PEOPLEは更新時に問題も起きず、管理が楽になったそうだ。

場所を選ばない働き方ができるABWの推進により、オンラインのコミュニケーションや管理業務が増えた同社。電話帳の管理トラブルが起こった場合、対応に手間がかかる懸念もあったが、PEOPLEの導入でトラブルにもすぐに対応できるようになったと間宮氏は話す。「導入後、スマートフォンを初期化してしまった社員がいましたが、PEOPLEを再設定するだけで元通り電話帳を利用できるようになりました。社員も導入メリットを実感してくれたので、導入した甲斐があったと感じています」

2つ目の効果は、端末の更新作業が不要になり、電話帳が常に最新の状態で利用できるようになったこと。
PEOPLEの導入で、社員が個別におこなっていたスマートフォンの電話帳更新作業が不要になった。常に最新のデータを表示できるようになり、古いデータが残っていることで起こっていた電話のかけ間違いや、電話の相手が着信表示と違うという問題も起こらなくなったという。

3つ目の効果は、セキュリティが向上し、安心・安全に管理できるようになったこと。
PEOPLEは電話帳をクラウドで一元管理し、端末からのアクセスはID認証やパスコード認証設定ができるため、万が一スマートフォンを紛失した場合でも、情報漏洩を回避できる。社外連絡先もPEOPLEに一本化したことで、大切な顧客情報の管理が強化された。

4つ目の効果は、名刺をペーパーレス化し、保管スペースを削減できたこと。
PEOPLEは、名刺の写真から情報を読み取り、システムに自動登録できる。読み取り精度が高く、修正も最低限で済むため、効率的に名刺登録が可能だ。撮影した写真も同時に保存できるため、名刺そのものを保管する必要もなくなり、ペーパーレス化を実現した。使いやすく、社員からも好評を得ているという。

ABW推進に伴い、チャットツールやオンライン会議ツールなど、オンラインコミュニケーションの重要性が高まっている同社。間宮氏は、PEOPLEと外部ツールとの連携に期待していると話す。「社員同士のフラットなやり取りを促すため、社内のやり取りはコミュニケーションツールのSlackを使用し、オンライン会議にはZoomを活用しています。それらのツールとPEOPLEを連携することで、業務がさらに効率化できると考えています」 PEOPLEは、電話帳の画面からワンタップでZoomやSlackなどの各アプリを起動できる。電話帳で相手を探し、すぐにコミュニケーションを取ることが可能だ。

間宮氏は、さらなるツール連携の展望について次のように話す。「フリーアドレス導入で、社員の居場所がわかりにくくなるという新たな課題も出てきました。そのため、フロアマップ上に社員の居場所を表示させるPHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）の導入も検討しています。まだ活用しきれていないPEOPLEの機能も今後活用の幅を広げ、他ツールとも連携し業務効率化や働きやすい環境づくりに活かしたいと考えています」