セキュリティ面の不安を解消!誰でも使いやすい電話帳となり、社内のコミュニケーションも円滑に

飛島建設株式会社

効果
  • 氏名や所属が着信表示されるため、コミュニケーションが円滑になった
  • 電話帳データの更新にかかる工数が大幅に削減された
  • 連絡先をクラウド上で管理し端末に個人情報が残らないため、紛失時のリスクが軽減された


明治16年(1883年)創業の総合建設会社である、飛島建設株式会社は青函トンネルをはじめ、これまで数多の土木、建築工事などの建設事業に携わってきた。同社は、建築事業で培ったノウハウを防災に活かし、“防災のトビシマ”をキャッチフレーズに安全・安心な社会づくりにも取り組んでいる。また、DXにも熱心に取り組んでおり、IT技術を活用して“生産性の向上”と“働き方改革”の両立を目指している。


同社では業務改善の一環として、2022年からPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん、以下PEOPLE)を導入している。今回は、導入に携わった総務部の赤尾正晃氏に“導入までの経緯”や“導入後の効果”について伺った。


既存電話帳は不具合が多く、管理者負担も大きかった


同社はPEOPLEを導入する以前、以下の2つの課題を抱えていた。


課題1:既存電話帳ツールに不具合が発生していた

課題2:電話帳の管理に工数がかかっていた


1つ目の課題は、既存電話帳ツールに不具合が発生していたこと。PEOPLEを導入する前にも、同社は社用携帯のiPhoneにクラウド型の電話帳アプリを入れて使っていた。しかし、このアプリはiOSをアップデートするたびに不具合が発生し、あるときから着信時に相手の名前が表示されなくなってしまったそうだ。着信表示をするためにはクラウド上にある連絡先データを端末にダウンロードして使うしかなかったが、これでは端末内に大量の連絡先を保存することになる。もしも端末を紛失してしまった場合、情報漏洩の危険性があるため、社用携帯の管理者である赤尾氏は「セキュリティ面で、大きな不安を抱えていました」と語る。


また、端末の電話帳には、各社員が取引先や同僚などのよく連絡する相手を登録していた。そのため、全社員の連絡先を端末に入れたことにより情報量が多くなってしまい、電話帳が使いづらくなるというデメリットまで生じてしまった。


2つ目の課題は、電話帳の管理に工数がかかっていたこと。同社では人事異動が多いため、月に1回は電話帳を最新の情報に更新する必要があったが、その度にかなりの工数がかかっていたという。原因は、電話帳に取り込むためのCSVファイルを作る手間にあった。更新ファイルを作ることに時間がかかるだけではなく、上手く取り込めなかった場合には、細かいデータを1つずつチェックしなければならなかった。また、登録されている情報を修正するにも手間がかかっていたそうだ。


同社は、“着信表示がされない”“管理に工数がかかる”という2つの課題を解決するため、新しい電話帳を探すことになった。

操作性のシンプルさに大きな魅力を感じた


新しい電話帳を探していた同社が、数あるツールの中からPEOPLEを選んだ決め手は、以下の3点だ。


1. 操作性がシンプルである

2. マルチデバイスに対応している

3. コミュニケーションポータルとして利用できる


1つ目のポイントは、操作性がシンプルであること。赤尾氏は初めてPEOPLEに触れたときのことを振り返り、次のように語る。「一番魅力を感じたのは“UI(ユーザーインターフェイス)”です。シンプルな画面で、直感的に操作ができそうだと感じました。導入後は多くの社員が使うことになるので、“誰でも使いやすいツール”であることは重要な条件でした」。実際にPEOPLEを導入した後も、同社の社員たちはすぐに使いこなしているという。総務部へ操作方法に関する問い合わせがくることも、ほとんどないそうだ。


PEOPLEスマートフォン操作画面(サンプル)

2つ目のポイントは、マルチデバイスに対応していること。同社では将来的に、PEOPLEからMicrosoft Teamsを開いたり、クラウド電話と連携させたりしたいと考えているため、スマートフォンだけでなくPCでも使えるほうが便利だと感じた。


3つ目のポイントは、コミュニケーションポータルとして利用できること。PEOPLEは“名前・電話番号・所属”といった基本的な情報に加えて、“顔写真・業務内容・スキル”なども登録できる。社員一人一人のことをより深く知ることができるようになるため、そこからコミュニケーションが生まれ、社内コミュニケーションの促進が期待できるのではないかと考えた。

社内コミュニケーションが円滑になり、管理工数も削減


PEOPLEを導入し、同社では以下の3つの効果を実感しているそうだ。


効果1:社内の電話連絡が円滑になった

効果2:電話帳の管理がしやすくなった

効果3:セキュリティが強化された


1つ目の効果は、社内の電話連絡が円滑になったこと。PEOPLEでは、着信時に電話番号だけでなく、相手の氏名と所属も表示される。電話に出る前に内容の見当がつきやすいため、コミュニケーションが取りやすくなった。また、重要な電話や急ぎの連絡にも気付きやすいというメリットもある。PEOPLEでは氏名はもちろん部署名などからの検索でも電話番号を探せるため、発信する際も相手の連絡先を見つけやすい。もしも相手の名前を失念してしまっても、組織ツリーから部署を辿って検索できる。


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PEOPLEの着信表示画面(サンプル)
電話番号だけでなく氏名・所属も表示される

さらに赤尾氏は、“システムが安定していて、誤作動が少ない”こともPEOPLEのメリットとして挙げる。「以前の電話帳は不具合が多かったのですが、PEOPLEはシステムが安定しており、安心して利用できています」


2つ目の効果は、電話帳の管理がしやすくなったこと。月に1回のデータ更新の際には、人事情報のデータをダウンロードして、そのままPEOPLEに取り込むだけで良い。以前のように取り込み用のファイルを作成し、エラーが出たら修正するという手間はなくなり、電話番号の変更などのちょっとした修正も簡単にできるようになった。以前の電話帳に比べて、管理者の負担が大きく減ったという。


3つ目の効果は、セキュリティが強化されたこと。PEOPLEには、連続してログインに失敗した際に自動的に制限がかかる“アカウントロック”の機能、管理者がリモートで特定の端末を“アクセス制限”できる機能がついている。このため、携帯を紛失してしまっても、情報が漏洩するリスクを抑えられる。赤尾氏は「管理者としても、非常に安心して利用できています」と話す。

今後は他のツールとの連携を進めて、コミュニケーションの核にしていきたい


同社では現在、名刺管理ツールのSansanとPEOPLEを連携させている。この連携によって、名刺をスキャンすると相手の名前、所属、連絡先をそのままPEOPLEに登録できるようになり、作業時間の短縮につながった。赤尾氏は今後の展望として「他のツールとの連携も進めていきたいです」と語る。


具体的には、Microsoft Teamsと連携させたいと考えているという。Microsoft Teamsと連携すれば、PEOPLE上で連絡したい相手を検索後、ワンタップでMicrosoft Teamsの画面に遷移できる。2つのアプリを別々に開く必要がなくなるため、利用者の手間が大きく減る。


Microsoft Teams連携イメージ画面(スマートフォン)
PEOPLEで相手を検索後、Microsoft Teamsでチャットや通話が可能

「将来的には、PEOPLEを社内コミュニケーションの核にしていきたいと思っています」と語る赤尾氏。現在PEOPLEに登録している各社員の“名前・部署・電話番号”のほかに、今後は“顔写真・業務内容・スキル”なども入力していくことで、社員同士の会話のきっかけにしたいそうだ。“他ツールとの連携”と“社員情報の入力”が進んでいけば、社内コミュニケーションはPEOPLEに集約される。赤尾氏は、「“誰かに連絡が取りたかったら、とりあえずPEOPLEを開くところからはじめる”という状態になることが理想です」と語った。