組織の “横串を通した” コミュニケーション基盤を作る！ 社内の多様なニーズに寄り添う PA PEOPLE 活用

2016年に創立100周年を迎えた日本化薬株式会社は、産業用火薬の会社として設立。マーケットの状況を把握して時代のニーズに素早く対応し変化することで、事業を拡大・継続してきた。現在は自動車安全部品や偏光板などの「モビリティ&イメージング事業」、エポキシ樹脂など半導体関連材料や産業用インクジェットインクなどの「ファインケミカルズ事業」、抗がん薬や農薬などの「ライフサイエンス事業」を展開している。

同社は中期事業計画「KAYAKU Vision 2025」にて全社重要課題の一つとしてDX（※）推進を掲げ、業務全体の効率・スピードの向上を当面の目標として、デジタルデータやテクノロジーを活用したIT基盤強化構想の実現を進めている。取り組みの一環として、全社的なコミュニケーション促進をねらい導入した PHONE APPLI PEOPLE（以下、 PA PEOPLE と表記）について、背景となった課題から具体的な選定理由、今後の展望まで、活用の舞台裏を語っていただいた。

※ DX（デジタル・トランスフォーメーション）：企業がデジタル技術を活用して会社全体のビジネスモデルや業務プロセス、組織風土までを根本的に革新する取り組み。

PA PEOPLE 導入の背景と、直面していた課題

──まず、お2人の業務ミッションと、 PA PEOPLE への関わり方についてご紹介ください。

藤井氏　私たちが所属する情報システム部デジタル推進担当コミュニケーション推進チームは、全社のDX推進をサポートするという柱のもと、特にコミュニケーションツール（メール、チャット、ビデオ会議、ファイル共有など）を中心としたITツールの企画・導入・運用保守・活用促進を通じて、全社業務改善へ寄与することがミッションです。そのなかで、私は PA PEOPLE を含めた複数ツールを担当しています。

齊藤氏　私は同じチームのチームリーダーを務めています。ただ、リーダーというよりは、社内ユーザのみなさんの目線に立ちたいといつも思っているんです。ユーザが感じている、ある種 “ふんわりとした” 問題意識を汲み取り、それを明確化して、解決するための方針をチームで話し合って固め、あとは適材適所でメンバーに仕事を割り振って担当してもらっています。

藤井氏　大まかな課題感をどう整理して、具体的にどのように解決しようかと構想しているときが、仕事をしていて一番熱量が高まる瞬間かもしれません。 PA PEOPLE の導入に関しても、「外出先でも利用できるコミュニケーションツール（社給 iPhone や名刺管理サービスなど）の運用が部門ごとに分かれている部分があるから、どうにかしないとまずいよね」という “ふんわり” した課題感が発端でした。そこから、具体的な課題を洗い出し、対策を検討しました。その解決策の一つとして PA PEOPLE と出会い、様々な検討を進めた結果、2022年9月に社給 iPhone で使用する全社共通のアドレス帳として導入を決めました。

全社の “横串を通した” コミュニケーション 活性化を目指して

──従来は、部門ごとにコミュニケーションツールの運用が分かれていたのですね。

藤井氏　はい、社給 iPhone や名刺管理サービスなどの利用を、部門ごとに管理・運用していました。その背景には、もともと部門ごとの事業活動の独立性が高いため、社員や取引先を含む部門独自の情報を全社で共有する必要性が小さく、むしろ、秘密保持の観点から部門内にとどめておくべき情報も多いという事情があります。

齊藤氏　そういう事情がありながらも、社員同士のコミュニケーションを活発にとることで専門知識を融合させて新たなアイディアやビジネス展開につなげようという姿勢を、当社では長年にわたって重要視してきました。

──たしかに、御社の会社紹介ムービーからも、仕事仲間や取引先とのコミュニケーションを非常に大切にされていることが伝わってきました。
（参照：会社紹介ムービー | 会社案内 | 会社情報 | 世界的すきま発想。日本化薬株式会社 〔nipponkayaku.co.jp〕）

齊藤氏　そうなんです、私たち自身も日常的に業務のなかで “わいがや” 話しながらアイディアを出し合い、よりよい戦略や施策を生み出そうとしていますし、社内のユーザたちとも活発に会話することで、日々、ユーザ目線の意見を施策に反映しようとしています。このような組織風土を生かしつつ、さらに視野を広げて新しいアイディア創出・ビジネス展開につなげ続けるためには、もっと日常的に、全社の横串を通したコミュニケーションを生み出す必要があると感じていました。

──組織間の日常的なコミュニケーションについて、具体的にはどのような障壁がありましたか。

藤井氏　部門ごとに社給 iPhone 上のアドレス帳や名刺管理などのツールが分かれていたので、自分から部門外の人に連絡しようと思っても直通の電話番号を知らない、という状況でした。どうしても連絡がとりたければ、部署代表の固定電話にかけて事情を説明し取り次いでもらうか、各部門の管理担当に頼んで直通番号を聞き出すしかありませんでした。苦労して番号を入手して電話をかけたとしても、自部門で管理していない番号から着信したときには発信元が誰だかわからないため、電話に出ないこともありえました。そうした不便があるため、他部門の社員に初めて連絡すること自体が少なく、特に iPhone 上で連絡をとることはほぼありませんでした。なお、メールアドレスについては別途、全社共通のアドレス帳で調べることが可能でしたが、メールというツールの性質上やりとりに時間がかかってしまうので、リアルタイムのコミュニケーションがとりづらいという難点がありました。​
そんななか、全社横断のプロジェクトとして、固定電話の廃止を進めるとともに社給 iPhone の運用を全社統合する動きが始まりました。このプロジェクトには、場所を選ばずにタイムリーに必要な情報にアクセスできるようにして、シームレスな情報交換を実現するという目的があります。我々のチームはそのプロジェクトと並走して、 iPhone 上で利用するアドレス帳（名刺管理システムも含む）を全社標準のものに統合することで、組織を超えたコミュニケーションの土台作りを図りました。そこで、 PA PEOPLE 導入を検討しました。

PA PEOPLE を採用した具体的な理由

各部門がアドレス帳に求める条件をすべて満たすことができた

藤井氏　iPhone 用アドレス帳の全社標準化を検討するにあたって、各部門の担当者に要望をヒアリングしたところ、次の4点のニーズがありました。
1点目は、検索機能が優れていること。具体的には、組織ツリーからユーザ選択ができるのに加えて、氏名や組織情報での直接検索ができ、ユーザを見つけやすいという点です。2点目は、特定の範囲内でのみ閲覧できる共有フォルダ機能があること。これは、所属組織と実際の赴任地が異なるケースなど、全社のアドレス帳では検索しづらい連絡先情報について、部門ごとに管理することで検索をスムーズにするためです。3点目は、全社のアドレス帳とは別に、各個人で自由に追加・編集ができる個人アドレス帳機能があること。4点目は、役員の情報を一般社員には非公開にできる一方で、役員からは他の役員を含む全社員の情報を閲覧できる、といった閲覧権限のコントロールができること。 PA PEOPLE は、これらのニーズをすべて満たすことができました。

社給 iPhone の全社標準化にあたり、必要なセキュリティを担保できた

藤井氏　また、社給 iPhone の全社標準化にあたっては、情報流出や消失などのリスクを低減することも我々の重要なミッションでした。その点、 PA PEOPLE を利用することで、コミュニケーションの利便性を上げながら、セキュリティも担保できると考えました。
特に有用と思われた特徴を挙げると、まず Microsoft Entra ID（旧称Azure Active Directory）との認証連携により、社給端末以外からの不正なアクセスを防げること。次に、Microsoft Intune に対応しているため、アドレス帳内のデータを保護対象外のアプリへとコピー&ペーストしたり転送したりといった持ち出しを防げること。そして、アドレス帳内のデータがすべてクラウド上に保管され、かつ、 iPhone 端末へのデータダウンロードを禁止する設定ができるため、端末盗難・紛失時の個人情報の流出リスクを低減できることです。

Microsoft ツールの利用促進によるコミュニケーションの活発化が期待できた

藤井氏　当社では PA PEOPLE 導入に少し先だって、 Microsoft Teams（以下、Teams と表記）等の Microsoft 365 に含まれるツールを利用開始しました。当初、多くの社員はメールでの社内連絡に慣れていたので、Teams のチャットを利用するのに抵抗があったようです。しかし、Teams では多様でスピーディなやりとりができ、非常に仕事を進めやすくなることを私たちの部署でも実感しているため、多くの社員に利用を広げたいと考えていました。その点、PA PEOPLE は Microsoft 製品との親和性が高く、Teams や Outlook 等のコミュニケーションツールへの導線にもなってくれるので、ツールの浸透・定着を促進できると考えました。ツールへのアクセスが楽になることで、社給 iPhone を利用した業務効率の向上や、全社コミュニケーションの活性化にもつながるという期待もできました。

導入によって得られた効果とは？

社給 iPhone での連絡がスムーズにとれるようになり、全社横断的なコミュニケーションの利便性が高まった

藤井氏　従来は、他の社員に電話してもつながらない、あるいは、電話がかかってきても会議中でリアクションがとれないなど、連絡がすれ違ってしまう場面がよくありましたが、 PA PEOPLE によってそうした齟齬が減り、スムーズに連絡をとりやすくなったと感じています。特に重宝しているのが、連絡をとりたい相手の Teams のプレゼンス（「連絡可能」「応答不可」等の状態）や、Outlook に登録しているスケジュールを PA PEOPLE 上で簡単に確認できる機能です。相手の状況や予定が見えるので、適切なタイミングや手段を選びやすくなりました。
また、iPhone 上で簡単に他部門の社員を検索してコンタクトをとれるようになりましたし、電話を受ける側としても、他部門の社員であっても発信元の名前が表示されるため、安心して電話に出ることができるようになりました。 PA PEOPLE が全社のコミュニケーションをつなぐ「ハブ」になったので、社内の誰かに連絡をしたいときにはいつでも「 PA PEOPLE で探せば見つかるはず」という安心感が生まれましたね。コミュニケーションを阻む環境的な要因を取り除き、タイムリーで齟齬のないやりとりの土台を整えることができたと考えています。

──社員のみなさまからの評判はいかがですか。

藤井氏　営業、研究、工場担当、本社の全体管理部門など、全社のあらゆる部門の方々とお話ししていますが、みなさんそれぞれ、便利に思っていただいているようです。例えば、「直感的に操作ができて使いやすい」「組織ツリーや直接検索などができ、人を見つけやすい」という声は多いです。また、「SMS（ショートメール）は使用頻度が高いため、連絡する際の導線ができてうれしい」という声もよく聞きます。さらに、「電話だけでなく Microsoft ツールなど複数のツールを簡単に選べるので、コミュニケーション方法の幅が広がった」という声もいただいています。

名刺自動読み取りが「使ってみたら非常に便利」と評判に！ 予想を超えて利用が広まった

藤井氏　あとは、名刺のOCR（※）自動読み取り機能が社内で好評のようです。スマホで撮影した名刺の画像をアップロードするだけで連絡先情報が自動で PA PEOPLE に登録されるので、「使ってみたら非常に便利」と評判がよく、個人の名刺管理ツールとして利用が広がっています。加えて、 PA PEOPLE は「全社で使えるのでうれしい」という声も聞こえてきます。部門によって名刺管理ツールの導入状況が異なるなかで、全社共通で PA PEOPLE を利用できるようになったので、これまで名刺管理ツールを導入していなかった部門のユーザは特に便利に使っていただいているのだと思います。

※OCR（Optical Character Recognition／オーシーアール）：光学式文字読取。紙に記載された文字情報を読み取り、編集可能なテキストデータに変換する技術のこと。

PA PEOPLE が導線のハブとなり、チャット・Web会議ツール等の社内浸透につながっている

藤井氏　また、Teams の社内浸透にも役立っていると考えています。新しいツールを導入すると、そもそもアプリを開くだけでも抵抗がある人もいらっしゃいますが、 PA PEOPLE は社給 iPhone で連絡をとる際には必ず使用するアドレス帳として運用しているので、「スマホには入っているけど、使わない」ということは基本的に起こりません。そして、 PA PEOPLE を開くたびに Teams のアイコンを目にすることになります。いつも使っている PA PEOPLE から Teams を簡単に使えるという導線を作れたのは、いい変化だと思っています。

──御社での PA PEOPLE 利用率が驚くほどの高水準にあるのには、そのような背景があったのですね。

藤井氏　そうですね、利用率の高さは、 iPhone での連絡時に必須のツールとして運用していることと、その前提として PA Sync（ピーエーシンク。 iPhone での着信時に発信者名を表示するための機能）による連絡先同期を定期的にしてもらっていることが影響していると思います。

組織の理想のあり方に向けて、 PA PEOPLE に期待すること

組織間・社員間の横のつながりを強化、専門知識の融合で新たな道を切り拓く

──今後、目指している組織のあり方についてお聞かせください。

齊藤氏　当社は働く相手や仲間とのコミュニケーションを重視し、それぞれの持つ専門知識を融合させて新たなアイディアを生み出しながら、様々な分野の事業を開拓してきました。その歩みをさらに促進・発展させていくために、組織間や社員間でのコミュニケーションをいっそう活性化させ、横のつながりを強めていきたいと考えています。
そのために情報システム部では、社員のみなさんがセキュアでスピーディに仕事ができるように業務のデジタル化を促進することに加えて、組織の横串を通した連携の強化に寄与するために、社員間のコミュニケーションを活性化させるIT基盤を整えていきます。特に、事業・職種ごとに働き方が異なるため、それぞれに相応しい場所でタイムリーに必要な情報にアクセスでき、離れた場所でもシームレスな情報交換ができるように、iPhone を用いたコミュニケーションをいっそう発展させていきたいと考えています。

──理想に近づくために、どのような取り組みをお考えですか。

藤井氏　PA PEOPLE や Teams をはじめとしたコミュニケーションツールは、一部の機能だけ使う場合から裏技まで使い尽くす場合までさまざまな利用法がありますが、まずは社内の全員のかたが一定の、基本的な方法で利用できるようになることが、コミュニケーションの発展にとって大事だと思っています。なので、今後はよりいっそうユーザに寄り添うかたちで、レクチャーや啓蒙活動をしていきたいと思っています。

齊藤氏　会社としてDX推進という重要課題に対応するためにIT基盤を整備しますが、実際にそれを使って仕事するのは “人” ですからね。ある程度の知識・技術がないと、ついていくことができません。そのため、私たちのミッションとしては、社員みんなが取り残されることなく会社の目標の実現へとつながれるように、ITツールの活用に関して社員一人ひとりの知識・技術を底上げすることに注力していきます。

──具体的な施策としては、例えばどんなものがあるでしょうか。

齊藤氏　すでに実施しているものとしては、例えば、Teams や Outlook 、 PA PEOPLE など、導入しているコミュニケーションツールの活用法についてのTIPS（ちょっとしたコツや工夫など）を、全社で閲覧できる掲示板で共有する取り組みがあります。他には、ツール利用に関する問い合わせ窓口をより使いやすくするために、チャットボットの活用を試みたりもしています。
また、ツールをうまく利用できていない場合にどんな原因があるのかを把握するために、先日、スキル診断のアンケートを全社で実施しました。結果を参照して、部門ごと、拠点ごと、年齢層ごと、職種ごと、など様々な切り口での課題を分析し、それぞれの課題に合ったアプローチを検討します。

──まず現状を知るというのは大事ですね。

齊藤氏　私たちがいくらアプローチをしたところで、相手に合わなかったら意味がありませんよね。ツール利用方法のガイダンス一つとっても、「Web動画があればいいよ」という人がいたり、「いや、現地に来て教えてよ」という人がいたりと、いろいろなニーズがあります。使う人たちに寄り添った推進をしていかないと、せっかくいい環境を用意しても使ってもらえないままになってしまうので、ユーザ視点に立った取り組みを実施していきます。

より心理的安全で活発なコミュニケーションのために、他ツールと有機的な連携を期待

──目標・理想の実現のために、PHONE APPLI に期待することをお聞かせください。

齊藤氏　他のタレントマネジメントツールに登録しているプロフィール情報や顔写真を PA PEOPLE と同期することができれば、 PA PEOPLE の検索性も向上しますし、コミュニケーションの心理的な安全性も確保でき、より活発なコミュニケーションにつながると考えています。現状は PA PEOPLE とタレントマネジメントサービス間の連携ができないということですが、実現を切に望んでいます。

藤井氏　現在は iPhone 用のアドレス帳として利用していますが、プロフィール情報のシステム間データ連携が実現すれば、ユーザに二重登録の負担を強いたり違和感を抱かせたりすることなく、PCブラウザ版でも双方のサービスの利点を享受してもらえるはずです。実際、利用中のタレントマネジメントツールには、かなり多くの社員が顔写真とプロフィール情報を登録しているので、それらの情報をもし PA PEOPLE で参照することができれば、プロフィールを調べるだけで終わらず、そのまますぐに連絡をとるというアクションにつなげられるでしょう。それって、すごく、いいと思うんです（笑）。

──おっしゃるとおりです。コミュニケーションの充実につながりますね。

藤井氏　タレントマネジメントツールとの連携にかぎらず、これからはクラウドサービスとして提供される様々なツールがシームレスに繋がることをユーザは期待しています。バラバラにたくさんの便利なツールがあっても、使う人からすると煩わしくなってしまいがちなので、ツール同士が有機的につながって、まるで1つのツールのように相互に情報を参照できる環境が理想的だと思います。

齊藤氏　ツール間連携が進めば運用・管理も楽になり、手動でのミスやタイムラグがなくなるぶん、安定した品質を利用者に提供できますね。

──（深く頷きながら）弊社としてもサービス同士の連携を積極的に進める方針で、検討・調整しております。これからも様々なアップデート情報をご提供してまいりますので、どうか希望を胸に共に歩んでいただきたく……。

齊藤氏　わかりました（笑）。それでは、期待してお待ちしています。