ConnecTalkとの併用で、固定電話の取次ぎを削減し、場所にとらわれない働き方を実現

個人・企業向けの保険商品の販売などをおこなう富国生命保険相互会社は、内幸町本社の改装を機に執務スペースをフリーアドレス化し、職員同士のコミュニケーションを促進していたという。「職員へスマートフォンを支給する前は、内線電話や電話帳にまつわる不便があった」と語る同社 事務企画部 齋藤賢氏と同部 斉藤実香氏。今回は、スマートフォンと同時に導入したPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下 PEOPLE）の効果についてお話を伺った。

固定電話の取次ぎの手間が課題だった

PEOPLEを導入する前、同社では2つの課題を抱えていた。

課題1. 固定電話の取次ぎの手間があった
課題2. 連絡先の検索に時間がかかっていた

1つ目の課題は、固定電話の取次ぎの手間があったこと。
「一台の固定電話を複数の職員で共有していたため、電話を取り次ぐ手間がかかっていた」と齋藤氏は振り返る。電話がかかってくるたびに取り次ぐ手間も大きいが、それだけでなく、例えば部署内に同姓の職員がいる場合など、間違えて取り次いでしまうこともあった。それに加え、不在であれば、かけ直してもらわなければいけないケースもよくあり、業務を進める上で効率が悪いと感じていたそうだ。

2つ目の課題は、連絡先の検索に時間がかかっていたこと。
職員に内線電話をかけるとき、以前は全職員分の内線電話番号が掲載されているグループウェア内の電話帳をパソコンで検索し、電話番号を確認していた。「以前は、電話帳の検索性に課題がありました。例えば電話番号を探すとき、相手の名字だけを入力すると、同じ名字の人が全員表示されてしまいます。よくある名字の場合、フルネームの漢字まで知らないと、なかなか目当ての電話番号を探せませんでした」と齋藤氏は語る。もしくは詳細検索で条件を足していき候補を絞るなど、電話番号にたどり着くまでに時間がかかることも多かった。

また、電話帳の管理にも工数がかかっていた。「年2回の大規模な人事異動の際は、電話帳の更新作業に大変な時間がかかりました。それに加え、社外連絡先の場合は、もらった名刺を紙のまま保管している部署もありました。机の引き出しの半分が名刺で埋まっているような社員もいて、打開策を考えなければいけないと考えました」

内幸町本社改装のタイミングで執務スペースをフリーアドレス化することになり、加えて全職員へのスマートフォン支給が決定。スマートフォン内線化のため、合わせて、クラウドPBXとFMC（ConnecTalk ※）を導入することになった。

※ConnecTalk：ソフトバンク社が提供するクラウドPBXとFMC機能を融合したサービス。FMC機能により、スマートフォンでも固定電話と同じように内線などとして利用できる。
https://www.softbank.jp/biz/services/voice/connectalk/

Web電話帳について、齋藤氏はPEOPLE以外のサービスを特に比較検討しなかったという。「生命保険という事業の性質上、社内のセキュリティ基準は厳しいですが、PEOPLEはその点もクリアできていました。操作性もシンプルで使いやすく、職員から使い方について問い合わせが来ることもありませんでした」

固定電話の取次ぎから解放され、場所にとらわれない働き方が可能に

同社はPEOPLEを導入し、3つの大きな効果を感じた。

効果1. 固定電話の取次ぎの手間が解消された
効果2. 電話帳管理の工数が削減できた
効果3. コストを大幅に削減できた

1つ目の効果は、固定電話の取次ぎの手間が解消されたこと。
斉藤氏は「内幸町本社と千葉ニュータウン本社を行ったり来たりしているため、以前は自分宛の内線電話に出られないことが多かったです。今はどこにいてもスマートフォンで内線電話に出られるようになり、とても助かっています」と語る。内線として固定電話を利用していたとき、自分宛の電話がかかってきても、不在であればどこにいるかもわからずかけ直しもできなかった。今は外出中に内幸町本社や千葉ニュータウン本社に電話がかかってきても、そのままスマートフォンに転送してもらえるため、電話に出られないということがなくなった。「FMC×スマートフォン×PEOPLEで、場所にとらわれず働けるようになりました」（斉藤氏）

2つ目の効果は、電話帳管理の工数が削減できたこと。
以前は人事異動の際、所属に紐づく固定電話・各人の固定電話を所属部署が割り振り、取りまとめて総務部に提出後、総務部がPBXを整備し、電話帳を作成するという作業が必要だった。今はPEOPLEにスマートフォンデータを流し込むだけで作業が完了するため、大きな効率化が図られた。

「また、社外連絡先をPEOPLEで管理できるようになったため、名刺管理の手間や、名刺の紛失に対する不安もなくなりました。フリーアドレス化に伴って机の引き出しが廃止され、名刺をしまう場所を削減する必要があったので、PEOPLEで名刺を電子化して、社外連絡先を管理することでペーパーレスが進めることができました」と斉藤氏は続ける。PEOPLEでの名刺管理は業務効率化に役立ったという。「交換した名刺をスマートフォンで撮影するだけで、取引先ごとにグルーピングまでされるので本当に便利です。あまりに簡単なのですぐに登録するようになり、名刺をためてしまうことがなくなりました。登録が完了したらPEOPLEで即座に共有しているため、翌日電話がかかってきてもしっかり着信表示され、とても便利です。」

電話帳だけでなく、電話回線そのものにまつわる整備の手間も解消された。同社では、人事異動にあたってPBXの回線を引き直すという作業もあり、その作業自体が属人化しているという問題もあったという。スマートフォンなら、異動があっても電話番号の変更はないため、その作業自体が不要になった。

3つ目の効果は、コストを大幅に削減できたこと。
齋藤氏は「今まで、内幸町本社・千葉ニュータウン本社と支社は、別々に電話回線を引いていました。そのため、社内の連絡であっても支社への電話はすべて外線扱いになり、電話代がかかっていました」と語った。現在はすべて内線になったため、電話代が大幅に削減できたという。

斉藤氏は、FMC×スマートフォン×PEOPLEを合わせて利用することによるメリットを「以前はディスプレイのないビジネスフォンを利用していたのですが、スマートフォンに変更してから着信表示ができるようになり助かっています。ConnecTalkとPEOPLEを併用することで、発信者の氏名だけでなく、登録されている所属・部署も表示することができ、取次先に簡単に転送できます」と語った。

「以前は “電話帳で探していても、前方一致でたくさんの職員が表示されてしまう”、“特定の人を探すにはフルネームの漢字まで知らないと探せない” といった不便があり、相手の電話番号を探すだけで大変でした。しかし、今はツリー構造をたどるだけで、簡単に目的の職員を見つけられるようになりました。」

最後に、今後の展望について齋藤氏は以下のように語った。 「PEOPLEを起点に、Microsoft TeamsやOutlook、Zoom、Cisco Webexなど、さまざまなツールを連携し、より便利に活用していきたいと思います」