検討から導入まで約2か月　社内のコミュニケーションが活性化！

外資企業であるハーマンインターナショナルは、ほとんどの社員がプロジェクト単位で組織されたメンバーとなっており、メンバーの入れ替わりも多く、常に新しい人とのコミュニケーションが多かった。
従来までは、グローバルのディレクトリーサーバーから人を検索し、連絡をとっていたが、グローバルのディレクトリへの接続や同期のレスポンスが悪く、人を探すまでに多くの時間を要していた。「そんな中、Phone Appliの電話帳ソリューションが、問題解決できるのではないかと思い提案をしてもらうことになったのが最初のきっかけです。」

日々新しいメンバーが入ってくる中で、ローカルの電話帳に登録して、着信時に誰からかかってきているか分かるようにするのは運用上手間がかかり、番号変更などでうまく運用できないケースも頻発していた。
しかしながら、Web電話帳の着信ポップアップ機能

を活用することで、誰からかかってきた電話なのかを確実に知ることができるようになった。
「この機能は、社員から大変評判がよく、現在は無くてはならない機能となっています。本社が海外ということもあり、英語対応もされていることから、海外のメンバーからの電話が表示できる点も魅力的です。」

いざ、Web電話帳導入を決定してから、実際に自社で利用できるようになるまでには2か月もかからなかった。「セキュリティ面では大手企業で利用されている実績や、多くのセキュリティ対策がされていることから、その点に関しては何も心配することがなかった。」と振り返る。
「1時間程度のヒアリングとトレーニングだけですぐにサービスインをすることができました。そのため、簡単に社員への展開ができ、何のトラブルもなくスムーズな導入となりました。導入して6か月程度経ちますが、特に社員からのトラブルの報告は無く、順調に動いています。」

当初は利用を想定していなかった、名刺情報を取り込み、その情報を社員間で共有することも社員が自主的に行っており、社外の連絡先を含めたノウフー（Know Who）の共有と検索により、今まで以上に社員間のコミュニケーションが活発になったと述べる。

実は、社内ではグローバルのツールとして、Cisco JabberやWebexも利用している。Web電話帳に連携できる機能は導入当初は把握しておらず、それらのコミュニケーションツールとの連携は使っていなかった。
「今回取材のタイミングで簡単な設定で連携できることを知ったため、電話やメールだけではなく、社内の複数のビジネスコミュニケーションツールとの連携も今後広めていきたいと思っています。」と話していた。

「既に現在の製品で満足はしているが、社員が日々増えている中で、Androidデバイスへのデプロイを効率化するための機能があれば、さらに展開が楽になると思っています。
また、社員が日々アクセスする電話帳でもあることから、大規模災害時などに安否確認するツールとしての併用活用もできないかと模索したいです。もし、そういった機能拡充があれば、より利用の幅が広がると考えております。」

今後の機能追加が更なる活用の道になりそうだ。