2021年1月24日 16:17

【目的別事例紹介】Web電話帳を導入した企業の活用事例10選

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「Web電話帳の導入を検討している」
「Web電話帳を実際に導入するとどうなるのか知りたい」
「導入する前に、まずはWeb電話帳の事例を知りたい」

電話帳をクラウド上で一括管理できることで知られる、非常に便利なWeb電話帳。しかし、「導入したいけど、どういうふうに活用するものなのかイメージがつかない」とお思いの方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで本記事では、以下の内容を中心に解説していきます。

  • Web電話帳の導入事例10選
  • Web電話帳の活用シーン
  • Web電話帳「PHONE APPLI 」シリーズ

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳への知識を深め、サービス導入にお役立てください。

【目的別事例紹介】Web電話帳の導入事例10選

それでは早速、Web電話帳の導入事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳サービス「PHONE APPLIシリーズ」の導入によって効果が表れた企業をピックアップしています。

テレワーク導入をスムーズにした成功事例

味の素株式会社

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味の素株式会社は、「味の素」や「ほんだし」などの調味料をはじめ即席麺といった加工食品まで、幅広い食品事業を手がける会社です。2017年に「どこでもオフィス」というテレワーク制度のルール緩和をおこなった同社。そこで、テレワークをより円滑にするべく、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入しました。

【ポイント】

  1. 電話帳と名刺管理機能の一元化によって業務工数が削減された
  2. 名刺などのペーパーレス化が促進され、テレワークがより円滑になった
  3. 人事システムとの連携によって社員の負担が減った

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の機能を活用することによって社員の業務工数が削減され、テレワークの円滑化につながった事例といえるでしょう。

【参照】どこでもオフィスの新コミュニケーション基盤に | 味の素株式会社

株式会社ソフトクリエイトホールディングス

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株式会社ソフトクリエイトホールディングスは、IT基盤のコンサルティングをはじめ設計・構築・保守・運用までのトータルサポートをおこなう会社です。新型コロナウイルスの影響によって、200人あまりの社員をテレワークに移行した同社ですが、その直前にWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入。

【ポイント】

  1. PHONE APPLI PEOPLEがテレワークを下支え
  2. 社員の居場所を把握できる「PHONE APPLI PLACE」によって話したい相手とすぐにつながれるようになった
  3. Microsoft365のスケジュール表示との連携によって電話の取り次ぎが楽になった

PHONE APPLIの電話帳サービスである「PHONE APPLI PEOPLE (旧:連絡とれるくん)」と、位置情報を表示する「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」を導入したことで、テレワークでもオフィス出勤と遜色ない仕事ができるようになった事例といえます。

【参照】コロナ禍の全社テレワークも混乱なし PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)で働き方"急"改革を乗り越えた! | 株式会社ソフトクリエイト

固定電話の削減に成功した導入事例

第一生命保険株式会社

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第一生命株式会社は、生命保険をはじめ個人年金保険や学資保険など幅広い保険事業を手がける会社です。2018〜2020年の経営計画の一環として働き方改革を推進していた同社。固定電話による制約が働き方改革を阻害していると考え、「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入に踏み切ったようです。

【ポイント】

  1. 内線電話のスマートフォン化を実施
  2. 着信時に個人名と所属が表示されるため、電話応対がスムーズになった
  3. 固定電話にかかっていた通信・時間的コストが削減された

内線電話のスマートフォン化とWeb電話帳の導入によって、従来かかっていた通信コストや時間的コストを大幅に削減できた事例です。

【参照】1万1000台のスマートフォンを導入し、場所にとらわれない働き方を実現 | 第一生命保険株式会社



三菱商事株式会社

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三菱商事株式会社は、天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱う総合商社です。今では世界90ヵ国に拠点をもちます。中期経営戦略の一環として「固定電話の廃止」を考えていた同社。新たなワークスタイルの要として、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入に踏み切ったといいます。

【ポイント】

  1. 約8,000台のスマートフォンを配布し、1万人に対して「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を採用
  2. 固定電話の「発信元の確認機能」がそのまま引き継がれたためサービスが早く根付いた
  3. 固定電話と内線が原則廃止されたことで、仕事における「空間の制約」から開放された

スマートフォンの導入とPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の活用によって、固定電話と内線が原則廃止され、新たな働き方が徐々に根付いた事例です。

【参照】固定電話廃止と内線撤廃 - スマートフォン全社導入を企業変革の推進力へ - | 三菱商事株式会社



花王株式会社

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花王株式会社は、洗剤や化粧品、医薬部外品などの日用品メーカーの製造・販売をおこなう会社です。「オフィス環境に捉われない働き方」を進めていた同社では、コミュニケーションの主体をスマートフォンにすることに。併せて、Web電話帳として「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入に踏み切ったといいます。

【ポイント】

  1. スマートフォンのキャリアに依存しないため全社規模で安心して使えた
  2. クラウドで情報管理ができるため2ヶ月で環境整備ができた
  3. 固定電話よりも通信コストが安く済んだ

スマートフォンの外線発信がメインとなっている同アプリによって通信コストが削減され、その結果、固定電話の削減にもつながった事例です。

【参照】使い勝手の良さと安全な環境の両立に向けて | 花王株式会社



社内コミュニケーション効率が向上した成功事例

株式会社ニトリ

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株式会社ニトリは、北海道札幌市に本社を構え、全国に家具・インテリアの小売業を展開する会社です。2018年にWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入した同社。今では「以前の状態には戻れない」という社員が続出するほどの必須ツールになっているといいます。

【ポイント】

  1. 約3,500台のスマートフォンを社員に貸与し、電話帳管理ツールとしてPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)を採用
  2. 相手にすぐに電話をかけられるため、部署・店舗間のコミュニケーションがスムーズになった
  3. 所属部署と名前が表示されるため、電話の要件も予測しやすくなった

発信元の表示機能によって、電話をかける側・受け取る側両者のストレスが減り、社内コミュニケーションが円滑になった事例です。

【参照】「これがないと困る!」コミュニケーションポータルが3,500人をつなぐ | 株式会社ニトリ



株式会社島忠

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株式会社島忠は、埼玉県に本社を構え、全国に家具・インテリアの小売店舗やホームセンターを展開する会社です。社内連絡の円滑化のために、全店舗のスマートフォン内線化を検討していた同社。重要視していた「電話番号の編集が即座にできるツール」を探した結果、PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の導入に踏み切ったといいます。

【ポイント】

  1. 3,500以上の内線番号をクラウドで一括管理できるようになった
  2. 個人のスマートフォンで直接連絡できるようになり、場所に捉われない連絡が可能になった
  3. 「どこの店舗の誰からの着信なのか」が分かり、社内コミュニケーションが円滑になった

着信時の発信者表示機能によって、社内コミュニケーションが円滑になった事例です。

【参照】スマートフォン内線化により、コミュニケーションの円滑化を実現 | 株式会社島忠



ヤフー株式会社

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ヤフー株式会社は、ポータルサイト「Yahoo! JAPAN」の運営をはじめショッピング、オークションなど幅広いインターネットサービスを提供する会社です。全社員にスマートフォンを貸与し、それを内線利用システムに応用したものの、「電話番号が表示されない」という不満が多かったといいます。そこで「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入することに。

【ポイント】

  1. 発信元の表示や操作性の高さによって「急ぎの時は電話」の文化が根付いた
  2. クラウドで情報を一括管理できるため、組織変更にもスムーズに対応可能に
  3. 一括管理だけでなく個人でも自由に設定できるため社員からの評判も上がった

これまで電話をする文化のなかった同社ですが、 PHONE APPLIの導入によって「急ぎの時は電話」という新たな社内コミュニケーションの選択肢が生まれた事例です。

【参照】スマホから簡単内線通話で社内の電話利用法に変化 | ヤフー株式会社



フリーアドレス化に活用した導入事例

東急不動産ホールディングス株式会社

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東急不動産ホールディングス株式会社は、東急不動産や東急リバブルなどを傘下にもつ不動産会社です。2019年にオフィスを移転した同社。そこで、社員一人ひとりの自由なワークスタイルを実現するべく、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入したといいます。

【ポイント】

  1. PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)によって連絡先を最新の状態に保てるようになった
  2. 電話をかけたい相手の所属や連絡先を簡単に検索できるようになり、フリーアドレスが促進された
  3. Office365とのシングルサイトオン(ID・パスワードを1度認証するだけで、複数のWebサービスに自動的にログイン)によってIDやパスワードの煩雑さが解消された

同社は、PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)による連絡先の一括管理や検索機能によって、フリーアドレス制がスムーズになった代表的な事例のひとつです。

【参照】PHONE APPLIの働き方改革・オフィス設計にも共感! 新本社を"社員が集うオフィス"に | 東急不動産ホールディングス株式会社



株式会社ファミリーマート

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株式会社ファミリーマートは、全国に展開するコンビニエンスストア「ファミリーマート」の運営をおこなう会社です。2019年に本社オフィスのフリーアドレス化を導入した同社。フリーアドレスの環境下で社員同士のコミュニケーションを円滑にするため、「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」と「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」の導入に踏み切ったそうです。

【ポイント】

  1. 相手の所属や電話番号の検索機能によって、コミュニケーションロスが削減された
  2. 相手の居場所が分かる「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」によって、直接会って話したい相手を探す手間が省けた
  3. オンライン・オフラインに関係なく相手とすぐに繋がれるため、業務効率が上がった

連絡先や居場所検索によって相手とすぐにアポイントが取れるようになり、フリーアドレス制度がより円滑になった事例といえます。

【参照】居場所もわかるコミュニケーションポータルでフリーアドレス化を実現 | 株式会社ファミリーマート



Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」活用シーン

上記の事例でもご紹介したように、Web電話帳にはさまざまな活用方法があります。とくに多いのは、以下のような活用シーンです。

  1. リモートワーク・フリーアドレスの促進
  2. 固定電話を廃止してコスト削減
  3. 名刺登録機能で電話帳を共有
  4. オフィス内の社員の居場所を検索

1. リモートワーク・フリーアドレスの促進

リモートワーク・フリーアドレスを促進するためにWeb電話帳を活用する方法です。Web電話帳を導入すれば、スマートフォン1台で社員や顧客とコミュニケーションが取れます。

位置情報機能を使えば、「誰がどこにいるのか」も瞬時に把握できるのです。そのため、「フリーアドレスにしたばかりに、急ぎで打ち合わせをしたいけど、どこにいるのかわからない」という問題も解消されます。

2. 固定電話を廃止してコスト削減

Web電話帳では、連絡先情報をクラウド上に一括管理します。スマートフォン1台で連絡先を管理できる上に、社員はいつでも・どこでも電話を取ることができます。そのため、Web電話帳が浸透すれば固定電話も必要なくなるでしょう。

固定電話の「オフィスにいないと電話を取れない」「通話料がかかる」といった問題も解消されます。Web電話帳の導入は、時間的・経済的コストの大幅な削減につながるのです。

3. 名刺登録機能で電話帳を共有

Web電話帳には、社員や取引先の連絡先を登録できる「名刺登録機能」が付いています。また、登録内容を社内で共有することもできるため、管理・運用がスムーズです。サービスによっては、もらった名刺をカメラで撮影するだけで登録できるものもあります。

【参照】PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)

4. オフィス内の社員の居場所を検索

Web電話帳では、オフィス内の社員の居場所を把握することも可能です。話したい相手の情報をスマートフォンで検索することで、その相手が今どこにいるのか表示されます。「急いで打ち合わせがしたい」「ビデオ会議しがしたい」といった場合に有効です。

【参照】PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)

【Web電話帳製品紹介】PHONE APPLIシリーズ

弊社では、「PHONE APPLI PEOPLE」「PHONE APPLI PLACE」「PHONE APPLI CLIENT」の3つのWeb電話帳サービスを提供しています。ここでは、各サービスの特徴について解説していきます。

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テレワーク時代のコミュニケーションツール「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)は、社内や取引先の連絡先をクラウド上で一括管理できるWeb電話帳サービスです。

【PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の特徴】

  • 社員や取引先の連絡先を一元管理できる「Web電話帳」
  • OCR読み取りで連絡先を登録できる「名刺管理機能」
  • 登録されていなくても相手の連絡先がわかる「着信表示機能」
  • Microsoft365との連携

連絡先の一括管理はもちろん、受け取った名刺もカメラで撮影するだけで登録可能です。また電話だけでなくチャットでの連絡やWeb会議の参加にも対応しています。

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の詳細はこちらのページをご覧ください。

知りたい人の居場所がわかる「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」

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PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)は、知りたい人の居場所がすぐにわかるサービスです。

【PHONE APPLI PLACEの特徴】

  • Wi-FiやBluetoothとの連携によって「社員の位置情報」を把握できる
  • エリア名などのテキストを入力するだけで位置情報が表示される

PHONE APPLI PLACEを使えば、特定の社員の居場所をすぐに表示可能です。「打ち合わせをしたいけど、どこにいるかわからない」といった問題の解消にもつながります。

PHONE APPLI PLACEの詳細についはこちらのページをご覧ください。

お客様の情報がすぐわかる「PHONE APPLI CLIENT(旧:お客様わかるくん)」

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PHONE APPLI CLIENT(旧:お客様わかるくん)は、顧客の情報がPC・スマホ画面に表示されるサービスです。

【PHONE APPLI CLIENT(旧:お客様わかるくん)の特徴】

  • 着信情報がPCのポップアップに表示される
  • 相手の名前や電話番号がPCやスマホの画面上に表示される
  • 光でんわ回線+PHONE APPLI CLIENTのアダプタ設置のみで、システムの入れ替えは不要

着信情報がすぐに画面上に表示される同サービス。誰からの着信かすぐにわかるため、着信の見落としを防ぎ、顧客に合わせた対応が可能になります。

PHONE APPLI CLIENT(旧:お客様わかるくん)の詳細については、こちらのページをご覧ください。

【まとめ】Web電話帳の導入事例について

本記事では、Web電話帳の導入事例をはじめ活用シーンやPHONE APPLI製品について解説しました。

【ポイント】

  • Web電話帳の事例には、テレワークの促進、固定電話の削減、社内コミュニケーションの活性化など成功事例がたくさんある
  • その他にも「固定電話の削減によるコスト削減」「居場所の把握によるコミュニケーションロス削減」などさまざまな活用方法がある

これまでお伝えしたように、Web電話帳には多くの成功事例や活用シーンがあります。業務効率アップや社内コミュニケーション向上を図りたい企業は、ぜひ導入をご検討ください。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社Phone Appli

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