2021年1月24日 16:55

Web電話帳のセキュリティは万全?電話帳を一元管理できるWeb電話帳の安全性について

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「Web電話帳の導入を検討している」
「しかし、社員や顧客の情報が流出するようなリスクは避けたい」
「あらかじめWeb電話帳のセキュリティ対策について知っておきたい」

昨今、国をあげた「働き方改革」の推進にともない、テレワークやフレックスタイム制といった新しい働き方を取り入れる企業が増えています。それにともない、利用数が年々増加傾向にあるのが「Web電話帳」です。

しかし、Web電話帳の導入を検討しつつも「セキュリティ面が不安」という方もいらっしゃるかもしれません。そこで本記事では、Web電話帳について以下の内容を中心にお伝えします。

  • Web電話帳の機能
  • Web電話帳のセキュリティ度合い
  • Web電話帳の活用シーンや事例

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳のセキュリティに対する知識を深め、サービス導入にお役立てください。

Web電話帳の4つの機能

Web電話帳には、どのような機能が備わっているのでしょうか。数ある機能の中でも、とくに押さえておきたいのは以下の4つの機能です。

  1. 社員・お客様情報などを一元管理
  2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能
  3. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示
  4. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

1. 社員・お客様情報などを一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが「連絡先の一括管理」です。社員やお客様の連絡先は、インターネットのクラウド上にまとめて管理されます。そのため従来の電話帳と比べても業務効率が格段にアップ。社員の生産性向上にもつながります。

2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能

Web電話帳には「名刺登録」の機能が備わっているものも。貰った名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーで撮影するだけで、相手の情報が登録されます。一度登録された連絡先は半永久的に保存されるため、管理や共有もスムーズです。

3. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示

Web電話帳には「着信表示」の機能も備わっています。これは、仮に登録していない相手からの着信があっても、相手の連絡先が端末の画面上に表示される機能のことです。着信があった時点で「どこの誰なのか」がわかるため、相手を確認する手間も省けます。

4. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

Web電話帳の中には、「チャット」や「スキル検索」の機能が備わっているものも。プラットフォーム内にチャット機能があることで、話したい相手といつでもコミュニケーションが取れます。また、スキル検索機能によって「誰にどんなスキルがあるのか」が一目でわかるため、仕事の依頼や相談もスムーズになるのです。

Web電話帳のセキュリティ度合いは?

Web電話帳を導入するにあたって気になるのが「セキュリティ」です。Web電話帳のセキュリティ度合いはどうなっているのか、ここで詳しく解説します。

  1. クラウドサーバーの強固なセキュリティに守られている
  2. OSに適したセキュリティ対策も備えている
  3. スマホ端末紛失時でも情報漏洩リスクを回避できる
  4. アプリ内でセキュリティ強度を設定可能

1. クラウドサーバーの強固なセキュリティに守られている

Web電話帳では、インターネットを介してさまざまな情報を保管・共有する「クラウドサーバー」を元に、サービスが提供されています。そもそも、クラウドサーバーを経由すると「いつ回線が乗っ取られるかわからない」「ウイルスに感染させられるかわからない」というリスクが付きまといます。そのため、最初から強固なセキュリティ対策がされているのです。

2. OSに適したセキュリティ対策も備えている

Web電話帳を導入するにあたって、「社員のスマホ機種がバラバラでも大丈夫なのか?」といった疑問もあるのではないでしょうか。Web電話帳には、iPhoneやAndroidなど端末ごとにセキュリティ対策が備わっているため、社員がそれぞれ別の端末を使っている場合でも、問題ありません。

3. スマホ端末紛失時でも情報漏洩リスクを回避できる

Web電話帳には、連続してログインに失敗した場合に、自動的にログイン不能になる「アカウントロック」の機能が備わっています。また、特定の人にしかアクセスできない「アクセス制限」機能も。外部からの不正ログインに対応したセキュリティ機能が充実しているため、情報漏洩のリスクを回避できます。

4. アプリ内でセキュリティ強度を設定可能

Web電話帳によっては、アプリ内でセキュリティ強度を設定できるものもあります。たとえば、パスコードによる認証を「アプリ起動時or一定時間無操作時」のどちらに実施するか、登録を行った端末からのアクセスのみを許可する「端末ID認証」の有無の選択などです。管理者側が自由にセキュリティ強度を選択できるため、さらに情報漏洩のリスクを軽減できます。

Web電話帳の代表的な活用シーンとは?

Web電話帳の機能やセキュリティについてご紹介しました。しかし、せっかくWeb電話帳を導入するのであれば、便利に活用したいと思うのではないでしょうか。Web電話帳を使いこなすためにも、どのような活用シーンがあるのか見ていきましょう。

  • フリーアドレス化で新しいオフィスの在り方を検証
  • 社用携帯からBYODへ移行
  • 内線電話のスマートフォン化し、固定電話のコストを大幅に削減
  • 本部と現場のコミュニケーションを円滑に
  • スマホを内線化し、電話取次の負担を軽減

昨今、新型コロナウイルスや人材不足の影響で、場所を選ばない「新しい働き方」を取り入れる企業が増えています。事実、いつでも・どこでも・誰とでもコミュニケーションが取れる「Web電話帳」は、テレワークやフリーアドレスとの親和性が高いのです。

また、Web電話帳では機種にかかわらずスマートフォン1台でやり取りができるため、個人用のスマートフォンを社内利用する「BODY」への移行もスムーズに。その結果、社内コミュニケーションが円滑になり、固定電話の削減にもつながるのです。電話を取り次ぐ手間も省けるため、社員の業務効率がアップします。

Web電話帳の活用シーンの詳細についてはこちらの記事をご参照ください。

Web電話帳のメリット

Web電話帳を活用するためにも、「メリット」を押さえておきたいところ。Web電話帳には以下の5つのメリットがあります。

  1. 情報の一元管理による業務効率化
  2. 着信情報表示による機会損失の削減
  3. 必要な情報にすぐアクセスできる
  4. 連絡先の公私混同を回避
  5. 情報漏えい対策にもなる

Web電話帳の最大のメリットといえるのが、情報の一元管理による業務効率化です。情報がクラウド上に保存されるため、組織全体で連絡先を管理・共有できます。

また、Web電話帳では必要な情報にすぐにアクセスできます。着信表示や検索機能によって「誰からの着信かわからないから折り返せない」「連絡したい相手の電話番号がわからないから電話できない」といった機会損失も未然に防ぐことが可能です。

さらに、クラウドサービスだからこそセキュリティ対策も強固に。アカウントロックやアクセス制限などのセキュリティ機能が充実しています。

Web電話帳のメリットについての詳細は、こちらの記事をご参照ください。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の活用事例

それでは最後に、Web電話帳の活用事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入した企業の事例をピックアップ。ぜひ自社のWeb電話帳導入にお役立てください。

三菱商事株式会社

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三菱商事株式会社は、世界90ヵ国に拠点をもつ総合商社です。天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱っています。「固定電話の廃止」を経営戦略の一環としていた同社。そこで、新たなワークスタイルの要として「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入に踏み切ったといいます。

【ポイント】

  1. 約8,000台のスマートフォンを配布し、1万人に対して「PHONE APPLI PEOPLE」を導入
  2. 固定電話の「発信元の確認機能」がそのまま引き継がれたため、同サービスが社内に素早く浸透した
  3. 固定電話と内線が原則廃止されたことで、仕事における「空間の制約」から開放された

スマートフォンの導入とPHONE APPLI PEOPLEの活用によって、固定電話と内線が原則廃止され、新たな働き方が徐々に根付いた事例です。

【参照】固定電話廃止と内線撤廃 - スマートフォン全社導入を企業変革の推進力へ - | 三菱商事株式会社

株式会社ニトリ

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株式会社ニトリは、全国に家具・インテリアの小売業を展開する会社です。2018年に「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入した同社。今では「以前の状態には戻れない」という社員が続出するほどの必須ツールになっているといいます。

  1. 約3,500台のスマートフォンを社員に貸与し、新たな電話帳管理ツールとして「PHONE APPLI PEOPLE」を採用
  2. 相手にすぐに電話をかけられるため、部署・店舗間のコミュニケーションがスムーズになった
  3. 所属部署と名前の表示によって電話の要件が予測しやすくなり、業務効率化につながった

発信元の表示機能によって、電話をかける側・受け取る側両者のストレスが減り、社内コミュニケーションが円滑になった事例といえます。

【参照】「これがないと困る!」コミュニケーションポータルが3,500人をつなぐ | 株式会社ニトリ



Web電話帳の事例についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。

【まとめ】Web電話帳のセキュリティについて

本記事では、Web電話帳のセキュリティについて、以下のポイントを中心にお伝えしました。

  • Web電話帳は、仕事上の連絡先をクラウド上で一元管理できる
  • Web電話帳は、クラウドで管理するからこそセキュリティ強固
  • アカウントロックやアクセス制限など「スマホ紛失時」の情報漏洩対策も充実
  • フリーアドレスの促進や固定電話の削減、社内コミュニケーションの活性化など活用シーンが多彩

Web電話帳には、連絡先をクラウド上で管理するからこそ「常に情報漏洩リスクを考えた対策」がされています。アカウントロックやアクセス制限など、仮に社員がスマートフォンを紛失しても情報漏洩を防ぐことが可能です。

サービスによっては自由にセキュリティ設定ができるものもあるため、セキュリティ機能を見定めた上でサービスを選びましょう。ぜひ本記事でお伝えした内容を、Web電話帳サービス導入にお役立てください。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社Phone Appli

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