Web電話帳の活用法とは？利用者の声から考えるWeb電話帳の使い方

「Web電話帳の導入を検討している」
「Web電話帳を活用して、社用電話を管理したい」
「Web電話帳の活用シーンや導入事例を知りたい」

新型コロナウイルスの影響や人材不足などから「テレワーク」が推進されているいま。それにともない「Web電話帳」を導入する企業も増えています。しかし、いざ導入してもどのように活用すれば良いのかわからず、かえって非効率になってしまった、なんて失敗はしたくないはず。そこで本記事では、以下の内容を中心に解説していきます。

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳への知識を深め、自社のサービス導入にお役立てください。

Web電話帳の4つの機能

まずは、Web電話帳の機能について簡単にご紹介します。数ある機能の中でも、とくに押さえておきたいのは以下の4つの機能です。

1. 社員・お客様情報などを一元管理

Web電話帳では、社員やお客様のデータはすべてクラウド上に保存されます。インターネット上で一元管理されるため、スマートフォン1台でいつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認、共有できるのです。紙の電話帳のように紛失してしまうリスクもありません。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示

Web電話帳の中には、「着信表示」の機能が備わっているものも。これは、相手の連絡先を登録していなくても、名前や所属などの基本情報が端末の画面上に表示される機能です。着信表示によって、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを防ぐことができます。

3. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

Web電話帳の中には、「チャット機能」が搭載されているサービスも。ひとつのプラットフォームで電話帳とチャット機能を同時に利用できるため、従業員同士のコミュニケーションの幅も広がります。

また、社員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」を備えているものも。この機能を使えば、顧客からの確認事項があった際にも社内の専門家とすぐに連絡がとれます。スキルが表示されることで、社員同士が会わずとも信頼関係を築けるでしょう。

4. スマホやスキャナーで名刺情報を登録できるものもある

Web電話帳には、「名刺登録」と呼ばれる機能が備わっているものも。文字通り、紙媒体の名刺をそのままクラウド上に落とし込める機能です。スマートフォンのカメラやスキャナーで撮影するだけで、自動的に連絡先が登録されます。

Web電話帳のリアルな活用シーン

続いて、Web電話帳の活用シーンを見ていきましょう。フリーアドレス化や固定電話の削減など、Web電話帳の活用によってさまざまなメリットを享受できます。ここでは、事例からみたリアルな活用シーンをご紹介します。

1. フリーアドレス化で新しいオフィスの在り方を検証【株式会社梓設計】

株式会社梓設計は、建築設計をはじめ工事監理、企画、調査、地域計画などをおこなう建築設計会社です。

2019年8月にオフィスを移転した同社。今では約450名の社員がフリーアドレス制度のもとで働いています。

しかし、自由度が高いがために「誰がオフィスに来ているのかがわからない」といった課題があったそうです。そこで、Web電話帳に搭載されている「位置情報機能」に目をつけたといいます。

相手の居場所が「見える化」されたことで、フリーアドレスの環境下でも社員が安心して働けるようになった事例です。

2. 社用携帯からBYODへ移行【株式会社ソフトクリエイト】

株式会社ソフトクリエイトは、コンサルティングをはじめWebサイトのプロモーション支援など「ITソリューション事業」を手がける会社です。

昨今の新型コロナウイルスの影響によって全社的にテレワークを導入した同社。しかしコロナ禍の騒動が大きくなる前に、「Web電話帳」をはじめ、社員のスマートフォンを業務に用いる「BYOD（Bring Your Own Device）」を導入していたといいます。

※Bring Your Own Device...個人所有デバイスを、企業の業務に使うこと

BYODとWeb電話帳を併用したことで、業務におけるコミュニケーションのハードルが下がり、テレワークへの移行もスムーズになった事例です。

3. 内線電話をスマートフォン化し、固定電話のコストを大幅に削減【第一生命株式会社】

第一生命株式会社は、生命保険をはじめ個人年金保険や学資保険など、多種多様な保険事業を手がける会社です。

同社には、「固定電話による制約」によって働き方が阻害されている現状があったといいます。そこで、働き方改革の一環として「PHONE APPLI PEOPLE」を導入し、内線電話のスマートフォン化に踏み切ったようです。

同社では、内線電話のスマートフォン化とWeb電話帳の導入によって、従来かかっていた通信コストが削減されたといいます。また、固定された場所からでしか電話できない「時間的コスト」も大幅に削減できた事例です。

4. 本部と現場のコミュニケーションを円滑に【株式会社ファミリーマート】

株式会社ファミリーマートは、全国に展開するコンビニエンスストア「ファミリーマート」の運営をおこなう会社です。

2019年に本社オフィスにフリーアドレスを導入した同社。さらに、フリーアドレスの環境下で社員同士のコミュニケーションを円滑にするため、Web電話帳の導入に踏み切ったといいます。

Web電話帳の「相手の居場所がわかる機能」によって、相手とすぐにアポイントが取れるようになり、社内コミュニケーションがより円滑になった事例といえます。

5. スマホを内線化し、電話取次の負担を軽減【株式会社島忠】

株式会社島忠は、埼玉県に本社を構え、全国に家具・インテリアの小売店舗やホームセンターを展開する会社です。

同社では、「膨大な社内電話の取次」や「店舗での電話待ち」に課題を抱えており、「もっと社内連絡をスムーズにしたい」という思いがあったといいます。そこで「Web電話帳」の導入によって、全店舗でのスマートフォン内線化を実施することになりました。

スマートフォンの内線化によって各自が直接電話できるようになり、電話取次や店舗での電話待ちといったコミュニケーションロスが大幅に削減された事例です。

Web電話帳のメリット

続いて、Web電話帳のメリットについても簡単に触れておきましょう。さまざまな機能が備わっているWeb電話帳ですが、導入することで以下のようなメリットがあります。

Web電話帳の最大のメリットは、「業務の効率化」といえます。クラウド上に連絡先を一元管理できるため、その都度相手の電話番号を探したり、各自で電話帳を管理したりする必要がありません。組織単位で電話帳を保存しているため、必要な情報にもすぐにアクセスできます。

また、着信表示機能による機会損失の削減や、「仕事はWeb電話帳」「プライベートはスマホ内の既存の電話帳」といった使い分けによって公私混同を防ぐことも可能です。

さらに、Web電話帳の多くはセキュリティ機能も充実しています。取り扱う個人情報が膨大だからこそ、サービス提供側もセキュリティの安全性を徹底しているのです。

【まとめ】Web電話帳の活用法について

本記事では、Web電話帳の活用方法について、以下のようなポイントを中心にお伝えしました。

Web電話帳の導入によって情報の管理・共有がスムーズになると、社内コミュニケーション活性化や業務効率アップにつながります。事実、テレワークやフリーアドレスが促進されたり、固定電話が削減されたりと、多くの成功事例があるのです。

どのようにWeb電話帳を活用するかによって、これからの時代に対応した会社経営を行えます。ぜひ本記事の内容を参考にして、Web電話帳の導入にお役立てください。