【企業向け】連絡先をクラウドで一括管理・共有できるクラウド電話帳とは？

「社内のアドレス帳を全社で共有したい」
「クラウド電話帳について詳しく知りたい」
「メリットやデメリットを知った上でクラウド電話帳を導入したい」

昨今、リモートワークやフレックスタイムなどを取り入れる働き方改革にともない「クラウド電話帳」を導入している企業が増えています。事実、社内の電話帳管理が煩雑になり、デメリットを感じている方も多いはず。そこで本記事では、徐々にユーザーが増えている「クラウド電話帳」について、以下のような内容を中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を参考にして、クラウド電話帳の導入にお役立てください。

クラウド電話帳とは？

クラウド電話帳とは、従業員やお客様の連絡先をクラウド上で管理・共有できるサービスのことです。「Web電話帳」とも呼ばれ、相手の名前や電話番号をはじめ所属先、役職、メールアドレス、住所などさまざまな情報を登録できます。

上記の機能だけ見ると「スマートフォンに内蔵されている電話帳と何が違うの？」と思うかもしれません。しかし、クラウド電話帳には「大人数での共有のしやすさ」や「登録や設定の柔軟さ」といった強みがあります。

クラウド上で管理するからこそ、スマホ内蔵の電話帳では実現できない機能やメリットがあるのです。

クラウド（Web）電話帳の機能

まずは、クラウド電話帳の機能を見ていきましょう。とくに覚えておきたい機能は以下の4つです。

1. 社員・お客様情報などを一元管理

クラウド電話帳を代表する機能ともいえるのが「連絡先の一括管理」です。社員やお客様の情報をクラウド上で管理するため、紙の電話帳と比べて格段に電話帳の管理がスムーズになります。

2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能

クラウド電話帳には、「名刺登録」が備わっているものもあります。相手から貰った名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーで撮影するだけで、電話番号にくわえて氏名や社名などが簡単に登録可能です。一度登録された情報は、半永久的に保存されます。

3. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示

従来の電話帳では、連絡先を相互登録しなければなりませんでした。しかしクラウド電話帳では、「着信表示機能」によって、登録していない相手からの着信でも端末の画面上に相手の情報が表示されます。

4. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

話したい人とチャットができる機能や、従業員のスキルを検索できる機能を備えているクラウド電話帳も。ひとつのプラットフォーム内で電話以外のコミュニケーションを取れるため、従業員同士のコミュニケーションの幅が広がります。

クラウド（Web）電話帳のメリット

機能に続いて、クラウド電話帳のメリットを見ていきましょう。クラウド電話帳には、以下の4つのメリットがあります。

1. 電話帳の情報をクラウド上で一元管理

クラウド電話帳では連絡先を一括管理できるため、情報の管理がスムーズです。従来の電話帳では、従業員の入社や退社、役職変更のたびに帳簿を書き換える必要がありました。

一方のクラウド電話帳では、電話番号からメールアドレス、住所、役職までを共通のクラウドサーバーに保存できます。そのため、社員一人ひとりが端末ごとに電話番号を追加・変更するという作業が発生しません。

2. 電話帳の追加・削除・共有が簡単

クラウド電話帳では、連絡先が単一のクラウドサーバーに保存されているため、電話帳の追加や削除、共有もスムーズです。一度クラウドに保存してしまえば、同じ情報を社内の全員で共有できます。またスマホ内蔵の電話帳を使わないため、社用スマートフォンの機種変更時に、電話帳のデータを移行する必要がありません。

3. クラウド管理なのでセキュリティ対策になる

クラウド電話帳では、情報漏えいをシャットダウンするクラウドサーバーが採用されているため、セキュリティも強固です。アクセス制限やアカウントロックはもちろん、端末にもデータが残らないため、もしスマートフォンを紛失した際でも安心です。

4. 連絡先の公私混同を回避

クラウド電話帳には、公私混同を回避するメリットも。社員個人のスマートフォンを業務利用している場合、「公私混同してしまうのではないか」という心配があります。

しかし、クラウド電話帳を導入することで、「プライベートの連絡先はスマホ内の既存の電話帳に」「仕事の連絡先はWeb電話帳に」といった使い分けができるようになります。

クラウド（Web）電話帳活用のデメリット

クラウド電話帳には数多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。とくに以下の2つは押さえておきましょう。

1. クラウドの障害時にはアクセスできない

かなり稀なケースですが、サーバーを管理するデータセンター側の電源喪失やネットワーク断絶などによって、クラウドに障害が起きることがあります。大元であるデータセンターが機能停止すると、当然ながらクラウド電話帳もアクセスできません。

しかし、別のデータセンターでシステムを再起動する設定や、システムを監視するソフトを導入するといった対策によって、被害を最小限に抑えることはできます。

2. アカウント管理作業が増える

クラウド電話帳では、従業員各自が「自分のアカウント」を登録する必要があります。そのため異動や転職があった場合、その都度情報を更新しなければなりません。登録された情報はクラウド上で保存されるため、組織側のアカウント管理も必要です。

またクラウド電話帳以外のチャットツールや顧客管理ツールを使っている場合も、それぞれのアカウントを管理する必要があります。

クラウド（Web）電話帳の活用シーン

これまで機能やメリットをお伝えしましたが、クラウド電話帳はどのように活用すればよいのでしょうか。ここでは具体的な活用シーンをご紹介します。

1. リモートワーク・フリーアドレスの促進

クラウド電話帳は、リモートワークやフリーアドレスとの親和性が高いです。なぜなら、スマートフォン1台でどこでも、誰とでもコミュニケーションが取れるためです。従業員全員がクラウド電話帳を利用すれば、固定電話を置く必要もなくなるでしょう。クラウド電話帳の導入によって、「場所を選ばない働き方」が促進されます。

2. 他のアプリとの連動

クラウド電話帳では、他のアプリとの連動も可能です。たとえば、ビデオ会議の「Skype」と連動できたり、電話帳のメールアドレスから「Gmail」に飛べたりと連携機能が充実。

また、Microsoft365と連携しているクラウド電話帳もあります。クラウド電話帳に登録した連絡先を、Microsoftが提供するチャットサービス「Microsoft Team」へ1クリックで登録することも可能です。

3. 名刺登録機能で電話帳を共有

冒頭でお伝えしたように、多くのクラウド電話帳には「名刺登録機能」が備わっています。一度名刺を登録してしまえば、社内全員で電話帳を共有することが可能です。

それに加えて、各企業の従業員データをまとめる機能もあります。同じ企業の従業員を「グループ化」することができ、グループ機能によって、最初から「どこの誰なのか」が明確になるため、確認の手間が省けるのです。また、クラウド名刺管理サービス「Sansan」と連携しているクラウド電話帳もあります。

クラウド（Web）電話帳の導入状況とは？

最近、導入する企業が増えているクラウド電話帳。2020年7月に実施されたMM総研による市場調査によると、2019年時点でのWeb電話帳のライセンス数は、前年度より34.4万件も多い「179.4万件」という結果になりました。

昨今の新型コロナウイルスや人材不足の影響によって、リモートワークやフレックスタイム制が注目を浴びています。それにともない、クラウド電話帳を導入する企業が増えているのです。

またリモートワークに移行するにあたって、「固定電話を削減したい」という企業も。固定電話を削減するために社員一人ひとりにスマートフォンを付与し、そこにクラウド電話帳を取り入れることで、固定電話を削減しようといった流れになっています。

【事例紹介】PHONE APPLI PEOPLEの導入事例紹介

それでは最後に、クラウド（Web）電話帳の導入事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE」を導入した企業の事例をピックアップ。ぜひ自社の参考事例としてお役立てください。

株式会社ニトリ

株式会社ニトリは、北海道札幌市に本社を構え、全国に家具・インテリアの小売業を展開する会社です。同社では、2018年にWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」を導入。今では「以前の状態には戻れない」という従業員が続出するほどの必須ツールになっているといいます。

検索機能や着信表示機能によって、電話を発信する側・着信する側両方のストレスが減り、社内コミュニケーションが円滑になった事例です。

クラウド（Web）電話帳の導入事例についてはこちらの記事をご参照ください。

クラウド電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」とは

Web電話帳とは、文字通り「Web上で管理できる電話帳」のこと。多種多様な機能によって、テレワークやフリーアドレスを下支えしてくれるITツールです。具体的には以下のような特徴があります。

1. 電話帳をクラウド上で一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「連絡先の一元管理」です。社員やお客様の連絡先や名刺データをクラウド上に保存することで、いつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認・共有。チャットやweb会議、電話、メールなど最適なツールで簡単にコミュニケーションすることが可能です。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡を登録していなくても名前や所属が表示される「着信表示機能」が備わっています。相手の簡単な情報がスマホ画面に表示されるため、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを回避できます。

3. 名刺管理

スマホアプリから名刺の写真を撮るだけ。簡単に名刺管理することも可能です。

4. 誰がどこに居るか？居場所が分かる

フリーアドレスの採用などで社員がどこに居るかわからない場合に居場所を探せます。PHONE APPLI PEOPLEで居場所を探すことができ、対面でのコミュニケーションが可能です。

検索機能や位置情報機能によって相手の情報がすぐにわかるため、たとえば打ち合わせのアポイント取りや、災害時の安否確認においても迅速に対応できます。

5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

PHONE APPLI PEOPLEには、電話帳としての役割だけでなく、社内コミュニケーションを円滑にする機能も充実。たとえば以下の2つの機能があげられます。

たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

まとめ

この記事では、クラウド（Web）電話帳について以下のポイントを中心にお伝えしてきました。

クラウド電話帳は、大切な連絡先をクラウド上で一括管理できる上に、セキュリティ面にも強いです。リモートワークやフリーアドレスとの親和性も高く、昨今の「働き方改革」にあわせてクラウド電話帳を導入する企業も増えています。

事実、クラウド電話帳の導入によって効果を得られた企業もたくさんあります。ぜひ本記事の内容を、自社におけるクラウド電話帳の導入にお役立てください。