【企業向け】連絡先を一元管理・共有できるWeb電話帳とは？

「Webで電話帳を一括管理できるものを探している」
「Web電話帳サービスとはどのようなものなのか知りたい」
「社内から固定電話をなくしたい」

社内の固定電話や携帯電話の管理がしっかりできておらず、業務が複雑になっている企業も多いのではないでしょうか。そのような悩みを解決してくれるのが「Web電話帳」です。そこで本記事では、Web電話帳について以下の内容を中心に解説していきます。

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳への知識を深め、サービス導入にお役立てください。

Web電話帳とは？

Web電話帳とは、文字通り「電話帳をインターネット上で管理するサービス」のこと。社員や顧客の電話番号や所属会社名、部署名、顔写真、メールアドレスなどをクラウド上に保存することで、電話帳の一元管理が可能となります。

またWeb電話帳には、情報管理の一元化だけでなく、必要な情報にすぐにアクセスできる、詳しい着信情報が表示される、といったメリットも。最近では何百人、何千人の社員をもつ大企業でもスムーズに利用・管理できるような、多彩なサービスが充実しています。

あまり聞き馴染みのない「Web電話帳」ですが、このように導入する企業は増加傾向にあるのです。その理由のひとつとしては、国をあげて取り組んでいる「働き方改革」や、企業の人材リソース削減のための「業務効率化」、テレワーク推進によるフリーアドレス化があげられます。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」の機能

続いて、Web電話帳の機能について見ていきましょう。本章では、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）」の機能をご紹介します。

1. 社員・顧客情報などを一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「社員や顧客情報の一元管理」です。Web電話帳では、社員・顧客情報がすべてクラウドに保存されるため、情報共有・管理がスムーズになります。

2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」では、氏名や所属部署、電話番号などさまざまな「名刺情報」が登録可能です。また、貰った名刺をスマートフォンやスキャナーで撮影することで自動的に連絡先が登録される機能もあります。

3. スマホの電話帳に登録しなくても着信情報が表示

従来の電話帳だと、着信情報を確認するためには、連絡先を相互登録する必要がありました。しかしWeb電話帳の場合、専用アプリをインストールしておくことで、電話帳に相手が登録されていなくても着信情報が確認できます。

4. トーク機能

「チャット機能」が搭載されているサービスも。ひとつのプラットフォームで電話帳とチャット機能を同時に利用できるため、従業員同士のコミュニケーションロスを防止することにもつながります。

また、社員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」を備えているものも。この機能を使えば、顧客からの確認事項があった際にも社内の専門家とすぐに連絡がとれます。スキルが表示されることで、社員同士が会わずとも信頼関係を築けるでしょう。

2022年4月より「個人情報保護法」が改正

改正に対応する中で、リスクが残っていることはありませんか？会社スマホ・ガラケーの中にある個人情報をほっとくと後で大変なことになります！！

会社スマホ・ガラケーのセキュリティ管理は大丈夫ですか？

今回の改正で事業者側の守るべき責務も増加しています。会社で取り扱っているスマホに関しても、より一層のリスク管理が必要となってきます。これを機会に会社スマホのセキュリティ管理を見直しませんか？

会社スマホ・ガラケー内にデータは残ってませんか？

スマホの中にある個人情報を減らすために、より安心できるような仕組みを取り入れませんか？

【会社スマホ・ガラケー内にデータは残ってませんか？】個人情報を守るWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」とは

PHONE APPLI PEOPLEなら、連絡先を端末内ではなくクラウドで一元管理するため、万が一端末を紛失しても情報漏洩の心配はありません。また、認証機能がついているのでアクセス許可のないスマホをシャットアウトできます。Web電話帳とは、従業員や取引先などの連絡先情報をクラウド上に保存、管理、共有できるサービスです。

「PHONE APPLI PEOPLE」には、次のような機能が標準搭載されています。

「社内情報を守りながら、生産的に働きたい」とお考えの企業の方は、ぜひこちらをご参考ください。PHONE APPLI PEOPLEでは、無料トライアルも実施しています。

Web電話帳のメリット

具体的にWeb電話帳にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、Web電話帳の導入によって得られる5つのメリットをお伝えします。

1. 情報の一元管理によるリソース削減

Web電話帳の最大のメリットは、「情報の一元管理によるリソースの削減」です。携帯電話の電話帳だと、各自が情報を整理しなければならず、登録内容の変更・追加にも手間がかかります。また、エクセルや紙で内線表・連絡先を管理している会社も多く、人事異動など人の出入りが多いと管理が大変です。

一方のWeb電話帳は、クラウド上に「氏名」「電話番号」「所属部署」「メールアドレス」などを一括保存するため、組織で一度登録してしまえば、同じ情報を社内全員で共有できるのです。

2. 着信情報が確認可能

Web電話帳に登録されている人物からの発信であれば、仮に自分が登録していなくても、発信者情報が表示されます。そのため、「電話が来たけど発信者が分からないので電話を取れない」「間違い電話だと思って取らなかったけど実は取引先の新しい担当者だった」などといった機会損失を防ぐことが可能です。

3. 必要な情報にすぐアクセスできる

電話帳がクラウド上で一括管理されているため、さまざまな情報にすぐにアクセスできます。たとえば、オフィスの中で「だれ」が「どこ」にいるのかの確認、災害時の安否確認、トーク機能との連携など。使用シーンごとに必要な情報がすぐに手に入ります。

4. 連絡先の公私混同を回避

社員自身のスマートフォンを業務利用している場合、「Web電話帳」によって公私混同を防げます。プライベートの電話帳だけを利用していると、自分の友人と仕事関係者の情報をすべて同じ電話帳で管理しなければなりません。人数が多くなると間違い電話をかけてしまう可能性もあるでしょう。そこで「Web電話帳」を端末に入れることで、会社とプライベートの連絡先を区別できるので、公私混同の防止につながります。

5. 情報漏えい対策

Web電話帳では、膨大な量の個人情報を取り扱います。社員や顧客の個人情報は企業にとって厳重に管理しなければならない機密情報のため、Web電話帳そのもののセキュリティ対策が充実していなければなりません。そのため、ほとんどのWeb電話帳システムでは、強固なクラウドサーバーの搭載やアカウントロック、アクセス制限機能まで多彩なセキュリティ機能がそろいます。

Web電話帳の導入状況とは？

最近、導入する企業が増えているWeb電話帳。2020年7月に実施されたMM総研による市場調査によると、2019年時点でのWeb電話帳のライセンス数は、前年度より34.4万件も多い「179.4万件」という結果になりました。

とくに「業務効率アップ」や「生産性向上」を目的にWeb電話帳を導入するケースが多い傾向にあります。加えて、国内全体で人材不足が加速している現状を踏まえると、今後ますますニーズが高まっていくことが予想されます。

【事例紹介】Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入事例紹介

それでは最後に、Web電話帳の導入事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入によって社内のワークスタイルが変わった事例をご紹介します。

三菱商事株式会社

三菱商事株式会社は、今では世界90ヵ国に拠点をもつ総合商社です。天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱っています。同社では中期経営戦略の一環として「固定電話の廃止」を目指しており、その新たなワークスタイルの要として「PHONE APPLI PEOPLE」を導入しました。

スマートフォンの導入とPHONE APPLI PEOPLEの活用によって、固定電話と内線が原則廃止され、新たな働き方が徐々に根付いた事例です。

その他のPHONE APPLIの活用事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。

まとめ

本記事では、Web電話帳の機能やメリット・デメリットをはじめ活用シーンから活用事例まで幅広く解説しました。

Web電話帳では、クラウド上に連絡先を一括管理できるため、必要な情報にすぐにアクセスできます。取引先だけでなく、連絡をしたい相手を探す手間が省けるため、社内におけるコミュニーケーションロスを防止可能です。「人材不足を打開したい」「テレワークをより効率的にしたい」といった企業にはぴったりのサービスといえるでしょう。

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳の導入を検討してください。