日本を代表する総合商社である三菱商事株式会社は、2019年度からの3ヵ年の新しい指針として「中期経営戦略2021～事業経営モデルによる成長の実現～」を策定。強みである「総合性」を活かし、さまざまな外部環境の変化に適合する、最適な事業ポートフォリオ構築に注力している。約20年振りとなる人事制度改革、組織改編などの変革の中、長らくビジネスコミュニケーションの象徴であった固定電話と内線を原則廃止し、従来は限定的に配布されていたスマートフォンを全社員に配布するというチャレンジを決断。

新たなワークスタイルの要として、PHONE APPLIが提供するクラウド型コミュニケーションポータル「PHONE APPLI PEOPLE」（旧：連絡とれるくん）を採用した。 

同社は、これまで固定電話のみを利用していた内勤社員も含め、約8千台のスマートフォンを配布。例外的に固定電話を継続する社員も含め、約1万人が「PHONE APPLI PEOPLE」を利用することになる。 

この決断のそもそものきっかけについて、ITサービス部 ITインフラチーム中島由香子氏は、次のように語る。「PBX(電話交換機）が老朽化による更改の時期を迎え、電話環境のあるべき姿を徹底的に議論しました。固定電話の廃止に関し、検討開始時に実施した社内アンケートでは約4割の社員がネガティブな意見を持っていました

しかしこの先も固定電話が必須となる環境が継続していくことは考えにくく、全社員にスマートフォンを配布し、自席に縛られることなく仕事ができるワークスタイルを目指す、という結論に至りました。」 

従来同社は自社向けに開発した電話帳を利用してきたが、スマートフォンからのアクセスが想定されていなかった点が課題となっていた。また、課題解決にあたっては、社外サービスを有効活用し、自社向けにカスタマイズしないことが大前提だったという。そこで、PCとスマートフォンからアクセス可能な、新たな電話帳サービスの検討を始めた。 

「スマートフォンへの移行を円滑に実施する上で、固定電話で実現できていた機能（例えば着信時に発信元が確認できる機能など）が継続される点は、重要なポイントでした。 

複数の電話帳サービスを市場シェア、登録可能な組織階層の数、およびレコード数、レスポンスなどの観点で、比較検討しました。『PHONE APPLI PEOPLE』は従来同様、組織階層から人が探せるほか、スマートフォンからもPCと同じイメージで利用できる点が評価されました。また、名刺管理システムと連携できるため、社内外を問わず着信時や着信履歴から発信者名が確認できます。シェアが高いことで、さまざまなユーザの意見が反映され、画面や操作感が洗練されている印象を受けました。」（中島氏） 

採用が決定した「PHONE APPLI PEOPLE」は、複数回に渡り社内説明会が実施されたが、申込みが殺到し、キャンセル待ちになる盛況となった。 

説明会の様子は社内広報番組として配信され、視聴数も多く、注目度が高いという。

この注目度の高さについて、ITサービス部 ITインフラチームリーダー、次長の三浦弘晶氏は「長年慣れ親しんだ固定電話がなくなることに、未だ不安や抵抗感を感じる社員が多いのが現状」と冷静に受け止める一方、その抵抗感こそが社内変革を実現する好機に成りえる、と次のように語る。 

「当社には長年、同じ環境を共有して同じ釜の飯を食う、Face to Faceを重視する価値観や文化があります。固定電話はそんな“大部屋主義の象徴”ともいえるもので、スマートフォン活用により空間の制約から解放される利便性は理解するものの、これまでの良い社内文化が失われるのでは、という不安や違和感があるのは、当然だと思います。しかしその一方、経営トップからは組織や仕事のやり方を変える、という強いメッセージが発信されています。そうした大きなメッセージの下で、これからどうあるべきかを各持ち場が真剣に考え、変革につながる行動を起こすことが求められています。働き方を変える、というのは会社を変える因数のひとつであり、これができなければ、これからの業界をリードする企業変革は実行できない、と考えます。」 

同社は固定電話からスマートフォンへの移行に加え、内線の撤廃も行うという。「PHONE APPLI PEOPLE」はそのためにも必要不可欠なツールである、と三浦氏は続ける。 

「固定電話を最小限に留めるのと同時に、維持コスト削減を第一目的に内線の仕組みを撤廃します。これは今後、スマートフォンと『PHONE APPLI PEOPLE』という世の中の多くの人が使う便利なツールを用いて、これまでとは違う、新たな働き方を目指そう、というITサービス部としての意思表示です。固定電話や内線を残しつつ、スマートフォンに緩やかに移行することもできましたが、敢えてドラスティックに実行することを選択しました。当然、変えたくない、という抵抗があることは承知しています。しかし、そここそを変えなければ、会社は変わらないと考えました。DXへの流れもあり経営のITへの関心度も高まって来ています。今回の移行について全社的な物議を醸したことは、むしろ無関心からの進化だと捉えています。」 

最後に三浦氏は、PHONE APPLIへの期待について次のように語る。「『PHONE APPLI PEOPLE』は実績や使いやすさに加えて、今後もサービスが改善され続けていくことへの期待がありました。そして、PHONE APPLIから当社の働き方を変える取り組みを一緒に進めていきましょう、というご提案をいただけたことも、選定の大きなポイントでした。働き方について、Phone Appliの良いところは当社でも取り込んでいきたいと考えています。これからも連携、協働に期待しています。」 

新たな働き方を通じ、企業変革を目指す三菱商事。次回、全社展開が完了後に、機能や効果についての評価をいただく予定です。