Web電話帳のメリットと使用上の注意点とは？

「Web電話帳の導入を考えている」
「大きな意思決定なので導入に失敗したくない」
「まずはWeb電話帳のメリットや注意点を知りたい」

新型コロナウイルスの影響などによってテレワークやフレックスタイム制が注目されているいま。それにともない「Web電話帳」を導入する企業も増えています。しかし、業務を効率化するために導入するのに、手間が増えてかえって非効率になってしまった、なんて失敗はしたくないですよね。そこで本記事では、以下の内容を中心に解説していきます。

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳への知識を深め、サービス導入にお役立てください。

Web電話帳の特徴と機能

まずはじめに、Web電話帳とはどういったものなのか、その特徴と機能をみていきましょう。なかでも代表的なのが、以下の4つの特徴・機能です。

1. 社員・お客様情報などを一元管理

1つ目は、「社員や顧客情報の一元管理」です。Web電話帳では、社員やお客様の情報を一元管理できます。データはすべてクラウド上に保存されるため、社内における電話帳の管理・共有もスムーズです。スマートフォン1台で、いつでも、どこでも知りたい相手の連絡先を確認することができます。

2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能

2つ目は、「スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能」であること。Web電話帳には「名刺登録機能」が備わっているものもあり、スマホのカメラやスキャナーで簡単に撮影→登録することができます。

3. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示

3つ目は、「電話帳に登録しなくても着信情報が表示」される点。Web電話帳には「着信表示機能」が備わっており、相手の連絡先を登録していなくても、所属や名前といった情報が端末の画面上に表示されるのです。お互いに登録する必要がないため、コミュニケーションロスを防ぐことができます。

4. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

4つ目は、「Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる」ことです。Web電話帳サービスによっては、チャット機能やビデオ会議機能が搭載されているものも。ひとつのプラットフォームで複数の機能を使えるため、コミュニケーションの幅も広がります。

Web電話帳の5つのメリット

前章ではWeb電話帳の特徴と機能について見てきました。それでは続いて、Web電話帳のメリットについて見ていきましょう。Web電話帳には以下のような5つのメリットがあります。

1. 情報の一元管理による業務効率化

Web電話帳は、クラウド上で連絡先を一元管理できます。「氏名」「電話番号」「所属部署」「メールアドレス」といった情報を組織で一度登録してしまえば、その後ずっと社内全員で管理・共有可能です。

エクセルや紙で取引先や社員の連絡先を管理している会社の場合、人事異動など人の出入りが多いと都度最新の状態に作成し直すなど管理が大変になります。一方のWeb電話帳では、クラウド上で連絡先を一括管理できるため、変更や追加をする手間が省け、業務の効率化につながるのです。

2. 着信情報表示による機会損失の削減

Web電話帳では、仮に自分が登録していなくても、相手の情報が端末上に表示されます。どこの誰からの着信なのか一目でわかるため、確認する必要がありません。たとえば、「電話が来たけど発信者が分からないので折り返せない」「間違い電話だと思って取らなかったけど実は取引先の新しい担当者だった」といった機会損失の削減が可能です。

3. 必要な情報にすぐアクセスできる

Web電話帳では、必要な情報にすぐにアクセスできます。相手の所属部署や名前を調べられる検索機能や、相手の居場所を特定できる位置情報機能が備わっているサービスも。必要な情報がすぐに手に入ることで、打ち合わせのアポイント取りがスムーズになったり、災害時の安否確認ができたりと、迅速な対応が可能です。

4. 連絡先の公私混同を回避

Web電話帳には、公私混同を回避するメリットもあります。なかには、社員個人のスマートフォンを業務利用している会社もあるでしょう。その場合「公私混同してしまうのではないか」という心配があります。

しかし、Web電話帳を導入することで、「プライベートの連絡先はスマホ内の既存の電話帳に」「仕事の連絡先はWeb電話帳に」といった使い分けができるようになるのです。

5. 情報漏えい対策にもなる

Web電話帳はインターネット上で情報管理をおこなっているため、取り扱う個人情報量も膨大です。だからこそ、情報漏えいのリスクを前提においたセキュリティ対策が充実しています。強固なクラウドサーバーの搭載やアカウントロック、アクセス制限機能まで、セキュリティ機能は多彩です。

Web電話帳活用時の2つの注意点

前章で見てきたように、Web電話帳には数多くのメリットがあります。しかし、一方で注意点も存在します。特に注意しておきたいのは以下の2点です。

1. 他の社内ツールの混同

Web電話帳には、さまざまな機能が備わっている一方で「社内ツールと混同してしまう」というデメリットも。インターネットが発達した現代では、チャットツールや顧客管理ツールなど、Web電話帳以外のツールを導入している会社も多いです。

たとえば、チャット機能付きのWeb電話帳を導入した場合、「この話はどこのチャットでの会話だっただろうか？」といった混乱が生まれることも。そのため、ツールごとに利用範囲を決めるなど、ツールが混同しない工夫が必要です。

2. アカウント管理作業が増える

Web電話帳では、一人ひとりが「自分のアカウント情報」を登録しなければなりません。そのため、部署異動や転職をした際、随時情報の変更・追加をする必要があります。

また個人が登録した情報はクラウド上で一括管理されるため、組織でのアカウント管理も必要です。Web電話帳だけであれば問題ありませんが、複数のツールを導入している場合、個人・組織ともにアカウント管理の手間が増えてしまいます。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の活用シーン

では、Web電話帳はどのように活用すれば良いのでしょうか。ここでは、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の具体的な活用シーンについてご紹介します。

1. リモートワーク・フリーアドレスの促進

Web電話帳の導入は、リモートワークやフリーアドレスの促進に役立ちます。スマートフォン1台で社員やお客様とやり取りができるため、働く場所を選びません。全社員がWeb電話帳を利用すれば、固定電話を置く必要もなくなるため、リモートワークやフリーアドレスがさらに促進されます。

2. 他のアプリとの連動

Web電話帳は、他のアプリとの連携も可能です。たとえば、オンラインミーティングアプリの「Skype」や、WordやExcelなどMicrosoft365との連携など、他のアプリとの連携機能が充実。Web電話帳からすぐに他アプリにリンクできるため、社員のリソースが削減され、業務効率アップにつながります。

3. 名刺登録機能で電話帳を共有

Web電話帳の「名刺登録機能」によって、社内全員で電話帳を共有することが可能です。また名刺を登録するだけでなく、同じ部署の社員を「グループ化」することもできます。最初から「どこの誰なのか」を明確することで、コミュニケーションロスを防止できるのです。

4. オフィス内の社員の居場所を検索

なかには「相手の位置情報」を調べられる機能が付いたWeb電話帳も。相手がどこにいるのか一目で把握できるため、「今すぐミーティングがしたい」「ビデオ通話したいが、相手が外出していないか知りたい」といったシーンでも、すぐに確認が可能です。

Web電話帳を導入する企業の推移

昨今の新型コロナウイルスの影響によって、テレワークやフレックスタイム制が注目を浴びています。それにともない、Web電話帳を活用する企業も増加傾向に。

2020年7月に実施されたMM総研による市場調査によると、Web電話帳のライセンス数は前年度より34.4万件も多い「179.4万件」という結果になりました。

新型コロナウイルスの影響だけでなく、「人手不足」も叫ばれている現代。そんな中で「社員の生産性を上げたい」「業務効率をアップさせたい」と考える企業が増えているのです。

またテレワークに移行するにあたって、「固定電話を削減したい」という企業もどんどん増えています。固定電話を削減するために、スマートフォンを導入し、さらにWeb電話帳を取り入れることで、固定電話を削減しようといった流れです。

【事例紹介】Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入事例紹介

それでは最後に、Web電話帳の導入事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」を導入した企業の事例をピックアップ。ぜひ自社の参考事例としてお役立てください。

株式会社ニトリ

株式会社ニトリは、北海道札幌市に本社を構え、全国に家具・インテリアの小売業を展開する会社です。2018年に「PHONE APPLI PEOPLE」を導入した同社。今では「以前の状態には戻れない」という社員が続出するほどの必須ツールになっているといいます。

発信元の表示機能によって、電話をかける側・受け取る側両者のストレスが減り、社内コミュニケーションが円滑になった事例です。

その他の事例についてはこちらをご参照ください。

まとめ

本記事では、Web電話帳のメリットをはじめ注意点、活用シーン、事例について解説してきました。

情報の一元管理や着信表示、公私混同の回避など数多くのメリットがあるWeb電話帳。昨今の状況でWeb電話帳を導入する企業も増えており、事実、テレワークやフリーアドレス制の促進にもつながっています。ぜひ本記事でお伝えした内容を、自社のWeb電話帳サービス導入にお役立てください。