CASE STUDY 導入事例

導入事例

Phone Appliの働き方改革・オフィス設計にも共感!
新本社を“社員が集うオフィス”に

東急不動産ホールディングス株式会社

POINT

  1. Phone Appliのオフィス設計、ITを活用した働き方改革に共感
  2. 本社移転を機にオフィスを部署単位でフリーアドレス化
  3. 3000人が利用するコミュニケーションポータルとして連絡とれるくんを採用

2019年8月に東京・渋谷の「渋谷ソラスタ」へと本社オフィスを移転した東急不動産ホールディングス(以下、東急不動産HD)。この新オフィスでは、「緑あふれる広々とした空間で、従業員一人ひとりが、それぞれのワークスタイルに合わせて自由に働く」という先進的な働き方が実践されている。 

ワークライフバランスやダイバーシティへの対応、生産性向上といった様々な要素を満たす新しい働き方を確立していくために、同社は新オフィスをどのようなコンセプトで構築したのか。それを端的に示しているのが「Call(コール)」という名称だ。 

東急不動産HDは本社がある渋谷ソラスタと、グループ企業が入居する渋谷道玄坂東急ビル、渋谷センタープレイスを含めた拠点をCallと名付けた。この名称には、「本社が呼んでいる」という意味が込められている。場所にとらわれずどこでも働けることが当たり前になった今、だからこそ「従業員が自然に集まってくる場所にしたい」という考えのもとでオフィスを設計した。 

働き方が多様化するのに、オフィスの役割もまた確実に変わり始めている。これからのオフィスに求められるのは、リモートワークや在宅勤務に比べて高いパフォーマンスが発揮できる場所であること、あるいは上司や部下、同僚とコミュニケーションを行い、新たなアイデアを生み出すための場としての役割だ。東急不動産HDは新オフィスにおいて、そんな新たな働き方を目指している。 

Phone Appliのオフィスと働き方に共感

今回の本社移転プロジェクトを進めるなか、東急不動産HDは働き方改革に取り組む複数の企業を見学して、それぞれのコンセプトや実践内容を参考にしたという。なかでも、グループIT戦略部 ITインフラ企画グループ 課長の鈴木篤氏が「非常に刺激を受けた」振り返るのが、Phone Appliの働き方だった。 

Phone Appliも2018年に移転を経験しており、「CaMP(Collaboration and Meeting Place)」と名付けた新オフィスで働き方改革に取り組んでいる。名称の通り、社員が出会いコラボレーションするための場としてオフィスを位置づけ、かつ、最高のパフォーマンスを発揮できる環境を実現するために各種ITツールを活用した実験的な取り組みを行っている。 

鈴木氏が属するグループIT戦略部だけでなく、東急不動産のあらゆる部門の社員がCaMPを見学に訪れたという。「何度かに分けて最終的には100名以上(鈴木氏)が訪問。オフィスの設計はもちろん、Phone Appli社員が先進的なITツールを使って働く様子を参考にした。

「働き方改革に取り組む企業は多いが、やりたいことを具体的なツールに落とし込むところまでできているところはそれほど多くない。Phone Appliはそこが最も作りこまれていた」と氏。「もちろん完成形でないものもあるのだろうが、最も熱心に実験されていたのがPhone Appliだった」と振り返る 

オフィス設計に関する部分で参考になったものとしては、例えば、限られた面積を最大限に活用するために、什器の配置や使い方を柔軟に変更できるようにしていた点挙げる。 

CaMPには、キャンプ用品のテーブルと椅子を配置しているフリーアドレスエリアがある。軽量な什器を用いることでレイアウトを簡単に変えられるようにしているのだ。これにより、普段はフリーアドレス型の執務エリアとして使いながら、テーブル/椅子の配置を変えればすぐにミーティングやセミナーを行うことができる。「オフィスの広さに制限があるなか、ダイナミックに使い方を変えられるようにしていた点はとても参考になった」(鈴木氏)という。 

コミュニケーションポータルに「連絡とれるくん」を採用

このようオフィスの設計や働き方を参考にするととともに、東急不動産HDはPhone Appliが提供するITツールも新オフィスに取り入れている。本社移転を機に導入したコミュニケーションポータル「連絡とれるくん」だ。連絡を取りたい相手を検索して電話発信を行うWeb電話帳の機能を軸に、社内外のコミュニケーション/コラボレーションを活性化するための様々な機能を実装している。 

東急不動産HDは旧オフィスで、独自開発した内線簿アプリを利用していたが、ITインフラ企画グループの工藤啓太氏によれば、ある課題を抱えていたという。 

同社はiPhoneを内線電話としても使っているが、従来の内線簿アプリはクラウド上で管理する連絡先データをiPhoneにダウンロードして保存する仕組みだったため、「連絡先情報を最新の状態に保つのが難しかった」(工藤氏)。例えば、退職者が使っていた番号を一定期間後に新入社員に割り振った場合、各社員が使うiPhone内のデータの更新がうまくなされていないと、電話着信時に退職者の名前が発信元として表示されてしまうといったケースが度々あった。 

また、iOSのアップデートにより内線簿アプリが使えなくなる問題も度々発生。「利便性が低い状況が続いていた」(工藤氏) 

こうした課題を解決することに加えて、移転後の新オフィスはフリーアドレス制となるため、従来にも増して電話をかけたい相手の連絡先や所属を簡単に検索できるようにする必要あった。そこで、「場所にとらわれない働き方を推進するため、従業員同士がストレスなくスムーズに連絡を取れるようにする」ことを目的に連絡とれるくんを採用。現在、グループ会社も含めて約3000人が利用している。 

同じ会社内の社員はもちろん、グループ会社間で密に連絡を取り合うことも多く、連絡とれるくんはグループ共通のコミュニケーションポータルとして利用されているという。電話の発信時・着信時ともにクラウド上で管理する連絡先データベースを参照して情報表示するため、以前のように古いデータが表示されるといったトラブルはなくなった。 

さらに、東急不動産HDでは電話のかけ方が特殊であり、その使い方を社員に徹底させるのに連絡とれるくんが一役買っている。 

4桁の番号のみでよいが、外線発信時には拠点ごとに異なるプレフィックス番号をつける必要がある。連絡とれるくんのプレフィックス機能によりこれを自動化した「電話をかけるときに発信方法を選択するだけで適切に発信できる」(工藤氏)ようになったのだ。 

このほか、東急不動産HDで利用しているマイクロソフトの「Office 365」と連絡とれるくんの親和性の高さも評価しているという。両サービスは連携しており、連絡とれるくんで社員を検索したあと、Microsoft Teamsを起動してチャットすると言った使い方も可能だ。また、同社では社員がiPhone上で複数のSaaSを使いながら業務を行っているが、連絡とれるくんとOffice 365でシングルサインオンができることも、ID/パスワード管理の煩雑さを解消するのに役立っている。 

運用管理者にも「やさしい」設計

このように社員の利便性向上に貢献する一方で、社内システムの運用や社員のサポートを行う運用担当者は連絡とれるくんをどう見ているのか。「インターフェースも仕組みそのものもわかりやすい」と評価するのは、業務改革推進グループ シニアITスペシャリストの小平直樹氏だ。同氏は、東急不動産HD社員情報を管理するID統合管理システム等と、各種のSaaSアプリケーションとの間のデータ連携を担っている。「会社ごとに複数のデータベースに分かれており、それらとデータ連携させなければならないが、連絡とれるくんはそうした当社の使い方にあっていた」と話す。 

現在は手作業でデータ連携を行っているが、これを自動化するための仕組みもテストしている。小平氏らからの要望に応じてPhone Appli側で、データを自動的に取り込む機能を開発。この自動化システムが正式稼働すれば、運用負荷はさらに軽減されるはずだ。 

同じく連絡とれるくんの運用を担当しているITインフラ企画グループ岩浅英生氏も、「データ更新の仕組みがわかりやすく、この手のシステムにありがちな文字コードや文字数等の制約も少ない。柔軟に使えるようにできており、運用担当者にとって“やさしい”」と評価する。 

ただし、その一方で「単一の会社で利用することを想定したシステム設計であり、当社のように複数のグループ会社で共通の連絡帳として使う場合に課題もある」と話す。例えば、会社ごとに管理権限を分割・移譲したり、ユーザーが利用できる機能や表示する情報を変えたりといったことができるとさらに利便性が増し、運用もしやすくなると指摘する。 

Phone Appli側でもこうしたフィードバックを受けて、機能改善追加していこうとしている。 

グループ会社から「うちも使いたい」

2019年8月に連絡とれるくんの利用を開始した後、数カ月間は以前の内線簿アプリも併用していたが、同年末にその“猶予期間”終了し、電話帳は連絡とれるくんに一本化した社員からの連絡とれるくんに関する問い合わせも増えており、「利用率はこれから増えていくだろう」と工藤氏は話す

また、連絡とれるくんをまだ展開していないグループ会社から「うちも使いたいと言ってきているというこうしたリクエストに応じながら、今後グループ会社へ拡大していく計画だ。 

東急不動産ホールディングス株式会社
会社名
東急不動産ホールディングス株式会社
住所
〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1-21-1 渋谷ソラスタ
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