CASE STUDY 導入事例

導入事例

コロナ禍の全社テレワークも混乱なし
PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)で働き方“急”改革を乗り越えた!

株式会社ソフトクリエイト

POINT

  1. PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)が全社テレワーク移行を下支え
  2. テレワーク社員も「オフィス内の出社状況」をひと目で把握
  3. 連絡したい相手の予定も瞬時に確認

 新型コロナウイルスの感染拡大と緊急事態宣言の発令によって、多くの企業が急遽“全社テレワーク”を強いられた2020年。従来から大規模な在宅勤務環境を整備していた企業は少なく、混乱に陥った企業も多いだろう。今回の “コロナ禍”は、日本中の企業にとって、働き方を真剣に見直す契機になった。

 東京・渋谷に本社を構える株式会社ソフトクリエイトも、もちろん例外ではない。政府による緊急事態宣言の発令に合わせて、200人余りの社員のほぼ全員をテレワークへ移行した。

 同社はちょうどその直前、PHONE APPLIのクラウド型コミュニケーションポータルサービス「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)やマイクロソフトの「Microsoft 365」の導入準備を進めてきており、これと並行して、社員の私用スマートフォンを業務に用いるBYODも一部社員で始めていた。こうした備えがコロナ禍でのテレワークに大いに役立ったと話すのは、ソフトクリエイトホールディングス(以下ソフトクリエイトHD)経営管理本部 情報システム部 部長の長尾聡行氏だ。

 「緊急事態宣言にギリギリ間に合った。その後の在宅勤務ではこれが大活躍。コロナで受動的にテレワークを始めたにしては、まったく混乱なくできた」

 この成功を受けて20209月には、約730名の社員を抱えるグループ会社の株式会社ecbeingにも導入。現在、グループ内のほぼ全ての社員1000名弱がPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)を利用している。「ソフトクリエイトでの実績があったので、自信をもってecbeingでも採用できた。従来使っていたグループウェアや連絡帳からの移行は大変だったが、それで得た成果は非常に大きい」と長尾氏は振り返る。

 新型コロナ感染拡大による混乱がある程度収まった後も、3割程度の社員が常時テレワークを実施しており、PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)Microsoft 365Microsoft Teamsを活用して活発なコミュニケーションを行っている。

ソフトクリエイトHD 経営管理本部 情報システム部 部長の長尾聡行氏(左)と、経営管理本部 情報システム部の佐久間大希氏(右)

クラウド電話帳だからBYOD移行もスムーズに

 ソフトクリエイトはPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)を使って、どのようにコミュニケーション環境を整備したのか。具体的にみてみよう。

 PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)採用のきっかけとなったのは、ケータイ内線の使い勝手を向上させたい、社用携帯からBYODへ移行したいという2つのニーズだった。

 従来は、外出の多い社員に会社からスマートフォンを支給し、通信キャリアが提供するFMCサービスを利用していたが、使い勝手に満足していなかった。さらに、社用端末と私用端末との2台持ちになるなど不便も多い。

場所を問わずスマートフォンで簡単にコミュニケーションが取れる環境をBYODで実現し、かつ使い勝手を良くしたいというこの要望に合致したのが、PHONE APPLIPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)だった。

 業務に使う連絡帳データをクラウド上で一元管理するため、「社用携帯からBYODに移行する際にも連絡帳データをそのまま引き継げる。これが圧倒的なメリットだった」と長尾氏。加えて、「クラウド上で管理する業務用の連絡先と、端末内の個人アドレス帳を分けられる。これも必須だった。」

050電話で、「キャリアのケータイ内線よりも便利に」

 さらに、PHONE APPLIが紹介した楽天コミュニケーションズの通話サービス「モバイルチョイス“050”」を組み合わせることで、通話料も削減できた。社外から内線電話を発信する際には、プレフィックス番号を自動付与するなどの工夫をしたこともあり、「どこにいてもパッと内線電話で話せる。050電話をベースにして、非常に低コストにキャリアのFMC以上の環境ができた」と長尾氏は喜ぶ。

 なお、BYODは希望制で、現在4分の1程度の社員が私用のスマートフォンを用いて上記の環境で仕事をしている。ジワジワとBYODに移行する社員も増えているそうだ。会社支給の端末と混在する状況でも問題なく活発なコミュニケーションが行われている。

 社外や在宅環境で働く際に必要な、着信時の「発信者通知」も問題なく行える。PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の連絡先データベースに、拠点・部署等の代表番号を登録。これにより、「電話を受けるときに、どこからかかって来たのかがわかる。関連企業の番号もすべて登録しており、これもコミュニケーションの円滑化につながっている」と、経営管理本部 情報システム部の佐久間大希氏は話す。

オフィスレイアウト上に現在位置を表示

PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)の機能を使い、オフィスレイアウト上に社員の現在位置を表示する

 使い勝手の良さに直結する画面デザイン、そして、社員の現在位置が瞬時に把握できる「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)の存在も、「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)採用の大きな決め手になった。「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)のリスト画面、PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)のオフィスレイアウト表示のいずれも格好いい。社員に浸透させるためにも、見た目のインパクトは大切」と長尾氏は強調する。

 連絡を取りたい相手がオフィス内にいる場合は、無線LANシステム「Cisco Meraki」から取得する位置情報を使って、上画面のように現在位置を直感的に把握できる。「これがテレワークですごく役にたった。誰が出社いているかがすぐにわかり、同じ画面から話したい相手に即座に内線がかけられる」。Microsoft Teamsのチャットも内線電話も場所を問わずに使えるため、「在宅勤務中もオフィスにいるのとそれほど遜色ない状況で仕事ができている」という。

 なお、ソフトクリエイト社内では最近、BYODの利用が急拡大しているという。引き金になったのが、会社支給スマホの紛失事件だ。

 営業職社員に対して会社が貸与した携帯電話の紛失が相次いだのだが、いずれのケースも業務時間外の紛失で、バッテリー切れも重なって発覚が遅れた。それに対して、私用のスマホは利用頻度が高いので紛失にもバッテリー切れにも気づきやすい。BYOD端末の紛失は運用開始後1件も発生していないという。

 こうして、以前はBYODを躊躇していた社員からも利用申込が急増した。社用携帯からBYODへの移行は、PHONE APPLIがクラウド側にデータを保持しているため、アプリを入れてログインするだけでスムーズに行えることもあり、着実にその数を増やしているそうだ。

Microsoft 365連携で使い勝手がさらにアップ!

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)のリスト表示画面。Microsoft 365のスケジュールと連携して、右端に現在の状況が表示される

 導入後にMicrosoft 365PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)を連携させたことで、さらに使い勝手がアップし、社員の満足度はさらに向上した。

 特に、Microsoft 365のスケジュール表示を連携させたことが利便性をアップさせた。社員をリスト表示するメイン画面(上画像)には連絡先情報やコメントと共に、Microsoft 365に登録されているスケジュール情報も表示される。ひと目でリアルタイムな状況が確認できるうえ、クリックすればその日の予定も閲覧可能だ。「これを確認してから電話やチャットをすれば、ロスがない。連絡帳とスケジュールが同じ画面に一体化されたことで、電話の取次ぎが楽になった」という。

 かつては電話帳、グループウェアの予定表、チャットと複数の画面を使い分けなければならなかったが、いまではPHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の画面からすべての情報にアクセスできる。「この画面をコミュニケーションのハブにして周りとつながれる。それがとてもいい」と長尾氏。働き方改革を進めるための大きな後押しとなっているようだ。

株式会社ソフトクリエイト
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株式会社ソフトクリエイト
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  • PHONE APPLI PEOPLE (旧:連絡とれるくん)
  • PHONE APPLI PLACE (旧:居場所わかるくん)
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