連絡先の管理方法を統一することで、業務効率が向上！スマートフォン活用で年間1,000万円以上のコスト削減に成功

共同住宅や店舗の建築・インフラ構築など、建設事業をメインに展開する馬淵建設株式会社。創業以来「世のため人のため」をモットーとし、豊かな社会の実現に貢献すべく事業をおこなっている。
また建設業界全体では、長時間労働を是正する「働き方改革関連法」適用に向け、業務効率化を目的としたICT技術活用が進んでいる。同社は2021年7月、社用携帯としてスマートフォンを支給するのと同時に、PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下 PEOPLE）を導入。しかし、そこに至るまで社内連絡先や名刺の管理にまつわる課題を抱えていたという。今回はPEOPLE導入の経緯や導入後の効果について、同社 経営企画部 ICT推進室 野木克也氏、山内美弥氏にお話を伺った。

※馬淵建設について

https://www.mzec.co.jp

社内連絡先と名刺の管理方法に課題があった

同社は、社用携帯の支給をきっかけにPEOPLEを導入した。社用携帯としてスマートフォンを導入した背景について、山内氏は次のように語る。
「建設現場の看板には必ず施工者の連絡先を表示する必要があり、今までは社員の私用携帯の番号を記載していました」。私用携帯の番号を掲載していたことで、社員が休日にも対応に追われることがあったという。私用携帯の業務利用が常態化していることを懸念し、2021年7月、社用携帯としてスマートフォンを導入することになった。

社用携帯の導入前、同社は上記のほか2つの課題を抱えていた。

• 課題1.セキュリティ面に不安があった
• 課題2.名刺情報が社内に共有されていなかった

1つ目の課題は、セキュリティ面に不安があったこと。
野木氏は「社内連絡先は、ほとんどの社員が私用携帯のローカル電話帳で管理していたため、セキュリティの観点から不安を感じていました」と語る。社内ポータルに社内連絡先を取りまとめてはいたが、会社内でのPCブラウザ利用を想定したものであり、VPNに繋げない外出先では確認できなかったという。

加えて、業務上でそれほど関わりのない社員はローカル電話帳に登録していないケースも多く、着信があっても発信元がわからないことで掛け直しに躊躇し、コミュニケーションに支障が出ることもあった。

2つ目の課題は、名刺情報が社内に共有されていなかったこと。
社外で受け取った紙の名刺は個々でファイリングしていたため、社内に共有されず、情報を資産として蓄積できていなかったという。
「名刺を受け取った本人以外はその管理方法に関与しないため、退職した社員が顧客情報を持ち出せるというリスクもありました」と山内氏は話す。
上記課題を解消するべく、社内連絡先と名刺情報の両方を管理できるツールを探していた。

操作性とセキュリティ面が大きな決め手に

PEOPLEを導入するにあたり、大きな決め手となったのは “操作性がシンプルなこと” “セキュリティ面で安心できること” の2つだったという。

「社員が抵抗なく新しいツールを利用できるよう、操作性がシンプルなものが望ましいと考えていました」。
どのように操作すればいいかわからないツールだと、社員はいずれ利用しなくなっていく。特に名刺の読み取りが簡単にできることは大きなメリットだった。

また、セキュリティ面での安心感も大きかった。建設現場での雨による水没や落下による破損など、スマートフォンにかかる負荷が大きいケースがある中、連絡先データをクラウド上に保存できることは大きな安心に繋がったという。野木氏は「端末内の電話帳に連絡先を登録していたため、スマートフォンの水没や破損で連絡先データが消えてしまうことがありました。端末が故障しても、クラウド上のデータが消えないことは利点でした」と語った。

加えて、PEOPLE導入時は利用促進のためさまざまな工夫を凝らした。
「名刺の読み取り方法についての動画を作成したり、社内説明会を実施したりしました。説明会後には複合機で大量の名刺を読み取る社員が順番待ちになり、ニーズがあると改めて実感しました」と山内氏は振り返る。
PEOPLEの導入にあたり、役員が積極的に後押ししてくれたことも利用促進につながった。社員から問い合わせなどもなく、スムーズに進められたという。

連絡先の管理方法を統一し、業務効率が向上

PEOPLEを導入し、同社は大きく2つの効果を感じているという。

• 効果1：社内連絡先の管理方法を統一でき、業務効率が向上した
• 効果2：名刺情報を共有資産として蓄積できるようになった
• 効果3：現場案内図を外出中でも閲覧できるようになった

1つ目の効果は、社内連絡先の管理方法を統一でき、業務効率が向上したこと。
社用スマートフォンと同時にPEOPLEを導入したことで、セキュリティの観点からスマートフォンを安心して利用できるようになった。
以前は、社員が個々に管理していた連絡先データを統一することが可能になった。
「連絡先データがクラウド上に保存されていることで、端末の故障や破損によるデータ消失のリスクを回避できるという安心感は大きかったです」と山内氏は振り返る。また、社内ポータルとは違い、どこにいても連絡先データを閲覧できることも利便性を向上させた。

「着信時に氏名や所属などの情報が表示されるようになり、とても便利です」と野木氏は続ける。端末に登録していない電話番号から着信があった際、以前は社内ポータルを確認し、社内の誰からの電話だったのかを都度確認していた。今はその作業が不要になり、業務効率の向上につながったという。
「着信表示されることで、スムーズにコミュニケーションが取れるようになりました」

2つ目の効果は、名刺情報を共有資産として蓄積できるようになったこと。
受け取った名刺はPEOPLEに登録すると社内で取り決め、名刺情報を資産化できるようになった。山内氏は「名刺情報の属人化を防ぐことで、社員が退職しても情報資産として残せるようになりました」と語る。
また、各社員が個々で登録していたために発生していた連絡先の氏名の表記ゆれもなくなり、共有したときに “誰の連絡先なのかわからない” といった困りごとも発生しなくなった。

さらに、スマートフォンとPEOPLEを活用することで、大きなコスト削減に成功したと野木氏は語る。「建設業界の働き方が変化し、業務においてスマートフォンは欠かせないものになっています。スマートフォンの通信費が年々安くなっていることに加え、PEOPLEを活用することで業務効率も向上し、約1,000万円のコスト削減に成功しました」

3つ目の効果は、現場案内図を外出中でも閲覧できるようになったこと。
同社では、社員が建設現場へ向かう際、現場の住所や詳細な情報を記載した “現場案内図”を活用している。
山内氏によると、以前は現場案内図に関する課題を抱えていたという。
「常に100前後の建設現場があるため、現場案内図のPDFを会社で印刷して、それを見ながら現場に向かっていました。印刷に手間がかかり、非効率な業務であることが課題でした」。印刷業務を削減するために同社は、本来PEOPLEで名刺を登録する項目に、現場案内図を登録することで、現場案内図を外出先でも確認できるようにした。
「今は、外出中でもPEOPLEから現場案内図を確認できるようになり、とても便利になりました。印刷業務を削減でき、業務効率化につながっています」と山内氏は語る。

PEOPLEをMicrosoft Teamsと連携し、コミュニケーション円滑化

同社ではMicrosoft TeamsとPEOPLEを連携し、Microsoft Teamsアプリ内でPEOPLEを起動して活用している。
山内氏は「コロナ禍での利用が増加した頃から、社内でのコミュニケーション基盤はMicrosoft Teamsになりました」と説明した。

同社は将来的にクラウドPBXを導入する見通しだという。
「PEOPLEとクラウドPBXを連携して利用する予定です。今後もツールを活用し、さらなる業務効率化を目指します」