検索性向上で社員間の連絡がスムーズに！連絡先管理の工数も大幅に削減

1921年の創業以来、電機・電子の技術商社として事業活動をおこなう株式会社立花エレテック。
同社は以前、Excel電話帳の管理にまつわる工数増大や、電話帳データのセキュリティ上の懸念などにおいて課題を感じていたという。今回は同社 総務コンプライアンス部 総務課 課長 尾川幸太郎氏に、PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下PEOPLE）導入の背景やその効果についてお話を伺った。

Excel電話帳でのデータ管理に課題があった

PEOPLE導入前、同社ではExcelで作成した電話帳を主に使用しており、その電話帳にまつわる2つの課題があったという。

• 課題1.データ管理に手間がかかっていた
• 課題2.検索性が低かった

1つ目の課題は、データ管理に手間がかかっていたこと。
同社は以前、電話帳の元データをExcelで作成しており、人事異動・入退社などの際は手動でデータを修正していたという。尾川氏は「電話帳の更新を手作業でおこなっていたため、電話番号の記載間違いなどのミスが生じるケースがあり、ダブルチェックが欠かせませんでした」と語った。

同社では社内閲覧用にExcel電話帳を内線表として印刷し、オフィス内に掲示していた。
内線表はオフィスを訪問した社外の人間も閲覧できる状態だったため、セキュリティ上の懸念があったという。 「ほかにも、印刷する際に体裁を直したり、印刷用にうまく1ページ内に収まるよう調整したりといった手間もかかっていました」

2つ目の課題は、検索性が低かったこと。
Excel電話帳を社内ポータルに掲載し、PCブラウザ上から閲覧していたが、電話番号での検索ができなかった。「電話番号で検索できないため、知らない内線番号から電話がかかってきても、誰からの着信なのか調べられませんでした。部署や名前からしか検索できず、とても不便を感じていました」と尾川氏は話した。

その後、同社は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、場所にとらわれない働き方を実現すべく在宅勤務を推進。アシスタントスタッフを含めた全社員へスマートフォンを支給した。
「スマートフォンの支給に加え、電話帳管理に課題を感じていたこともあり、スマートフォンで利用できる連絡先管理ツールを検討していました。セキュリティの観点からスマートフォン端末の電話帳を使用せず、安全なクラウド型ツールの利用を考えていました」と尾川氏は振り返る。また、導入を検討していたクラウドPBXと連携できるツールであることも条件のひとつだった。

管理工数を大幅に削減できる点が決め手に

PEOPLEを導入するにあたり、社内連絡先の管理工数を削減できる点が大きな決め手になった。「人事異動などのとき、手動で更新作業をおこなう必要がない点が魅力でした。また、クラウド上にデータがあるため、安全にデータを管理できるだけでなく、スマートフォンからもPCからも閲覧できるメリットも大きかったです」と尾川氏は語った。
「“既存クラウドPBXと連携できる”という条件も満たしていましたし、加えて一部社員が利用しているSansanと連携できる点もよかったです」

PEOPLE導入時は、利用促進のため社員へのマニュアルを配布したり、説明会を開催したりしたという。
「説明会では動画を録画し、他拠点へ展開したところ導入がスムーズに進みました」

業務連絡の効率向上や連絡先管理の工数削減を実現できた

PEOPLEを導入し、同社では2つの大きな効果を感じたという。

• 1.業務連絡の効率が向上した
• 2.管理工数を削減できた

1つ目の効果は、業務連絡の効率が向上したこと。
これまではPCから社内ポータルを確認し、それを見ながらスマートフォンに電話番号を手動入力していたため、手間がかかるだけでなく、電話のかけ間違いもあったという。現在はスマートフォンのPEOPLE内で連絡したい相手を検索し、スマートフォンひとつでそのまま電話をかけることができるようになった。尾川氏は「PEOPLEを導入したことで氏名・所属の着信表示が正確になり、電話のかけ間違いがなくなりました。連絡そのものもスピーディになり、業務効率がアップしました」と語る。スマートフォンを用いた連絡が定着したため、今後固定電話を縮小していくことで、経費の削減も見込めるという。

「Excel電話帳と比べて検索性が格段に向上しました。氏名や部署、組織ツリーなどでの検索が可能になったことで社員を探しやすくなり、スムーズに連絡を取れます。“九州担当” “広島担当” など担当地域をPEOPLEに入力することで、連絡したいアシスタントスタッフを即座に検索できて便利です」と尾川氏は話す。

また、同社はPEOPLEとMicrosoft Teamsを連携させて、Microsoft TeamsのプレゼンスをPEOPLE上に表示させている。“連絡可能”や“応答不可”など連絡したい相手の状態を確認できるため、電話・メール・チャットなど適切な連絡手段を選ぶことができる。

2つ目の効果は、管理工数を削減できたこと。

また、大きな課題のひとつであった管理工数も削減できたという。「人事異動・入退社の際も、その社員のデータをPEOPLE上で更新するだけです。手動での管理やダブルチェックのほか、体裁を整えたり印刷したりといった作業が不要になり、工数が大幅に削減できました」。手動でおこなうことにより発生する人為的なミスもなくなった。

「セキュリティ面でも安心して利用できるようになりました」と尾川氏は続ける。「社内連絡先データがクラウド上にあることで、セキュリティ面での不安は発生しません。また、社内連絡先をスマートフォンからすぐに確認できるため、内線表を印刷してオフィス内に置く必要もなくなりました」。

加えて、PEOPLEの導入により、在宅勤務などコロナ禍における働き方の変化に対応できたことも大きな成果のひとつだった。アシスタントスタッフは今後も出社と在宅勤務を使い分け、柔軟な働き方を目指していくそうだ。

「今後はグループ会社にもPEOPLEを展開し、社内での連携を強化していきたいと考えています」と尾川氏は意気込む。PEOPLEの機能をさらに活用し、リモートワークやフリーアドレスなどさまざまな働き方を取り入れていくことで、同社はさらなる業務効率の向上を目指す。