Microsoft Teams連携で、約2,800人の社内コミュニケーションが円滑に！

トラックやバスなどの商用車を製造・販売し、世界150ヵ国以上の国々で物流に貢献するいすゞ自動車株式会社。2022年5月に本社を横浜に移転し、従業員が働きやすいオフィス環境を目指している。同社は本社移転のタイミングで固定電話を廃止し、本社の社内外コミュニケーション手段をMicrosoft Teamsに集約。それに伴いMicrosoft Teamsの電話帳機能を強化するために、PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下PEOPLE）を導入した。今回は、同社 総務人事部で本社移転プロジェクトのICTを担っている関恵氏と河添裕一氏に、PEOPLEを導入するまでの経緯や導入後の効果などについて伺った。

Microsoft Teamsと連携できるツールを探していた

同社がPEOPLEを導入することになった背景には、以下の2つの状況があった。

1. 既存電話帳の利便性に課題があった
2. コミュニケーションの手段をMicrosoft Teamsに集約させたかった

1つ目の背景は、元々同社で使っていた電話帳の利便性に課題があったことだ。
電話帳の運用は、従業員個人にデータの更新が任されており、部署異動がある度に本人が修正していた。しかし、データの変更を忘れてしまう従業員もいたという。更新漏れがあると、電話帳の情報がいつまでも古いままになってしまう。電話番号が間違っていることで、電話のかけ間違いや連絡したい相手の番号がわからないことも多々あった。また、従来は、情報流出防止の観点から電話帳上のメールアドレスなどのテキストをコピーができない仕様になっていたことも、使いづらさに繋がっていた。メールを送る際には相手のアドレスを手打ちで入力しなければならなかったという。最新のデータが反映されていないことだけでなく、手入力するのに手間がかかることと入力ミスをしかねないことに不便さを感じていた。

2つ目の背景は、同社の方針として、コミュニケーション基盤をMicrosoft Teamsに集約させたかったことがある。
コロナ禍になり、同社では多くの従業員が在宅勤務に切り替わった。そこで、自宅でも仕事ができるように、Microsoft Teamsを活用し始めた。今では、Web会議やチャットなどの機能を使って、本社の社内コミュニケーションのほとんどをMicrosoft Teams内で完結させている。また、オフィスを移転するタイミングで、本社の固定電話を廃止。移転後は“Microsoft Teams電話システム”を活用し、PCを使って外線発信している。今後さらに社内コミュニケーション基盤として活用していくために、Microsoft Teamsと連携して使える便利な電話帳ツールを求めていた。

Microsoft Teamsのアプリ内からシームレスに使えることに、大きな魅力を感じた

同社が、数ある電話帳ツールの中からPEOPLEを選んだ決め手としては、以下の3つが挙げられた。

1.Microsoft Teamsのアプリ内で開けること
2.機能が充実していること
3.セキュリティポリシーを満たしていること

1つ目は、PEOPLEはMicrosoft Teamsのアプリ内で開けること。
PEOPLEはMicrosoft Teams上で起動できることに加えて、PEOPLEのアプリ画面上からもワンタップでMicrosoft Teamsの通話やチャットにアクセスできる。また、Microsoft365の認証と連携することでシングルサインオンでの利用も可能。そのため、アプリごとにログインする必要がなく、Microsoft TeamsにログインすればPEOPLEもパスワードを入力せずにそのまま使える。こうしたMicrosoftサービスとの連携機能は、コミュニケーション基盤をMicrosoft Teamsに集約したいという同社の目的によく合致していた。

2つ目は、機能が充実していること。
河添氏は「ツールの選定当初は、電話帳の基本的な機能さえ使えればいいと思っていました。しかし、PHONE APPLIの担当者から“名刺読み取り機能”などを紹介してもらう中で、新しくツールを導入するなら業務効率化が図れるものを選びたいと考えるようになりました」と話す。さらに、PEOPLEは“担当業務”や自分の趣味などを書ける“コメント欄”など、プロフィールに登録できる情報も多いことから、従業員同士が話すきっかけになり、社内のコミュニケーションが活発になることも期待できた。

3つ目は、同社が定めるセキュリティポリシーも満たしていること。
従業員の個人情報を守ることはもちろん、今後は社外の連絡先の登録も見据えているため、特にクラウド上にデータを預けるに足る強固なセキュリティは必要不可欠な要素だった。
以上のことから、同社ではPEOPLEを導入することが決定した。

PEOPLE導入にあたり、同社では本社と関連会社に所属する従業員のIDを作成し、PHONE APPLIの協力のもとで操作方法の勉強会を開催。従業員がなるべく早くPEOPLEを活用できるよう努めた。導入後の社内の反応について関氏は「アプリの操作方法について、総務へ問い合わせがくることはほとんどありません。操作が直感的にわかりやすく、さらにはMicrosoft Teams内で開けるため“Microsoft Teamsの新しい機能”というイメージで違和感なく使えているのではないでしょうか」と語る。

Microsoft Teamsとの連携で、社内の連絡がスピーディーに

PEOPLEを導入したことによって、同社では以下の2つの効果があったそうだ。

1. 社内の連絡がスピーディーになった
2. 電話帳の情報の正確性が上がった

1つ目の効果は、社内の連絡がスピーディーになったこと。
連絡を取りたい人がいたら、社内のコミュニケーション基盤であるMicrosoft Teams内でPEOPLEを開いて相手を探し、そこからMicrosoft Teamsチャット、ビデオ通話、Microsoft Teams電話システム、メールなどがワンクリックで起動可能だ。さらにPEOPLE上からもMicrosoft Teamsを開くことができ、同社のコミュニケーション円滑化の一助になっている。また、従来の電話帳では、電話番号や、メールアドレスを手入力する手間があったため、それまで感じていたストレスが大幅に軽減された。

2つ目の効果は、電話帳の情報の正確性が上がったこと。
PEOPLEに切り替えてから情報の変更は管理者側で一括して行うことにした。これによって、電話帳の更新漏れがなくなり、古い情報が残っていることによる電話のかけ間違いや、正しい電話番号を調べる手間がなくなった。現在は担当者が手動で情報の変更をしているが、今後は人事のシステムと連携させて自動更新されるようにし、更なる業務効率化を目指している。

最後に、PEOPLEの活用法に関する今後の展望について、関氏は次のように語る。「これからは、PEOPLEを単なる電話帳ではなく、社内コミュニケーション活性化のためのツールとしても使っていきたいです。例えば、プロフィール欄に“趣味”や“好きなこと”などを記載するようにすれば、従業員同士がより交流しやすくなるのではないかと考えています。顔写真を登録することも検討していきたいです」。同社では、本社移転を機にフリーアドレス化を進めている。PEOPLEの機能を使って、隣に座っている従業員がどのような人なのかわかれば、話しかけるきっかけにもなるだろう。

河添氏は「“名刺の読み取りによる社外連絡先の登録”や“スケジュール掲載”など、まだ使えていないPEOPLEの機能もあります。今後はそれらの機能も最大限活用していきたいです」と語った。また、同社はMicrosoft Teams上で使えるPHONE APPLI PEOPLE bot（プレビュー版）の導入も進めている。PHONE APPLI PEOPLE bot（プレビュー版）を活用すれば、botとのチャットで連絡先を探せるようになり、相手の名前を失念してしまったり、部署名がわからなかったりしたときでも連絡先が見つかりやすくなる。同社では、今後もPEOPLEの機能を活用しながら、従業員が働きやすい環境を作っていく。