社内外の連絡先をセキュアに管理し全社で共有。 名刺の保管もなくなりフリーアドレスでの業務も円滑に

JALグループの旅行会社として、お客様に安全・安心・高品質の旅を提供する株式会社ジャルパック。同社では、社員一人一人がやりがいを持ち、いきいきと働ける環境を作るため、2015年から働き方改革に着手している。オフィスのフリーアドレス化や在宅勤務の推奨などにいち早く取り組んでいた同社において、課題となっていたのが、スマートフォンでの連絡先管理だったという。今回は、同社 総務部 森田健嗣氏にPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下PEOPLE）導入の経緯や、導入後の効果についてお話を伺った。

既存電話帳はスマートフォンで利用できないことが課題だった

PEOPLEを導入するまで、同社では連絡先管理について3つの課題を抱えていた。
　課題1. 社内電話帳をスマートフォンで確認できなかった
　課題2. スマートフォン端末内の電話帳を使用できず、着信表示もできなかった
　課題3. 社外連絡先を社内で共有できていなかった

1つ目は、社内電話帳をスマートフォンで確認できなかったこと。グループ会社全体でイントラネットの電話帳を利用しているが、スマートフォンで開くことができず不便だったという。森田氏は「PCのブラウザ上で連絡を取りたい相手の名前を検索し、電話番号をスマートフォンに入力して電話を発信していたため、手間がかかってしまうのが負担でした」と振り返る。イントラネットを立ち上げ、検索して、電話番号を確認するまでに数十秒はかかる。この時間を削減し、業務を効率化できるツールを求めていた。

2つ目は、端末の電話帳を使用できず、着信表示もできなかったこと。端末紛失時の情報漏洩リスクを考慮し、スマートフォン端末の電話帳へ連絡先を登録することが禁止されていたという同社。そのため、氏名や所属などの着信表示ができず、誰からの着信なのか分からないまま電話に出たり、折り返したりしていたという。スマートフォンでもセキュアに社内連絡先を管理し、着信表示もできるようにして利便性を上げたいと考えた。

3つ目は、社外連絡先を社内で共有できていなかったこと。取引先の旅行会社や宿泊・観光施設など取引先の名刺は、社員一人一人が紙で管理していたため、名刺情報が社内で共有されていなかったという。森田氏は「当社ではコロナ前からフリーアドレスを実施しており、スペース確保のためペーパーレス化を推進していました。情報共有はもちろん、ペーパーレスの観点から社外連絡先もクラウド管理したいと考えていました」と話す。

導入の決め手は内線システムとの連携

同社がPEOPLEを導入する決め手となったのはConnecTalk（※）との連携だった。森田氏は「電話帳を検討するのと同時期に、内線システムも老朽化に伴いソフトバンク社のConnecTalkに切り替えることになりました。そのため、ConnecTalkと連携でき、着信表示ができるツールということを条件に電話帳を検討しました」と語る。PEOPLEは、ConnecTalkと連携し、ワンクリックでの内線発信や着信時の氏名表示ができることが導入の決め手になった。 ※ConnecTalk：ソフトバンク社が提供するクラウドPBXとFMC機能を融合したサービス。FMC機能により、スマートフォンでも固定電話と同じように内線などとして利用できる。

導入が決まると、PHONE APPLI の担当者によるユーザートレーニングや管理者トレーニングの実施、マニュアルの配布をおこない、社内への普及を図った。これらの施策のおかげでスムーズに導入することができ、今ではみんなが自然に使いこなしているという。

スマートフォンで社内外の連絡先をセキュアに閲覧、着信表示も可能に

PEOPLEの導入後、3つの効果を実感した。
　効果1. 社内連絡先をスマートフォンで確認でき、発信がスムーズになった
　効果2. クラウド管理で個人情報漏洩のリスクが軽減し、着信表示も可能になった
　効果3. 社外連絡先を社内で共有できるようになった

1つ目の効果は、社内連絡先をスマートフォンで確認でき、発信がスムーズになったこと。以前はスマートフォンから社内電話帳を確認できなかったが、現在はそれが可能になった。スマートフォンから相手の連絡先を直接確認・発信できるので、スムーズに連絡が取れるようになった、と話す森田氏。「電話をかけたい相手を探すときには、組織ツリーから探したり、検索ボックスに氏名や所属などを入力して探したりでき、検索性も良いと感じています」。出社率は約3割と在宅勤務が多い現状でも、PEOPLEによって円滑なコミュニケーションを維持することができている。

2つ目の効果は、クラウド管理で個人情報漏洩のリスクが軽減し、着信表示も可能になったこと。 PEOPLEは、連続してログインに失敗した場合は自動的にログインが不能になる “アカウントロック” や、特定の人しかアクセスできなくなる “アクセス制限” といったセキュリティ機能が備わっている。スマートフォン紛失時も、個人情報漏洩のリスクを回避できる仕組みだ。また、端末内に電話帳データがなくても、PEOPLEに連絡先が登録されていれば着信表示が可能。今ではほぼ100％の社員が PEOPLEを使って発信しているため、着信時に氏名・所属が表示され、誰からの電話かがすぐに分かる。不在着信時も履歴で名前が分かるので、安心して折り返しできるようになった。

さらに、ConnecTalkとPEOPLEを連携することで、内線でも着信表示が可能になった。森田氏は「以前はスマートフォンから内線として発信することはできなかったので、社内の連絡でも外線を使って電話をかけていました。ConnecTalkのFMC機能によりスマートフォンを内線化したことで、今は内線の発着信が可能になっただけでなく、通話料のコスト削減もできました。利便性でも費用面でも非常にパフォーマンスが良いです」と効果を実感している。

3つ目の効果は、社外連絡先を社内で共有できるようになったこと。 交換した名刺をスマートフォンでスキャンし、PEOPLEに登録・クラウド管理することで、社内での共有が可能になった。紙の名刺管理から脱却し、ペーパーレス化にも貢献しているという。「以前は各々のデスクで紙媒体の名刺を保管しており、どうしても保管スペースが必要でした。しかし、オフィスのフリーアドレス化により、現在は自分のデスクはなくロッカーで荷物を管理しています。個人スペースが以前よりも少ないため、紙媒体ではなくクラウドで管理できるのは助かっています」 最後に、森田氏は今後のPEOPLEの活用について次のように語る。「現在は、約半分の社員がPEOPLEに顔写真を入れています。今後も顔写真を登録する社員が増えるよう促し、さらにコミュニケーションを取りやすくしていきたいと考えています」