固定電話は不要？代表電話や固定電話を削減するメリットとデメリットについて

「代表電話や固定電話の廃止を検討している」
「しかし、いきなり廃止して良いものなのかわからない」
「代表電話や固定電話をなくすメリット・デメリットを知りたい」

昔からオフィスに当たり前のように置いてある代表電話や固定電話。しかし現代では、スマートフォンを内線化することで社員のスマートフォンを業務用端末として利用できるので、固定電話を削減する企業も増えています。時代の流れに乗るべく「固定電話をなくしたい」と思っても、いきなり廃止するのは抵抗がありますよね。そこで本記事では、固定電話の削減について、以下の内容を中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社における代表電話・固定電話の削減にお役立てください。

代表電話や固定電話をなくすメリットとは？

代表電話や固定電話の削減を掲げる企業が増えていますが、社内の固定電話をなくすことには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

1. 電話対応のための出社が必要ない

1つ目は「電話対応のための出社が必要ない」という点です。代表電話や固定電話は、オフィスの固定された場所に設置しなければなりません。また、営業時間中は常に「電話番」を付けておく必要もあります。

しかし、そういった働く場所の制約がなくなります。代表電話や固定電話を削減することで、従業員は場所に縛られることなく、テレワークで自由に働けるのです。

2. 電話の取次ぎ業務を削減できる

2つ目は「電話の取次ぎが不要になる」という点です。代表電話の場合、異なる部署や担当者への電話の「取り次ぎ」が発生します。事務作業中だったのにも関わらず、取り次ぎ対応のせいで業務が中断されるケースも少なくないのです。

固定電話を削減すると、取り次ぎによって事務作業が中断される心配もありません。従業員は、電話を気にすることなく事務作業に集中できます。

3. 担当者と直接やりとりしやすい

3つ目は「担当者と直接やりとりしやすい」という点です。先述のように、電話の取り次ぎがあると、担当者につながるまでの時間的ロスも大きくなります。担当者が出るまでに数分かかるケースも少なくありません。

そこで、代表電話や固定電話を廃止すれば、電話の取り次ぎによる時間のロスも削減できます。スマホ内線化やWeb電話帳を使うことで、担当者と直接やりとりできるようになるのです。

4. 導入・維持コストも削減

4つ目は「大幅にコスト削減できる」という点です。固定電話を新設あるいは増設するときは、その都度工事が必要であり、ランニングコストもかさみます。

5. レイアウト変更やオフィス移転にも柔軟に対応できる

5つ目は「レイアウト変更が容易になる」という点です。固定電話そのものや配線が不要なので、組織変更に応じた柔軟なレイアウト変更が可能です。また、固定電話を廃止すると場所に依存せずに働くことができるので、事業の拡大・縮小に合わせたオフィス移転も容易に行うことができます。

代表電話や固定電話をなくすデメリットとは？

代表電話や固定電話をなくすことには、メリットがある反面デメリットも存在します。具体的には以下のようなデメリットがあるので確認しておきましょう。

1. 会社としての信用が下がる

たしかに、会社を経営するにあたって、必ずしも代表電話や固定電話は必要ありません。しかし、日本では「代表電話がある＝信用がある」という風潮があるのも事実です。

まっとうに事業を行っていても、固定電話番号がないだけで「電話番号のない会社は怪しい」と思う人も少なからずいます。そのため、代表電話や固定電話を廃止する際は「信用が下がる可能性がある」ことを念頭に置いておきましょう。

余談ですが、昔は固定電話の番号がないと銀行の法人口座も作れませんでした。しかし、今ではスマートフォンの電話番号でも作れるため、口座開設などの手続き関係でも、ほとんどの場合とくに困ることはありません。

代表電話や固定電話を削減しにくい社会の背景

最近ではITツールの台頭によって、代表電話や固定電話を削減しても問題なく会社経営ができるようになっています。しかし、固定電話を廃止した企業はまだまだ少ないのが現状です。代表電話や固定電話が根付いている理由として、以下のような社会の背景があります。

先述のとおり、日本では昔から「代表電話や固定電話がある＝信用がある」という風潮があります。そのため、特に年配の経営者だと「固定電話以外は信用できない」という人も少なくないのです。

また、固定電話からスマートフォンへ移行するのも大変です。まず、端末の購入費用やITツールの利用料といった経済コストがかかります。また、従業員が端末やITツールを使いこなすために「使い方講座」などを開く必要もあるでしょう。

特に老若男女さまざまな従業員が在籍している企業の場合、固定電話からスマートフォンへの移行には、大きな労力とコストがかかります。そのような理由から、全社スマートフォン化をおっくうに感じる経営者も多く、今なお「固定電話の文化」が根付いているのです。

【コラム】社内の固定電話を削減していく時代の流れ

お伝えしたように、まだまだ日本では固定電話が主流です。しかし、そのような中でも、スマートフォン化によって固定電話の削減をおこなう企業も徐々に増えています。固定電話削減を実践している企業をいくつか見ていきましょう。

社内の固定電話75％削減～三菱UFJ銀行～

日本国内のメガバンクのひとつ「三菱UFJ銀行」では、新型コロナウイルスの影響もあり、社内に「テレワーク」を導入。あわせて、2021年度をめどに社内で利用している固定電話の75%を廃止する方針を固めました。

固定電話を廃止するべくスマートフォンの配布を進めており、2021年度中には約3万5,000台の端末を従業員に対して配布するそうです。さらに、約1万7,000台のノートPCも配布しており、在宅勤務をはじめサテライトオフィスの環境を整えるなど、テレワーク化も促進しています。

その甲斐あって、固定電話の利用も徐々に減少傾向に。銀行本部におけるテレワーク勤務率も50%程度に定着しているといいます。またスマートフォンでは、通話だけでなくWeb会議やチャットの活用を推進し、より効率的な働き方を目指しています。

固定電話廃止と内線撤廃～三菱商事株式会社～

三菱商事株式会社は、天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱う総合商社です。中期経営戦略の一環として「固定電話の廃止」を決定したといいます。

まず固定電話の代用として、全従業員に対して約8,000台のスマートフォンを配布。あわせて、Web電話帳である「PHONE APPLI PEOPLE」を導入し、社内における新たなワークスタイルの実現を目指したようです。

その結果、社内の固定電話と内線を原則廃止しても、特に大きな問題なく働けるように。また、固定電話ならではの「電話周辺に居なければならない」「担当者への取り次ぎ」といった空間の制約から開放され、従業員の満足度も上がっているそうです。

Web電話帳では、固定電話の「発信元の確認機能」がそのまま引き継がれたため、社内でもスムーズに根付いたといいます。

固定電話削減に役立つWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」とは

ただ単純に固定電話だけを削減すると、かえって業務に支障が出てしまいます。そこで、固定電話を削減すると同時に導入したいのがWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」です。Web電話帳とは、文字通り「Web上で管理できる電話帳」のこと。多種多様な機能によって、テレワークやフリーアドレスを下支えしてくれる働き方DX推進ツールです。具体的には以下のような特徴があります。

1. 電話帳をクラウド上で一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「連絡先の一元管理」です。社員やお客様の連絡先や名刺データをクラウド上に保存することで、いつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認・共有。チャットやweb会議、電話、メールなど最適なツールで簡単にコミュニケーションすることが可能です。

2. スマホの電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡を登録していなくても名前や所属が表示される「着信表示機能」が備わっています。相手の簡単な情報がスマホ画面に表示されるため、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを回避できます。

3. 名刺管理

スマホアプリから名刺の写真を撮るだけ。簡単に名刺管理することも可能です。

4. 誰がどこに居るか？居場所が分かる

フリーアドレスの採用などで社員がどこに居るかわからない場合に居場所を探せます。PHONE APPLI PEOPLEで居場所を探すことができ、対面でのコミュニケーションが可能です。

検索機能や位置情報機能によって相手の情報がすぐにわかるため、たとえば打ち合わせのアポイント取りや、災害時の安否確認においても迅速に対応できます。

4. トーク機能

PHONE APPLI PEOPLEには、電話帳としての役割だけでなく、社内コミュニケーションを円滑にする機能も充実。たとえば以下の2つの機能があげられます。

たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

2022年4月より「個人情報保護法」が改正

改正に対応する中で、リスクが残っていることはありませんか？会社スマホ・ガラケーの中にある個人情報をほっとくと後で大変なことになります！！

会社スマホ・ガラケーのセキュリティ管理は大丈夫ですか？

今回の改正で事業者側の守るべき責務も増加しています。会社で取り扱っているスマホに関しても、より一層のリスク管理が必要となってきます。これを機会に会社スマホのセキュリティ管理を見直しませんか？

会社スマホ・ガラケー内にデータは残ってませんか？

スマホの中にある個人情報を減らすために、より安心できるような仕組みを取り入れませんか？

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の活用事例

それでは最後に、Web電話帳の活用事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」を導入し効果を得られた企業をピックアップ。ぜひ自社のWeb電話帳サービス導入にお役立てください。

第一生命保険株式会社

第一生命株式会社は、生命保険をはじめ個人年金保険や学資保険など幅広い保険事業を手がける会社です。2018?2020年の経営計画の一環として働き方改革を推進していた同社。固定電話による制約が働き方改革を阻害していると考え、「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入を実施。

内線電話のスマートフォン化とWeb電話帳の導入によって、従来かかっていた通信コストや時間的コストを大幅に削減できた事例です。

Web電話帳の導入事例についてはこちらの記事をご参照ください。

【まとめ】代表電話や固定電話の削減について

本記事では、代表電話や固定電話の削減について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

日本では、まだまだ代表電話や固定電話が主流です。しかし、固定電話削減の流れは着々と進んでおり、固定電話廃止に向けて全社スマートフォン化を進める大手銀行や商社もあります。

また代表電話や固定電話の削減時には、あわせて「Web電話帳」の導入がおすすめです。固定電話周辺に拘束されない上に、電話の取り次ぎもスムーズ。社内の業務効率アップにつながるでしょう。

ぜひ本記事の内容を、自社における代表電話や固定電話削減にお役立てください。