2021年3月17日 14:28

オフィスにフリーアドレスを導入したい。そう思った時に考えておく課題と解決策とは?

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オフィスにフリーアドレスを導入したい。そう思った時に考えておく課題と解決策とは?

「オフィスにフリーアドレスの導入を検討している」
「フリーアドレスの導入前に課題を知っておきたい」
「フリーアドレスを導入した企業の事例を知りたい」

働き方改革によって徐々に広がりを見せるフリーアドレス制度。固定席を決めずに、従業員がそれぞれ社内の好きな場所で働けるのが特徴です。しかし、自由度の高い制度のため失敗してしまうケースも。そこで本記事では、フリーアドレスについて以下の内容を中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入にお役立てください。

フリーアドレス導入のメリット

まずは、フリーアドレスを導入するメリットについて見ていきましょう。具体的には以下の3つのメリットがあげられます。

  1. 社内スペースの有効活用
  2. 従業員同士のコミュニケーションの増加
  3. 働き方改革に対応可能

1. 社内スペースの有効活用

1つ目は、「社内スペースの有効活用」です。基本的にフリーアドレスでは、社員全員分の固定席を用意しません。普段の在籍率を調べてから席数を決めるため、余った社内スペースを有効活用できます。たとえば、多目的に利用できる共有スペースにしたり、電話ブースを作ったりとさまざまな活用方法があります。

2. 従業員同士のコミュニケーションの増加

2つ目は「従業員同士のコミュニケーションの増加」です。一般的な固定席の場合、コミュニケーションは自分の周りだけに偏ってしまいます。一方のフリーアドレスでは、どこでも誰とでも共同作業ができるため、今まで話したことのなかった社員とのコミュニケーションが生まれるでしょう。

3. 働き方改革に対応可能

3つ目は「働き方改革に対応可能」です。今や国をあげて働き方改革が推進されており、テレワークやフリーアドレスの導入が盛んになっています。働き方改革に対応している会社として認識されれば、社員の満足度や世間からの評判も高まります。

フリーアドレスを導入するうえで事前に考えておく課題

フリーアドレスには多くのメリットがある反面、まだまだ課題も存在します。フリーアドレス導入後、以下のような課題を感じる企業も少なくありません。

  1. 従業員の在席・不在がわかりづらい
  2. 会社へのエンゲージメントが低下しやすい
  3. 集中しにくい
  4. 席が固定化する

1. 従業員の在席・不在がわかりづらい

フリーアドレスには自席がないため、誰がどこにいるのかが分かりにくい、というデメリットがあります。また、フレックスタイム制とあわせて導入していると、そもそもオフィスに出勤していることすら分からなくなるケースも。そのため従業員の在席、不在状況を把握する工夫が必要です。

2. 会社へのエンゲージメントが低下しやすい

フリーアドレスは自由度の高い働き方です。しかし、席が固定されていないことで、会社に対する帰属意識を下げる原因のひとつになるともいわれています。席の固定化によって、無意識的に「自分はこの会社の一員である」「この部署に所属している」と考える人も少なからずいるのです。

3. 集中しにくい

フリーアドレスでは自席が決まっていないため、「集中しにくい」と思う人も。どこで誰と仕事をしても良いため、ソファで休んでしまったり、雑談したりと、かえって仕事に身が入らないという人も少なくありません。

4. 席が固定化する

フリーアドレスでは、どこに座っても、誰の隣に座っても大丈夫です。そのため、かえって「いつものメンバー」に固定化されるケースも。フリーアドレスを導入しても、そこに何もルールがなければ結局いつも同じメンバーに固まってしまいます。

また昨今の新型コロナウイルスの影響から、オフィス内が「密」にならない工夫も大切です。今では、「オフィスの密情報」を把握できるWeb電話帳サービスもあります。そういったツールを使いながら、密にならないオフィス環境を整えましょう。

フリーアドレス導入の課題を解決する方法

フリーアドレスの課題をいくつかご紹介しました。では、課題の具体的な解決方法についてお伝えします。先ほどの課題を解決するためには、以下の4つを意識してみてください。

  1. 従業員の在席・不在をわかりやすくする
  2. 帰属意識を高める工夫をする
  3. 集中できるエリア・スペースの設置
  4. 席が固定化しないルールを作る

1. 従業員の在席・不在をわかりやすくする

従業員の在席状況がわからない場合は、「柱や壁に番号を付ける」「在席状況のわかるサービスを導入する」といった対策がおすすめ。柱や壁に番号を付けることでオフィスの「住所」がわかり、各自の現在位置を相手に伝えやすくなります。

また、出勤中や外出中などのアイコンが表示されるチャットツールやWeb電話帳サービスを導入すると、一目で相手の在席状況を把握可能です。

2. 帰属意識を高める工夫をする

フリーアドレスによって帰属意識が薄れてしまうことを考慮して、以下の方法を導入しておくことが大事です。

  • ロッカーにネームプレートを貼る
  • マネージャーによる声掛け

ロッカーに自分の名前や写真を貼ることで、改めて「自分はこの会社の一員なんだ」と思えます。また、マネージャーによる会社情報の発信によって、頭の中に「自分の会社の現状」がインプットされるのです。

3. 集中できるエリア・スペースの設置

フリーアドレスによって集中できない状況を回避するために、「集中したい時専用のエリア」を設けるのがおすすめ。完全個室や半個室にするなど、社員が集中できる環境を整えます。個室を設けるのが難しい場合は、オフィスをどこかで区切って「私語禁止エリア」などを設けても良いでしょう。

4. 席が固定化しないルールを作る

席が固定化される場合は、「ルーレットで席を決める」「1週間おきに席を変える」といった方法が良いでしょう。完全に席を自由にするのではなく、会社側である程度ルールを決めておくことが重要です。そうすることで、自然と社内コミュニケーションも活性化します。

また、フリーアドレスを導入する際のオフィスづくりに参考になる記事がありますので、こちらもあわせてご覧ください。

フリーアドレス化に役立つWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」とは

最近では、フリーアドレスを促進するサービスとして「Web電話帳」を導入する企業が増えています。Web電話帳とは、文字通り従来の電話帳をWebで管理できるサービスのこと。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の4つのメリットについてお伝えします。

  1. 電話帳を一元管理し固定電話を削減
  2. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる
  3. 必要な情報にすぐにアクセスできる
  4. 従業員の居場所がわかる

1. 電話帳を一元管理し固定電話を削減

一般的にWeb電話帳には、連絡先を一元管理する機能が備わっています。一度登録された連絡先はクラウド上に保存され、PCやスマートフォンを通して管理・共有が可能です。そのため、社員が保有するスマートフォン1台で、いつでもどこでも電話できます。「持ち歩く電話帳」として使えるため、固定電話の削減にもつながるのです。

2. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」には、「チャット機能」が搭載されています。電話帳とチャット機能を同時に利用できるため、ツールをひとつずつ開く手間が省け、従業員同士のコミュニケーションロス防止にもつながります。

また、社員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」も搭載。相手のスキルが表示されると、それに対応する仕事もスムーズにお願いできます。また最初からスキルがわかるため、会わずとも従業員同士の信頼関係が築かれるのです。

3. 必要な情報にすぐにアクセスできる

電話帳がクラウド上で一括管理されているため、さまざまな情報にすぐにアクセスできます。たとえば、オフィスの中で「だれ」が「どこ」にいるのかの確認できるので、災害時の安否確認も行えます。

また、「さっき電話した相手に伝えたいことがあるが、もう一度電話をかけるまでもない」といった場合に、先程のチャット機能が役立ちます。

4. 従業員の居場所がわかる

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)のオプションとして、「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」もあります。社員のオフィス内の位置情報を検索できるシステムで、Wi-Fiなどを介して「相手の居場所」をすぐに把握できます。そのため、フリーアドレスでありがちな、「相手の在席・不在がわからない」といった悩みの解消にもつながるのです。

【テレワーク・フリーアドレス推進で、お困りごとありませんか?】

「PHONE APPLI PEOPLE」は働き方をアップデートさせる、Web電話帳です。テレワーク・フリーアドレスなど、場所にとらわれない働き方 の実現を支援をします。固定電話削減、スマホ内線化、フリーアドレス、BYODなどの実績多数!

⇒ PHONE APPLI PEOPLEは、どういうツールなの?

テレワーク推進、固定電話削減、スマホ内線化、フリーアドレスの実績多数!

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の活用事例

それでは最後に、Web電話帳の導入事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入によって、フリーアドレスが促進された事例をピックアップしています。

東急不動産ホールディングス株式会社

東急不動産ホールディングス株式会社

東急不動産ホールディングス株式会社は、東急不動産や東急リバブルといった不動産系の会社を傘下にもつ会社です。2019年のオフィス移転を機に、社内をフリーアドレス化した同社。それにあわせて、社員一人ひとりの自由なワークスタイルを実現するべく、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入したそうです。

【ポイント】

  1. PHONE APPLI PEOPLEによって連絡先を最新の状態に保てるようになり、コミュニケーションロスを防止
  2. 検索機能によって相手の連絡先を探す手間が省け、フリーアドレスの環境でもやり取りがスムーズになった
  3. Office365とのシングルサイトオンによって、IDやパスワードの煩雑さが解消された

PHONE APPLI PEOPLEにおける連絡先のアップデートや検索機能によって、フリーアドレス制がスムーズになった事例です。

株式会社ファミリーマート

株式会社ファミリーマート

株式会社ファミリーマートは、全国に展開するコンビニエンスストア「ファミリーマート」の運営をおこなう会社です。2019年に本社オフィスのフリーアドレス化を実施した同社。しかし、単にフリーアドレスを実施するだけでなく、社員同士のコミュニケーションをより円滑にしたいと考え、「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」と「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」の導入に踏み切ったといいます。

【ポイント】

  1. 相手の所属や電話番号の検索機能によって、すぐに相手とコミュニケーションを取れるようになった
  2. 相手の居場所が分かる「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」によって、直接会って話したい相手を探す手間が省けた
  3. オンライン・オフラインに関係なく相手とすぐに繋がれるため、フリーアドレスの環境下でも社員の生産性が上がった

同サービスの連絡先や居場所検索によって、相手とすぐにアポイントが取れるようになり、フリーアドレスの環境下でも生産性が上がった事例といえます。

その他の事例についてはこちらをご参照ください。

【まとめ】フリーアドレスの活用について

本記事では、フリーアドレスの課題について、以下の内容を中心にお伝えしました。

  • フリーアドレスは、社内スペースの有効活用や社内コミュニケーション活性化につながる
  • 一方で「従業員の在席状況がわかりにくい」「集中しにくい」といった課題もある
  • 課題を解決するためには、従業員の在席状況の把握、集中できる環境づくりが大切
  • フリーアドレスは「Web電話帳」との親和性が高い

フリーアドレスは、自由度が高い一方で、従業員の在席状況が掴めなかったり、帰属意識が下がったりと多くの課題があります。しかし、工夫次第でフリーアドレスを円滑に導入することは可能です。

またフリーアドレスはWeb電話帳との親和性も高いです。Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」は、連絡先をクラウド上で管理できたり相手の居場所がわかったりと、自由度の高いフリーアドレスとの相性が抜群。ぜひ本記事の内容を参考にして、自社のフリーアドレス導入にお役立てください。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社Phone Appli

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