フリーアドレスを導入すると必須になる3つの管理とは？おすすめの管理ツールや成功事例を紹介

「フリーアドレスの導入を検討しているが、管理ができるか不安」
「フリーアドレスを管理するため必要なものを知りたい」
「管理ツールなどがあれば、必要に応じて導入したい」

最近、新型コロナや働き方改革などの流れから、フリーアドレスを導入する企業が増えています。フリーアドレスとは、簡潔にお伝えすると従業員一人ひとりの固定席がなく、オフィス内のどの席で働いても良い仕組みのことです。

しかしながら、フリーアドレスをどう管理すれば良いかわからない、管理で必要なことを知りたい、とお悩みの方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、座席管理ツールを提供する当社が、フリーアドレスの管理について以下のポイントを中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入・運用にお役立てください

フリーアドレス導入後に必要な3つの管理

ひと口に「フリーアドレスの管理」といっても、管理すべき項目はたくさんあります。その中でも、特に次の3つの管理は重要です。

1. 座席

1つ目は座席管理です。管理項目の中でも座席管理は、従業員の生産性に直結するため、一番難しいといわれています。なぜならフリーアドレスでは、全従業員分の座席を用意しない代わりに、フレックスタイムや在宅勤務を推奨しているからです。

従来のオフィスよりも座席数が少ない上に、従業員はどこに座っても良いため、座席管理が難しくなります。社内でルールを設けたり、座席管理ツールを導入するなどの対策が必要です。

2. 書類

2つ目は書類の管理です。フリーアドレスには固定席がありません。誰がどこに座っても良いため、従来のオフィスのように、自分専用のデスクに書類や資料を保管しておくことができないのです。

従業員個人の書類はもちろん、会社の重要書類の保管場所など課題が出てきます。書類をオンライン化できるサービスなどを導入して、ペーパーレス化を進めるといった工夫が必要です。

3. 従業員の荷物

3つ目は従業員の荷物です。フリーアドレスでは毎日席を移動するので、バッグや服など従業員の荷物の置き場所も課題となります。

解決策としては、個人用ロッカーの設置が一般的です。鍵が付いていて、バッグや服、PC、書類などを安全にしまっておけるロッカーを設置します。

座席管理やペーパーレス化など、フリーアドレスの促進にはオンラインツールの活用がおすすめです。具体的にどのようなツールがあるのか下記の記事でお伝えしているので、ぜひご参考ください。

フリーアドレスに役立つ「座席管理ツール」とは？主な機能とメリット

先述した管理項目の中で、一番管理が難しいのは「座席管理」とお伝えしました。フリーアドレスの座席管理をスムーズにするためにも「座席管理ツール」の導入がおすすめです。

座席管理ツールの機能

座席管理ツールの機能として、次のものがあげられます。

1. オフィス利用状況の確認

座席管理ツールを使うと、座席の利用状況がひとめで分かります。それに加えて、タイムカードなどの勤怠データ管理にも活用できます。また、オフィス内で新型コロナウイルスへの感染が判明した場合は、近くの席を使っていた人を抽出できるなど、濃厚接触者の特定も可能です。

2. 席の予約やキャンセル

席の予約やキャンセルも可能です。スマートフォンから簡単に予約できる上に、ツールによっては時間単位での利用予約もできます。数ヶ月先の予約まで対応しているツールもあるため、会議やミーティングの予定も入れやすいといえます。

3. 席の利用開始・終了の管理

座席の利用開始・終了（チェックイン・チェックアウト）の管理も可能です。従業員が着席・退席時にPCやスマホ上で処理を行うことで、従業員はリアルタイムで座席状況を確認できます。

ツールによっては「自動キャンセル機能」が備わっているものもあります。予約から一定時間が過ぎてもチェックインされない場合に、自動キャンセルされます。

4. 従業員の検索

オフィスにいる従業員を検索できる機能です。多くの座席管理ツールでは、オフィスマップに名前やアバターが表示されます。ただ、そこから特定の従業員を探し出すのは手間がかかります。

そこで「氏名検索」をかけると、その従業員の居場所が簡単に表示されます。急なミーティングなど直接会って話したい時に便利です。

座席管理ツールのメリット

座席管理ツールのメリットとして以下のものがあげられます。

1. 従業員を探す手間の削減

オフィスマップでのアバター表示や氏名検索機能によって、従業員を探す手間が省けます。ツールによっては、「外回り中」「会議中」「休憩中」など離席状況を確認可能です。その都度電話やチャットで従業員の様子を確認する時間が省けるため、その分、別の業務に時間を使えます。

2. 会議やミーティングの促進

フリーアドレスは座席が自由なので、近くのデスクですぐに会議やミーティングができます。また、オフィスマップを見れば、相手がどこで何をしているかが一目瞭然です。今からミーティングをしたい場合でも、相手の現在位置や状況を踏まえた上で連絡できます。そのため、従業員が近くにいない場合はオンラインで対応するなど、臨機応変に対応できます。

3. 労務管理がスムーズになる

座席管理ツールには、従業員のチェックイン・チェックアウト機能が備わっており、履歴を記録することが可能です。「出社日数」「オフィスの滞在時間」など、従業員の出社状況を把握できます。全従業員のデータを一元管理できるため、マネジメントする側の労務管理もスムーズになります。

【製品紹介】フリーアドレス導入のお役立ちツール

フリーアドレスのお役立ちツールとして、当社では「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」という位置情報共有ツールを提供しています。

PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）は、無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、従業員の位置情報を可視化できるサービスです。

サービスの詳細については、こちらからご確認ください。

【コラム】座席管理ツールは「自作」も可能？

フリーアドレスに役立つ座席管理ツールをご紹介しましたが、なかには「ツールを自作したい」とお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

結論、座席管理ツールは自作できます。Excelや自社でシステムを構築すればゼロベースからの制作が可能です。自作には、コストを抑えながら、自由にカスタマイズできるといったメリットがあります。

しかし、実際に自作した事例もあるものの、十分な社内リソースとノウハウ（特にプログラミング）が必要です。社内開発するとなれば、ゼロベースから構成やデザインを考えなくてはなりません。実装やテストを行う必要もあるでしょう。

そのため、社内リソースに限りがある場合は、多少費用がかかってでも既存サービスを使うのがおすすめです。自社のリソースに合わせて、選択すると良いでしょう。

フリーアドレスの成功事例2選！ツールの導入で座席管理がスムーズに

座席管理ツールの導入で、フリーアドレスの管理がスムーズになった事例をご紹介します。当社が提供するWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」のオプションサービスである「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」の導入によって、効果があらわれた企業をご紹介します。

JX金属株式会社

JX金属株式会社は、銅を中心とした非鉄金属製品の製造・販売を行なっている会社です。2020年6月の本社移転にともない、フリーアドレスを取り入れたといいます。同時にWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」と、位置情報を共有できる「PHONE APLLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」を導入していただきました。

同ツールの導入によって「誰がどこにいるのかわからない」が解消され、社内コミュニケーションが活性化された事例です。

株式会社ソフトクリエイトホールディングス

株式会社ソフトクリエイトホールディングスは、IT基盤のコンサルティングをはじめ設計・構築・保守・運用までのトータルサポートをおこなう会社です。

新型コロナウイルスの影響によって、200人あまりの従業員をテレワークに移行した同社ですが、その直前に「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」を導入しました。

「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」には、オフィスレイアウト上に社員の現在位置が表示される機能が備わっています。

同機能によってコミュニケーションロスが減り、テレワークでもオフィス出勤と遜色ない仕事ができるようになった事例といえます。

【まとめ】フリーアドレスの管理について

本記事では、フリーアドレスの管理について以下のポイントを中心にお伝えしました。

フリーアドレスを管理することで、従業員の生産性が向上し、結果的に会社の売上アップにもつながります。管理＝面倒なイメージがあるかもしれませんが、ツールを導入することで負担は軽減できます。ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入・運用にお役立てください。