2021年9月10日 10:00

事前にチェックしておきたい!フリーアドレス化に役立つツールやアイテムを紹介

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事前にチェックしておきたい!フリーアドレス化に役立つツールやアイテムを紹介

「社内でフリーアドレスの導入に向けて、オススメのツールはないだろうか」
「すでにフリーアドレスを導入しているが、不便なところがあるので解決できるツールがあるなら活用したい」
「フリーアドレスに役立つツールやアイテムがあれば知りたい」

オフィスに固定席を設けず、各自が社内の好きな場所で働ける「フリーアドレス」。働き方改革の促進もあって、「最近導入を決めた」あるいは「これから導入したい」とお考えの経営者・担当者の方も多いのではないでしょうか。

しかし自由度が高い分、うまく活用できずに失敗してしまうケースも少なくありません。そこで本記事では、フリーアドレスのツールやアイテムについて詳しくお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入や促進にお役立てください。

【本題】あると便利!フリーアドレス化に役立つツールやアイテムとは?

それでは早速、フリーアドレスに役立つツールやアイテムをみていきましょう。Webサービスから移動に便利なアイテムまで、フリーアドレスに役立つものを7つピックアップしています。

1. 社員の居場所がわかるツール

1つ目は社員の居場所がわかるツールです。フリーアドレスは固定席がないため、誰がどこにいるのか把握しにくいデメリットがあります。そこで、位置情報共有機能のついたツールによって、お互いの居場所がわかるようになります。

当社では、位置情報共有サービス「PHONE APPLI PLACE」を提供しており、以下ような機能を搭載しています。

【機能】

  • オフィスにいる社員の位置情報をオフィスマップ上に表示
  • スマートフォンで位置情報を確認できる
  • オフィスにいるのか、自宅にいるのか一目でわかる

誰がどこにいるのかをスマホ上で即座に確認できるため、コロナ禍においても役立つツールになるはずです。

2. チャットツール

2つ目はチャットツールです。ビジネスチャットツールには、1対1でのチャットからグループチャット、タスク、ファイル管理など多彩な機能が備わっています。

社内コミュニケーションを円滑化するためにも必須のツールといえるでしょう。

3. プロジェクト管理ツール

3つ目はプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの担当者や予算、スケジュールなどを一元管理できます。

プロジェクトの全体像〜詳細がボードやカレンダー上に表示されるため、管理がスムーズです。仕事の「見える化」によって社内の生産性アップが期待できます。

4. ファイル共有ツール

4つ目はファイル共有ツールです。代表例としてDropboxやG Suiteなどがあげられます。オンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれており、インターネット上でデータを保管・共有できるサービスです。

自社でサーバーを用意する必要がない上に、PCやスマートフォンなどインターネットに繋がる端末であればどこからでも利用できます。

5. 個人用ロッカー

5つ目は個人用ロッカーです。固定席からフリー席に変わると、私物を置いておく場所がなくなります。これまで自分用のデスクに置いていたPCや書類、文房具などを毎日持ち帰らなければなりません。

そこで「個人用ロッカー」が役に立ちます。セキュリティを守るためにも、鍵やダイヤルで施錠できるものを選ぶのがオススメです。

6. 共有文房具

6つ目は共有文房具です。共有文房具とは、社内あるいはチームみんなで共有する文房具のことを指します。

文房具の中でも、ホッチキスやセロハンテープ、穴あけパンチなどは個人で持っていてもあまり頻繁には使わないはずです。そうした使用頻度の低い文房具を1人1つずつ持つのでなく、社内全員で共有しましょう。1人1人の持ち物が少なくなれば、オフィス内の整理整頓も捗ります。

また共有文房具は、特定の1ヶ所(オフィスが広い場合は数カ所でもOK)に設置するのがオススメ。共有の収納庫を設置することでオフィススペースの削減、消耗品の購入コスト削減につながります。

7. 持ち運びバッグ

7つ目は持ち運びバッグです。フリーアドレスには固定席がないため、自分の荷物を常時移動させなければなりません。

そのため荷物を持ち運ぶバッグがあると便利です。なかでも「モバイルバッグ」がオススメ。PCをはじめ電源ケーブル、ペンケース、書類といったワークツールをコンパクトに収納できるます。

サイズも、たっぷり入るものからメモ帳や電卓などの小物類だけを収納するものまで様々です。業務中に使う道具によって最適なバッグを選びましょう。

フリーアドレス化するために必要な事前準備とは?

オススメのツールやアイテムをご紹介しましたが、それらを導入したからといってフリーアドレスが必ずしもうまくいくとは限りません。ツール以前に「事前準備」が重要です。フリーアドレスを導入する際は、次のような準備をしておきましょう。

  1. 目的の明確化
  2. オフィス環境を整える
  3. フリーアドレスの運用ルールを決める
  4. 従業員の勤怠や位置を管理できるシステムの導入

1. 目的の明確化

フリーアドレスを成功させるためには、まず「目的の明確化」が重要です。現在どのような課題を抱えていて、それをどう改善したいのかをクリアにした上で、「解決策としてフリーアドレスが適切かどうか」まで検討しましょう。なぜフリーアドレスを導入することになったのか、その経緯を社員に説明することも大切です。

2. オフィス環境を整える

フリーアドレス成功のためには「オフィス環境」も大切です。たとえば、Wi-Fiなどの通信環境、PCやスマートフォンの充電スペース、共有デスクやチェアの使い心地など。社員が働きやすいオフィスを作ることで、1人1人の生産性が上がり、フリーアドレスが徐々に浸透していきます。

3. フリーアドレスの運用ルールを決める

自由度の高いフリーアドレスですが、だからといって「何でもアリ」にしても失敗してしまいます。社内に浸透させるためには、新しい環境に合わせたルール作りが大切です。たとえば次のようなルールがあげられます。

  • 席が固定化しないよう「くじ引き」を導入する
  • 郵便物や電話の取り次ぎ方法を明確にする
  • 飲食をどこまでOKにするか決める(お菓子は?食事は?)
  • 掃除を習慣化するためのルールを決める

フリーアドレスのもとで社員が快適に働くことができるよう、スムーズに業務を進められるルールを策定しましょう。

4. 従業員の勤怠や位置を管理できるシステムの導入

フリーアドレスでは社員の出入りが多いため、会社に出社している社員を把握しにくくなります。そのようなデメリットを補うためにも、「勤怠管理システム」や「位置情報共有サービス」の導入がオススメ。社員の勤怠状況、位置情報を「見える化」することで、急な会議や打ち合わせなどのアポイントも取りやすくなります。

フリーアドレスのオフィスレイアウトの考え方について

フリーアドレスに役立つアイテムやツールをご紹介しましたが、同じくらい「オフィスレイアウト」も重要です。デスクやチェアの配置や間隔は、社員の生産性やモチベーションにも関わってきます。



レイアウト メリット
島型レイアウト ・チームごとに作業がしやすい
・電源タップなどの配線をまとめやすい
同向型レイアウト ・デスクを同じ方向に配置するため視線が交差しにくい
・プライバシーを確保しやすい
背面型レイアウト ・背を向け合っているので個人の業務に集中しやすい
ブース型レイアウト ・高い集中力を必要とするプログラマー、デザイナー、ライターなどに向いている

社内すべてを同じレイアウトに統一する必要はありません。オフィス中央には島型を、隅には背面型を、一部には個人ブースを、など複数のレイアウトを組み合わせても良いでしょう。

またオフィスレイアウトは頻繁には変えられません。数年はそのレイアウトのままになるため、じっくりと慎重に検討することが大切です。

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【成功事例】フリーアドレスの成功事例2選

最後にフリーアドレスの成功事例を紹介します。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」のオプションサービスである、「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」の導入によってフリーアドレス化に成功した事例をピックアップしています。

JX金属株式会社

JX金属株式会社

JX金属株式会社は、銅を中心とした非鉄金属製品の製造・販売を行なっている会社です。テーマとして掲げている「新しいことにチャレンジし続ける柔軟な組織」を実現するべく、社員が働く場所や時間を選択できる「ABW(Activity Based Working)」を導入。その一環としてフリーアドレスを取り入れました。

それにあわせてWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」と、位置情報を共有できる「PHONE APLLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」を導入していただきました。

【ポイント】

  1. ガラス張りの会議室や自由に使えるラウンジなど、交流を活発化させるオフィスレイアウトにした
  2. 位置情報の共有によって「どこにいるかわからない」が解消された
  3. 社内の混雑状況も把握できるため、コロナ禍における三密回避にも役立っている

「誰がどこにいるのかわからない」が解消されたことで、業務効率が上がった事例です。また位置情報の共有は、コロナ禍においても重要な役割を担ってくれるでしょう。

株式会社梓設計

株式会社梓設計

株式会社梓設計は、建築設計をはじめ工事監理、企画、調査、地域計画などをおこなう建築設計会社です。今では約450名の社員がフリーアドレス制度のもとで働いています。

しかし自由度が高いがために、「誰がオフィスに来ているのかがわからない」という課題が生まれたそう。そこで「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」を導入したといいます。

【ポイント】

  1. Wi-Fi電波で位置情報を特定するため、自社の既存Wi-Fiで対応できた
  2. 誰がどこにいるのか明確化されたことで、安心して在宅勤務ができるようになった
  3. すぐに位置情報がわかるため、社内で迷わずに相手と直接会えるようになった

相手の居場所が「見える化」されたことで、フリーアドレスの環境下でも社員が安心して働けるようになった事例です。

【まとめ】フリーアドレスに役立つツールについて

本記事では、フリーアドレス化に役立つツールやアイテムについて、次のポイントを中心にお伝えしました。

  • ツールは位置情報共有やチャット、プロジェクト管理、ファイル共有などが便利
  • アイテムは個人用ロッカー、共有文房具、持ち運びバッグがオススメ
  • ツールやアイテムを使う前にフリーアドレス導入の「目的の明確化」や「オフィス環境の整備」をしておく
  • 「オフィスレイアウト」も社員の生産性やモチベーションを左右する要因のひとつ

お伝えしたように、フリーアドレスを円滑にするツールやアイテムはたくさんあります。しかし、目的の明確化やオフィス環境の整備など「事前準備」がされていなければ、ツールやアイテムの効果も多くは見込めません。

フリーアドレス導入にあたって、自社でどのような課題が残っているのか、どのように改善するべきか今一度確認し、それらに最適なツールやアイテムを導入しましょう。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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