テレワークを導入するうえで事前に考えておくべき課題と解決策とは？

「テレワークの導入を検討している」
「しかし、テレワーク導入後に社内に混乱が起きないか不安」
「社内を混乱させないためにも、テレワークの課題について知っておきたい」

昨今「働き方改革」の推進にともない、テレワークを取り入れる企業が増えています。しかし、働き方が一新したことで、社内に混乱が起きるケースも少なくありません。そこで本記事では、テレワークについて以下の内容を中心にお伝えします。

自社でスムーズにテレワークを導入するためにも、ぜひ本記事の内容をお役立てください。

テレワークを導入するうえで事前に考えておくべき課題

テレワークを導入する際は、事前準備が鍵を握ります。そこで、まずは事前に考えておくべき課題について見ていきましょう。具体的には以下の5つがあげられます。

1. タスク管理の方法

テレワークでは、各自が異なる場所で仕事をするため、タスクが不明瞭になりやすいことがあります。各自の業務進捗はもちろん、上司から部下への指示出し、ノルマ管理なども把握しにくくなることも。そのため、テレワーク導入時は「どのように従業員のタスクを管理するか」を考える必要があります。

2. セキュリティ問題

テレワークは、従業員がオフィスの外にPCを持ち出して仕事をするため、オフィス勤務よりも情報漏洩リスクが高くなります。端末の紛失リスクも同様に高まるでしょう。そのため、テレワークによって従業員の移動が増えても社内の情報を守れるような対策が必要です。

3. 組織力を低下させない仕組みづくり

テレワークは、オフィス出勤のように全員が同じ時間、場所で仕事をするわけではありません。在宅勤務の場合は1人で仕事をすることになるため、従業員同士のコミュニケーションの機会が減ります。同様に上司や同僚からの意見やアドバイスをもらう機会も減るため、生産性も下がる可能性があるのです。

そのような状況が長期間続けば、組織力も大幅に低下するでしょう。テレワークの環境下でも組織力が維持されるよう、社内コミュニケーションを工夫する必要があります。

4. テレワークに適している業務の選定

自由度の高いテレワークですが、「テレワークで対応できる仕事」には限界があります。訪問営業や接客、工場での商品生産などは現場でしか対応できません。そのためテレワークを導入する前に、オフィスや工場の外でも対応できる仕事を選定しておく必要があります。

5. テレワーク導入環境のコスト

当然、テレワークの導入にはコストがかかります。たとえば、従業員に貸与するノートパソコンやスマートフォンの購入費用、ITツールの月額利用料、Wi-Fiなどの通信費用など。

テレワークの環境を整えるだけでも、さまざまなコストが発生するのです。予算内でテレワークを導入するためにも、コストの具体的な見積もりを出しておく必要があるでしょう。

テレワーク導入の課題を解決する方法

全章ではテレワーク導入時に考えておくべき課題をお伝えしました。続いて、それらの課題を解決する方法について見ていきましょう。具体的には以下の4つがあげられます。

1. テレワークに適したITツールの導入

テレワークを円滑にするためには、やはり「ITツール」の導入が必要不可欠です。ひと口に「ITツール」といっても多種多様なサービスがあります。

なかでも代表的なのは、Web電話帳やチャットツール、タスク管理ツール、勤怠管理システム、位置情報機能などです。インターネット環境があれば、従業員のタスク管理や会社の経理作業といった事務作業のほとんどは、ITツールが担ってくれます。

2. セキュリティ対策

テレワークにおけるセキュリティ問題を解決する方法は、「セキュリティシステムの導入」と「従業員のリテラシー向上」の2つです。セキュリティシステムでは、端末の位置情報がわかるシステムやウイルス対策ソフト、データの暗号化、紛失時に備えたバックアップ、などが有効です。

しかし、システムに完全に頼るのではなく、従業員一人ひとりのセキュリティリテラシーを高めることも意識しましょう。そのために、定期的に「情報漏洩リスクの勉強会」などを実施するのもオススメです。

3. 従業員同士のコミュニケーションの場を作る

テレワークの環境下では、社内コミュニケーションが疎かになりがちです。在宅勤務ばかりで誰とも話さない状況が長く続くと、組織としてのチーム力低下にもつながります。

チームの士気を保つためにも、ITツールを使って「ビデオ会議」を定期的に行うことで、社内にいるかのような環境を作ることが大切です。また、チャットツールで「雑談用」のグループを作成して、休憩時間に他愛もない話をするのも良いでしょう。とにかく「従業員同士が話せる場」を作ることを意識してみてください。

4. テレワーク用の評価制度を作成

多くの企業は、評価制度が「従業員のやる気」や「ノルマ達成までのプロセス」など、オフィス出勤を前提とした内容になっています。しかし、従来の従業員の行動の多くはテレワークでは見えにくいのが現状です。

そのためテレワークの環境下では、新しい評価制度が必要です。オンラインミーティングの参加率や意欲、成果物で評価するなど、各企業に合った評価制度を設定します。評価の「見える化」によって、従業員のモチベーションも維持されるのです。

【コラム】三菱UFJ銀行、社内の固定電話75％削減

日本国内のメガバンクのひとつ「三菱UFJ銀行」では、2021年度をめどに社内で利用している固定電話の75%を廃止する方針を固めました。新型コロナウイルスの影響もあり、社内でも「テレワーク」を導入。

現時点で、全社で約1万7,000台のノートPCを配布しており、在宅勤務のみならずサテライトオフィスも徐々に増やしている同社。さらに、固定電話の代用としてスマートフォンの配布も進めており、2021年度中に約3万5,000台の端末を本社と支店の従業員に対して配布するといいます。

スマートフォンでは、通話だけでなくWeb会議やチャットの活用を推進することで、より効率的な働き方を目指すそうです。固定電話の利用も徐々に減っており、銀行本部におけるテレワーク勤務率は50%程に定着しているといいます。

このように、大手企業もテレワークに舵を大きく切り始めています。昨今の社会状況を考えてみると、この流れはどんどん加速していくでしょう。

「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」受賞しました

テレワーク先駆者百選について

総務省は、テレワークの普及促進を目的として、平成27年度から、テレワークの導入・活用を進めている企業・団体を「テレワーク先駆者」とし、その中から十分な実績を持つ企業等を「テレワーク先駆者百選」として公表しています。この度、PHONE APPLIは「テレワーク先駆者百選」の中から特に優れた取り組みを行っている企業として、「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞しました。

PHONE APPLIのテレワークの概要・特徴について

PHONE APPLIは、「最もパフォーマンスが出せる、場所や働き方」を従業員それぞれが選んで実施できる環境を実現しています。単なるITツールや人事制度の導入だけではなく、毎週1回30分の1on1ミーティング制度や、コアタイムなしのフレックス制度、身体的健康に関するセミナー開催など、「ルール」「ツール」「プレイス」の3軸から、持続的で生産的な働き方を推進しています。

また、それぞれの施策についても、毎月全社員に対しパルスサーベイを実施しており、制度や施策を常にアップデートし続けていることも大きな特徴といえます。実際に、アンケートの結果、テレワークの推進によって孤独感を感じた社員が増えたことをきっかけに、セルフケアやラインケアの研修を実施し、1on1で部下の不調に気づいたマネージャーは、社外カウンセラー等専門家との面談にいち早くつなげられるよう体制整備を行いました。

テレワーク導入の効果について

テレワークを始めとした、働き方改革推進の取り組みを社外へ発信しており、過去5年以内で2,500社以上の企業様がオフィスにお越しいただき、自社サービスの導入増加に大きく寄与しています。

また地方創生の取り組みの一環として、2019年10月に設立した山口県萩市に位置する「萩・明倫館アプリ開発センター」を開設し、IT人材不足への一手となるべく地元の学生を自社の開発エンジニアとして採用しています。2020年から始めたこの取り組みでは、現在19名の社員が勤務中で、離職率も0％です。同センターでは、地元地域の雇用創生だけでなく、山口県萩市と協力しながら、地域の社会課題を解決に向けたアプリ開発などを手掛けており、地方にいながらも東京と同じレベルの給与、同じレベルの教育を受けることができるという、リモートワークを活用した地方創生を行っています。

【まとめ】テレワーク導入の課題について

本記事では、テレワーク導入の課題について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

機能性や利便性に優れている一方で、まだまだ多くの課題があるテレワーク。タスク管理や組織力の低下を防ぐためにも、「ITツール」をうまく活用することが大切です。

なかでもオススメは、「Web電話帳」の導入。スマートフォン1台で連絡先を管理・共有できたり、登録していない相手の情報が表示されたりと、テレワークと相性の良い機能がそろっています。

ぜひ本記事の内容を、テレワークの導入にお役立てください。