2021年1月24日 16:59

テレワークを導入するうえで事前に考えておくべき課題と解決策とは?

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「テレワークの導入を検討している」
「しかし、テレワーク導入後に社内に混乱が起きないか不安」
「社内を混乱させないためにも、テレワークの課題について知っておきたい」

昨今「働き方改革」の推進にともない、テレワークを取り入れる企業が増えています。しかし、働き方が一新したことで、社内に混乱が起きるケースも少なくありません。そこで本記事では、テレワークについて以下の内容を中心にお伝えします。

  • テレワーク導入時に考えておきたい課題
  • テレワークの課題を解決する方法
  • テレワーク導入を促進する「Web電話帳」について

自社でスムーズにテレワークを導入するためにも、ぜひ本記事の内容をお役立てください。

テレワークを導入するうえで事前に考えておくべき課題

テレワークを導入する際は、事前準備が鍵を握ります。そこで、まずは事前に考えておくべき課題について見ていきましょう。具体的には以下の5つがあげられます。

  1. タスク管理の方法
  2. セキュリティ問題
  3. 組織力を低下させない仕組みづくり
  4. テレワークに適している業務の選定
  5. テレワーク導入環境のコスト

1. タスク管理の方法

テレワークでは、各自が異なる場所で仕事をするため、タスクが不明瞭になりやすいことがあります。各自の業務進捗はもちろん、上司から部下への指示出し、ノルマ管理なども把握しにくくなることも。そのため、テレワーク導入時は「どのように従業員のタスクを管理するか」を考える必要があります。

2. セキュリティ問題

テレワークは、従業員がオフィスの外にPCを持ち出して仕事をするため、オフィス勤務よりも情報漏洩リスクが高くなります。端末の紛失リスクも同様に高まるでしょう。そのため、テレワークによって従業員の移動が増えても社内の情報を守れるような対策が必要です。

3. 組織力を低下させない仕組みづくり

テレワークは、オフィス出勤のように全員が同じ時間、場所で仕事をするわけではありません。在宅勤務の場合は1人で仕事をすることになるため、従業員同士のコミュニケーションの機会が減ります。同様に上司や同僚からの意見やアドバイスをもらう機会も減るため、生産性も下がる可能性があるのです。

そのような状況が長期間続けば、組織力も大幅に低下するでしょう。テレワークの環境下でも組織力が維持されるよう、社内コミュニケーションを工夫する必要があります。

4. テレワークに適している業務の選定

自由度の高いテレワークですが、「テレワークで対応できる仕事」には限界があります。訪問営業や接客、工場での商品生産などは現場でしか対応できません。そのためテレワークを導入する前に、オフィスや工場の外でも対応できる仕事を選定しておく必要があります。

5. テレワーク導入環境のコスト

当然、テレワークの導入にはコストがかかります。たとえば、従業員に貸与するノートパソコンやスマートフォンの購入費用、ITツールの月額利用料、Wi-Fiなどの通信費用など。

テレワークの環境を整えるだけでも、さまざまなコストが発生するのです。予算内でテレワークを導入するためにも、コストの具体的な見積もりを出しておく必要があるでしょう。

テレワーク導入の課題を解決する方法

全章ではテレワーク導入時に考えておくべき課題をお伝えしました。続いて、それらの課題を解決する方法について見ていきましょう。具体的には以下の4つがあげられます。

  1. テレワークに適したITツールの導入
  2. セキュリティ対策
  3. 従業員同士のコミュニケーションの場を作る
  4. テレワーク用の評価制度を作成

1. テレワークに適したITツールの導入

テレワークを円滑にするためには、やはり「ITツール」の導入が必要不可欠です。ひと口に「ITツール」といっても多種多様なサービスがあります。

なかでも代表的なのは、Web電話帳やチャットツール、タスク管理ツール、勤怠管理システム、位置情報機能などです。インターネット環境があれば、従業員のタスク管理や会社の経理作業といった事務作業のほとんどは、ITツールが担ってくれます。

2. セキュリティ対策

テレワークにおけるセキュリティ問題を解決する方法は、「セキュリティシステムの導入」と「従業員のリテラシー向上」の2つです。セキュリティシステムでは、端末の位置情報がわかるシステムやウイルス対策ソフト、データの暗号化、紛失時に備えたバックアップ、などが有効です。

しかし、システムに完全に頼るのではなく、従業員一人ひとりのセキュリティリテラシーを高めることも意識しましょう。そのために、定期的に「情報漏洩リスクの勉強会」などを実施するのもオススメです。

3. 従業員同士のコミュニケーションの場を作る

テレワークの環境下では、社内コミュニケーションが疎かになりがちです。在宅勤務ばかりで誰とも話さない状況が長く続くと、組織としてのチーム力低下にもつながります。

チームの士気を保つためにも、ITツールを使って「ビデオ会議」を定期的に行うことで、社内にいるかのような環境を作ることが大切です。また、チャットツールで「雑談用」のグループを作成して、休憩時間に他愛もない話をするのも良いでしょう。とにかく「従業員同士が話せる場」を作ることを意識してみてください。

4. テレワーク用の評価制度を作成

多くの企業は、評価制度が「従業員のやる気」や「ノルマ達成までのプロセス」など、オフィス出勤を前提とした内容になっています。しかし、従来の従業員の行動の多くはテレワークでは見えにくいのが現状です。

そのためテレワークの環境下では、新しい評価制度が必要です。オンラインミーティングの参加率や意欲、成果物で評価するなど、各企業に合った評価制度を設定します。評価の「見える化」によって、従業員のモチベーションも維持されるのです。

【コラム】三菱UFJ銀行、社内の固定電話75%削減

日本国内のメガバンクのひとつ「三菱UFJ銀行」では、2021年度をめどに社内で利用している固定電話の75%を廃止する方針を固めました。新型コロナウイルスの影響もあり、社内でも「テレワーク」を導入。

現時点で、全社で約1万7,000台のノートPCを配布しており、在宅勤務のみならずサテライトオフィスも徐々に増やしている同社。さらに、固定電話の代用としてスマートフォンの配布も進めており、2021年度中に約3万5,000台の端末を本社と支店の従業員に対して配布するといいます。

スマートフォンでは、通話だけでなくWeb会議やチャットの活用を推進することで、より効率的な働き方を目指すそうです。固定電話の利用も徐々に減っており、銀行本部におけるテレワーク勤務率は50%程に定着しているといいます。

このように、大手企業もテレワークに舵を大きく切り始めています。昨今の社会状況を考えてみると、この流れはどんどん加速していくでしょう。

【参照】三菱UFJ銀、社内の固定電話75%削減 テレワークでスマホにシフト | IT media NEWS

テレワーク導入に役立つ「Web電話帳」とは

新型コロナウイルスや人材不足の影響によってテレワーク需要が増加。そんなテレワークと併せて導入したいのが「Web電話帳」です。ここでは、Web電話帳の特徴や機能について簡単にお伝えします。

  1. 電話帳をクラウド上で一元管理できる
  2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される
  3. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる
  4. 必要な情報にすぐアクセスできる

1. 電話帳をクラウド上で一元管理できる

Web電話帳を代表する特徴といえるのが、「連絡帳の一元管理」です。Web電話帳では、従業員やお客様の情報はすべてクラウド上に保存されます。スマートフォン1台で、いつでも、どこでも相手の連絡先を端末の画面上で確認可能です。また、一度登録してしまえば、組織全体で電話帳を管理・共有できます。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

Web電話帳には「着信表示」の機能が備わっているものもあります。相手の連絡先を登録していなくても、所属や名前などの情報が表示される機能です。登録の有無にかかわらず「誰からの電話なのか」が瞬時にわかるため、社内におけるコミュニケーションロスを防げます。

3. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

Web電話帳には「チャット機能」のあるサービスも。同じプラットフォームで電話帳とチャット機能を同時に利用できるため、社内コミュニケーションも活性化しやすくなります。

また、従業員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」を備えているWeb電話帳もオススメです。この機能を使えば、顧客からの確認事項があった際にも社内の専門家とすぐに連絡がとれるため、業務効率アップにもつながります。

4. 必要な情報にすぐアクセスできる

Web電話帳は、1回1回帳簿から相手を探さなければならない紙の電話帳とは異なり、すぐに情報にアクセスできます。なかには、相手の所属や名前を調べられる「検索機能」や、相手の居場所を特定できる「位置情報機能」が備わっているサービスも。必要な情報がすぐに手に入るため、打ち合わせのアポイント取りや災害時の安否確認においても、迅速な対応が可能です。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の活用事例

それでは最後に、Web電話帳の活用事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」を導入し、テレワークが促進された企業の事例をピックアップ。ぜひ参考事例としてお役立てください。

株式会社ソフトクリエイトホールディングス

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株式会社ソフトクリエイトホールディングスは、IT基盤のコンサルティングをはじめ設計・構築・保守・運用までのトータルサポートをおこなう会社です。同社は、新型コロナウイルスの影響によって、200人あまりの社員をテレワークに移行。あわせて「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入にも踏み切ったそうです。

【ポイント】

  1. PHONE APPLI PEOPLEによる電話帳のスムーズな管理・共有や着信表示機能がテレワークを下支え
  2. 社員の居場所を把握できる「PHONE APPLI PLACE」によって話したい相手とのアポイントが取りやすくなった
  3. Microsoft365のスケジュール表示との連携によって、電話の取り次ぎが楽になった

同社では、PHONE APPLIの電話帳サービスである「PEOPLE」に加えて、位置情報を表示する「PLACE」も導入。連絡先の一元管理や位置情報機能などにより、テレワークでもオフィス出勤と遜色ない仕事ができるようになったといいます。

【参照】コロナ禍の全社テレワークも混乱なし PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)で働き方"急"改革を乗り越えた! | 株式会社ソフトクリエイト

Web電話帳の事例についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。

【まとめ】テレワーク導入の課題について

本記事では、テレワーク導入の課題について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

  • テレワークには、「各自のタスクを把握しにくい」「組織力が低下しやすい」などの課題がある
  • 課題を解決するには、ITツールの導入やセキュリティ対策が重要
  • オンラインミーティングの参加率や成果物での評価など「テレワーク用の評価制度」を作ることも大切
  • テレワークは、相手の連絡先をクラウドで一元管理できる「Web電話帳」との相性が良い

機能性や利便性に優れている一方で、まだまだ多くの課題があるテレワーク。タスク管理や組織力の低下を防ぐためにも、「ITツール」をうまく活用することが大切です。

なかでもオススメは、「Web電話帳」の導入。スマートフォン1台で連絡先を管理・共有できたり、登録していない相手の情報が表示されたりと、テレワークと相性の良い機能がそろっています。

ぜひ本記事の内容を、テレワークの導入にお役立てください。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社Phone Appli

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