名刺管理のRPA、スキャナ取込みからメール自動配信!

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Salesfroceの定着化に必要な名刺情報の電子化と自動登録

PhoneAppli for Salesforceの機能の1つ社外連絡先は、名刺管理をしつつ、Salesforceのリードや取引先責任者にデータを登録するための入力支援ツールとして多くのお客様にご活用頂いておりますが、当社が提供する無償の名刺取り込み支援ソフトPACA for SalesforceがVer.2となり、スマホアプリSalesforceと同様の取り込みオプションにてご活用頂くことができるようになりました。

通常のSalesforceへの名刺取り込みソフトではできない以下の機能を実装しております。

  1. 取り込む都度Salesforceユーザを指定できる(所有者指定)
  2. リードまたは取引先/取引先責任者への自動連携もセット可能
  3. レコードタイプを複数持つ場合はレコードタイプの指定も可能
  4. 上記に加え、キャンペーンの選択も可能

当社の名刺サービスは安価にデータ化するOCR(機械で自動認識した文字のデータ化)と人が目で見て修正するオペレータ入力の2種類があり、部門や目的に応じて使い分けることが可能になっています。PhoneAppliを全社員でご利用の場合はこの組み合わせができコストコントロールができる点を非常に評価頂いておりますが、本日はデータの自動化の観点からオペレータ入力のサービスを利用する前提でご説明したいと思います。


どこまで自動化できるの?

オペレータ入力のモードを指定して名刺をアップロードする場合、スマホ・スキャナいずれでも操作は同じですが、アップロードする前に以下のオプションを予めセットすることが可能です。
※ここではSales Cloud(Enterprise Edition)、Pardotも導入済みの場合でご案内いたします。

  1. 名刺を撮影する(スマホ)または名刺をスキャナで取り込む
  2. 登録オプションで「交換者を追加」「リードか取引先連携を選択」「キャンペーンを選択」
  3. アップロードでPhoneAppli側の作業は完了
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PhoneAppli側の作業は書きましたが、実はこれでSalesforce側の作業もすべて完了します!
名刺をPhoneAppliのスマホ・スキャナで読み込むと以下のプロセスが自動化します。

PhoneAppli for Salesfroce 式名刺登録&メール自動化プロセス

  1. 名刺画像がPhoneAppli for Salesforce上に読み込まれる
  2. 3分後にOCRによる名刺のデータが行われる(仮納品)
  3. 最短30分後、数時間後を目安にオペレータによるデータ補正が行われる
    (翌営業日になることもあります)
  4. リードまたは取引先/取引先責任者への連携が自動で実施される
    (重複・上書きなどの条件もチェック)
  5. リードまたは取引先/取引先責任者へのデータ登録が自動で完了
  6. 登録が完了した後、キャンペーンの登録も実施・完了
  7. 作成されたデータ及びキャンペーン情報がPardotへ自動で同期される
  8. PardotのEngagement Studioにて予めセットされたシナリオに基づいてメール送信

当社では上記自動化によってイベントや営業活動で名刺交換したお客様の名刺は自動でSalesforceへ登録され、イベント資料や営業訪問でご紹介した資料を漏れなくお送りすることを実現しています。

また、予めキャンペーンに対応したレポートを作成しておきますと、自分が名刺交換した人がその後資料を参照頂いたのか一目瞭然にチェックすることが可能です。イベントなどであれば翌日に興味を持っていただいている方からコンタクトをすることもできます。便利ですね!


いかがでしたでしょうか?Salesforceの活用なのに、PhoneAppli for Salesforceの自動化の設定によってブラウザ上でSalesforceのメンテナンスをすることなく新規レコードの登録とメール配信まで完了させることが可能です。
これまで名刺データの扱いが曖昧になっていたけど、これから仕組みを構築していきたい企業様は上記を参考にしてみてください。

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