2022年4月 4日 11:00

テレワーク導入にIP電話がオススメな理由と課題について解説

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テレワーク導入にIP電話がオススメな理由と課題について解説

「テレワークの環境を整えるために、IP電話をうまく活用したい」
「固定電話に代わり、さまざまな勤務形態に合う電話を取り入れたい」
「IP電話がテレワークに合うのかを知りたい」

近年、国による働き方改革の推進や、コロナ禍における対策として、テレワークを導入する企業が増えています。その一方で、テレワーク導入における電話対応に悩むことも少なくありません。

そこで注目されているのがIP電話サービスです。IP電話とは、IP(Internet Protocol:インターネットプロトコル)という通信方式を利用した電話サービスの総称で、インターネットを通じて電話ができます。インターネット環境があれば通話できるため、場所にとらわれない柔軟な働き方であるテレワークでの活用に適しています。

そこで本記事では、IP電話について、以下のポイントを中心に解説します。

ぜひ本記事の内容を参考にして、自社のIP電話導入にお役立てください。

テレワークを導入するときにIP電話がオススメな5つの理由

さっそく、IP電話がテレワーク導入にオススメな5つの理由をご紹介します。

【IP電話がテレワーク導入にオススメな5つの理由】

  1. 個人のスマートフォンやPCで通話ができる
  2. 提携グループ同士の通話が無料
  3. 発信するときに企業の番号を使える
  4. 電話対応のための人員を減らせる
  5. 録音機能やWEB電話帳などのシステム連携が可能

1. 個人のスマートフォンやPCで通話ができる

IP電話はインターネット回線を利用するため、固定電話だけでなくスマートフォンやPCでの通話が可能です。それによって、BYOD(Bring Your Own Device:従業員個人のスマートフォンやPCを業務に活用すること)として個人のスマートフォンやPCが使えるので、オフィスだけでしか対応できなかった電話対応が、自宅でも外出先からでも可能になります。

IP電話を導入すると会社で新たに電話機を購入する必要がないので、会社側としては導入コストや時間を削減できます。また企業の中には、社用携帯で対応しているところもありますが、私用携帯と合わせて2台携帯する必要があります。しかし、IP電話では1台で対応できるのがメリットです。

BYODのメリットについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参考ください。

2. 提携グループ同士の通話が無料

IP電話を使用すると、同じプロバイダーや提携のプロバイダー同士での通話料金が無料になることが多いです。通話の頻度が多く、長時間通話する場合にとても有効です。

そのため、全国各地に視点や事務所などがある企業にとっては、ランニングコストがおさえられます。

3. 発信するときに企業の番号を使える

IP電話を活用すれば、企業の番号を使用して電話が可能です。お客様へ連絡する際に、私用のスマートフォンを使用すると、会社からの着信だと思われないため、電話を受け取ってもらえないケースもあります。また、プライベートの電話番号が取引先やお客様に知られるリスクも発生します。

しかしIP電話を使用すれば、折り返しの際にも企業の番号での発信となるので、折り返してもらえる可能性が高まります。リモート環境下の営業体制を整えられる点もオススメの理由の1つです。

4. 電話対応のための人員を減らせる

IP電話は場所を限定せずに会社の電話番号から発信できるため、電話対応のための人員を減らせます。テレワークを導入した企業の中には、外部から会社の固定電話にかかってくる電話に対応するため、出社する従業員を必要とすることもあります。しかし、IP電話はオフィス以外からでも会社の電話番号で発信できるので、電話対応のためにオフィスに出社する必要もありません。

また、会社にかかってきた電話を外出中の従業員に、そのまま転送することも可能です。かけ直して取り次ぐという手間も省けるため、外出が多い業種でもお客様とのやりとりがスムーズにできます。

5. 録音機能やWEB電話帳などのシステム連携が可能

IP電話は通話だけでなく、録音機能やWEB電話帳などさまざまなシステム連携が可能です。

たとえば、通話内容を録音するシステムと連携して簡単に録音ができれば、必要な通話内容をいつでも聞き直せます。そのため、リモート営業のブラックボックス化問題を解決することも可能です。

また、社内の電話帳をWEBで一括管理すれば、簡単な操作で発信や着信者の確認もできます。IP電話は電話対応でのメリットだけでなく、業務改善の効果ももたらしてくれるのです。

IP電話のメリットをより詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

IP電話を導入しテレワークに活用する前に、解決すべき5つの課題

テレワーク導入にはIP電話活用が有効だとお伝えしました。ただし、IP電話を導入する前に解決しておくべき課題もあるので、以下5つをご紹介します。

  1. 050番号の信頼性が低い
  2. 停電などの自然災害におけるリスク対策
  3. ネットワーク品質の向上
  4. VoIPに関する知識に精通する人材の育成や確保
  5. 盗聴や乗っ取りに対応できるセキュリティの整備

1. 050番号の信頼性が低い

スマートフォンが普及していないときは、050番号も普及しておらず不審に思われることも少なくありませんでした。しかしスマートフォンが普及して、今では官公庁でも050番号が利用されており、050番号は身近なものになっています。しかし、固定電話の03などから始まる0ABJ番号に比べて、信頼性が低いといわれています。

今の時代においては官公庁や大手企業など多くの企業で利用されており、信頼性も上がっているため気に留める必要はないでしょう。総務省が規定する「電気通信番号規則」にも記載されている信頼性の高いサービスでもあります。

ただ、現在固定電話を利用しているのであれば、併用することも可能です。固定電話を無理に解約せずに、会社の代表電話は「03」などから始まる市外局番を継続することも考えましょう。

2. 停電などの自然災害におけるリスク対策

IP電話はインターネット回線を利用する通話のため、停電時は使用できなくなります。そのため、停電時のリスク対策を練っておくことが必要です。たとえばUPS(無停電電源装置)を導入するのも1つの方法です。

また、停電時は携帯電話や固定電話で対応するなど、ルールやマニュアルを事前に準備しておきましょう。

3. ネットワーク品質の向上

IP電話は、インターネット環境に音声品質が左右されやすいです。そのため、既存のインターネット回線を確認し、必要に応じてネットワーク品質を向上しておきましょう。

回線速度が遅かったり回線容量が少ない場合は、光回線に切り替えたり、契約プランを見直したりといった対策が有効です。

4. VoIPに関する知識に精通する人材の育成や確保

VoIP(Voice over Internet Protocol)とは、インターネット回線を利用して音声データを送受信する技術のことで、IP電話に利用されています。そのため、VoIPについて知識やスキルを持つ人材を、確保することも考えましょう。

IP電話の通話品質を安定させるためには、VoIPのネットワークの管理が必要です。IP電話導入の際、VoIPの仕組みや必要な設定、メンテナンスについて精通する人材がいれば、初期設定はもちろん、その後の管理もスムーズに進めやすいです。もし現在、人材がいないのであれば、社内のIT担当者を育成する、もしくはコンサルタントに支援をお願いしてもよいでしょう。

5. 盗聴や乗っ取りに対応できるセキュリティの整備

IP電話をはじめとするインターネットを介した電話サービスでは不正アクセスによる被害も相次いでいます。盗聴や乗っ取りに対応できるセキュリティの整備も事前にしておくことが重要です。

これらの主な原因は、セキュリティ対策不足であるといえるでしょう。対策例としては、IDとパスワードをこまめに変更する、使用するソフトウェアは常に最新にしておくなどの方法があります。

とくにテレワークでは社外での作業が多くなるため、社内でガイドラインを策定したりセキュリティツールを導入することも有効です。

テレワークにおけるセキュリティ対策については、こちらの記事で紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。

IP電話を導入する際に役立つ、クラウドPBX導入のメリット・デメリット

クラウドPBXは、オフィスや店舗に設置しているPBX(電話交換機)をクラウド上に設置するサービスのことです。内線・外線・転送がスムーズにできるため、テレワーク時にも有用です。IP電話を導入する際に併せて導入すると、電話機能の効率化がより向上します。ここではクラウドPBXのメリット・デメリットを解説します。

メリット

  • 導入・運用・通信のコストを削減できる
  • 営業日5日以内に開設できる
  • ビデオ通話やチャットが利用できるサービスもある

デメリット

  • 月額料金がかかる
  • FAXの接続に手間がかかる

クラウドPBXは物理的な機器が必要ないため、初期費用やランニングコストを大幅に削減可能です。工事や設備購入も不要なので、5日以内と短期で導入できます。また、クラウドPBXのサービスによってはビデオ通話やチャットを利用できるものもあります。

提供会社によって異なりますが、内線1回線あたりの月額料金は、2,000〜2,500円。ただし、FAXとの接続には手間がかかるため、利用したい場合はインターネットFAXを提供している、クラウドPBXを選びましょう。

クラウドPBXには他にもメリット・デメリットがあります。詳しくはこちらの記事で紹介していますので、ぜひご参照ください。

【コラム】テレワーク移行のときに知っておきたい「IT導入補助金」とは?

テレワーク導入するときに、ぜひ活用したいのが「IT導入補助金」です。IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者などが自社の課題やニーズに合ったITツールの導入をサポートするために、経済産業省が資金の一部を給付してくれる制度です。

インボイス制度*の開始に向けて企業間取引のデジタル化を推進するため、ITツール導入補助に加え、PC等のハード購入補助などもあります。さらに2022年のIT導入補助金では、クラウドサービスの利用料最大2年分も補助対象となっています。

*インボイス制度とは、「記載義務を満たした請求書」によって消費税を計算し納付するものをいいます。



<補助上限額と補助率>
対象 補助上限額 補助率
ITツール 〜50万円・50万円〜350万円 3/4・2/3
PC・タブレットなど 10万円 1/2
レジなど 20万円 1/2

ただし、2022年概要資料は中小企業庁から公表されましたが、募集期間などの詳細はまだ発表されていません(2022年3月現在)。補助金は期限や件数が決まっているため、募集が開始されたら応募できるように準備しておきましょう。

テレワーク向けの助成金や補助金は、他にもさまざまなものがあります。詳しく知りたい方はこちらの記事もぜひご覧ください。

個人の携帯を業務用に活用できるサービス「PHONE APPLI PEOPLEビジネスナンバーセット」とは?

弊社ではWeb電話帳クラウドサービス「PHONE APPLI PEOPLE」を提供しています。その中に「ビジネスナンバーセット」というサービスがあり、従業員個人のスマートフォンを、ビジネス用とプライベート用に自動的に使い分けることが可能です。

【PHONE APPLI PEOPLEビジネスナンバーセットの特徴】

  • 個人のスマートフォンに業務用の「050番号」を付与し利用できる
  • WEBとアプリの設定だけでラクラク導入できる
  • 業務使用分の通話料金は会社へ請求される
  • WEB電話帳で連絡先を一元管理
  • 専用の音声通信でスマートフォンの音質そのまま

ビジネスナンバーセットの仕組み

従業員所有の個人スマホに、ビジネス用の「0 5 0 番号」を付与することで、業務とプライベートで番号・ 通話料を自動的に使い分けできる法人様向けのサービスです。テレワーク導入でも新たな携帯端末の貸与は不要です。さらにWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE」とセットで利用でき、名刺や連絡先情報もクラウドでセキュアに一元管理できます。

PHONE APPLI PEOPLEとは

ビジネスナンバーセットを導入していれば、スマートフォンを会社貸与しなくてよいためコストを大幅に削減できます。また、専用の音声通信を用いたサービスなので、音の途切れや遅延などのストレスのない通話ができます。

さらに高いセキュリティ機能が搭載されており、連絡先をクラウドで一元管理できるため、テレワーク導入にも最適です。

導入企業

【まとめ】テレワーク導入にIP電話がオススメな理由について

本記事では、テレワーク導入にIP電話がオススメな理由について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

  • IP電話はどこでも使用できるため、テレワークとの相性がよい
  • IP電話は、通話料の削減や電話対応の効率化、さまざまなシステムとの連携による業務改善ができる
  • テレワークにIP電話を活用するには、災害時のリスク対策やネットワーク環境の適正化、セキュリティの整備を事前にしておくことが重要
  • 内線・外線・転送がスムーズにできるクラウドPBXもテレワークの電話対応問題に有効。IP電話と併用すると、サービスの効果をより増大できる

テレワークでの電話体制を整えることは、企業の信頼性やサービス品質にもつながる重要な問題です。IP電話は通話料が安いことに加えて、業務改善までできるため、企業・従業員のメリットも大きいでしょう。テレワーク導入の際には、IP電話の導入も考えてみてはいかがでしょうか。

ぜひ記事の内容をテレワーク導入やIP電話導入にお役立てください。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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