IP電話を導入するメリットを徹底解説！デメリット・対策も紹介

「固定電話からネット回線を使うIP電話に移行したい」
「IP電話導入を検討しているので具体的なメリットについて知りたい
「IP電話導入時のデメリットも押さえておきたい」

インターネットを介した電話サービスのIP電話。固定電話に縛られず、パソコンやスマートフォンでも利用できるというメリットがあることから、導入する企業が徐々に増えているといわれています。

そこで本記事では、IP電話について以下の内容を中心にお伝えします。

自社において効果的なIP電話を導入するためにも、ぜひ本記事の内容をお役立てください。

また、IP電話そのものや基本的なことから知りたい方は、詳細記事がありますのでこちらをご覧ください。

IP電話を導入するメリット7つ

さっそく、IP電話を導入するメリットをお伝えします。具体的には以下の7つがあげられます。

1. 基本料金と通話料金が安い

まず１つ目のメリットは「基本料金と通話料金が安い」です。IP電話はインターネット回線を利用しているので、一般的な固定電話のように距離や時間帯に応じて高くなるということもありません。

たとえば、固定電話は1?3分の通話で通話料が約20円かかるのに対し、IP電話は全国一律約8円。また、月額基本料金においては固定電話は1,500円?2,500円程度などに対し、多くのIP電話サービスは無料となっています。

2. 同一プロバイダー間の通話が無料

2つ目のメリットは「同一プロバイダー間の通話が無料」です。同じインターネットプロバイダー同士の電話であれば、通話料が無料となります。もしくは提携しているプロバイダー同士でも、無料になる場合もあります。ランニングコストも抑えられ、全国各地に支店や事務所などがある企業の場合、使い勝手がよいでしょう。

3. 電話加入権が必要ない

3つ目のメリットは「電話加入権が必要ない」です。固定電話を新たに設置しようとすると、NTTの電話加入権の購入が必須な場合があり、さらには必要に応じて機器購入や設備工事費などもかかります。IP電話なら電話加入権は必要ありません。インターネット回線に余裕があれば、追加の工事などが不要なので導入費用を抑えることも可能です。

4. 電話機を買い替える必要がない

4つ目のメリットは「電話機を買い替える必要がない」です。IP電話はインターネット回線を利用するため、専用の電話機を購入する必要はありません。もしこれまで固定電話で使用していた電話機があれば、そのままIP電話でも利用可能。さらに、今お使いのFAXもそのまま利用できることが多いです。

5. PCやスマートフォンを端末にできる

5つ目のメリットは「PCやスマートフォンを端末にできる」です。IP電話は使用できる端末の幅が広いというのもメリットです。固定電話のように専用の電話機でなくても通話でき、PCやスマートフォンなどもそのままビジネスフォンとして利用できます。持ち運びできるデバイスを用いることで、場所を選ばない通話も可能です。

6. 拠点の増減に対応しやすい

6つ目のメリットは「拠点の増減に対応しやすい」です。クラウド型のIP電話が対象とはなりますが、インターネット上のPBX（電話交換機）にアクセスするため、複数の拠点を統括してビジネスフォンを構築することもできます。

アナログの場合は、PBXや電話機同士を物理的にケーブルで繋げる必要があるため、拠点を増減するには配線工事など大掛かりな対応が必要でした。IP電話を導入することで、そのコストや時間を削減しながら拠点の増減に対応しやすいです。

7.さまざまなシステムと連携しやすい

7つ目のメリットは「さまざまなシステムと連携しやすい」です。たとえば、社内の電話帳をWEBで一括管理することで、カンタンな操作で発信できたり、誰からの着信かをわかるようにすることもできます。

またCRM（顧客管理システム）と組み合わせて顧客対応の品質を向上させるなど、システムとの連携で業務効率も図ることが可能です。

IP電話を導入するデメリット5つ

ここまでメリットを紹介しましたが、一方でデメリットもあります。以下5つのデメリットを、しっかりと確認しておきましょう。

1. 電話番号が変わる

IP電話は使う場所を選ばないこともあり、市外局番から始まる従来の番号は使用できず、050番号もしくは0ABJ番号が割り当てられます。「050（IP回線）-（事業者の識別番号）-（加入者番号）」で表されるため、電話事業者を変更する場合は電話番号も変更となります。

2. 緊急発信番号やフリーダイヤルに接続できない

IP電話は、警察への110番、消防署への119番などの緊急発信番号が利用できません。また0120から始まるフリーダイヤルは、接続できないことがほとんどです。

フリーダイヤルに電話をかける場合は、携帯電話と同じように有料の専用番号にかける必要があります。

3. ネット環境によって通信品質が不安定になる

インターネット回線を利用するため、ネット環境によっては通信品質が不安定になることも考えられます。アナログ電話は、音声の信号をそのまま専用の電話回線で通信していますが、IP電話は音声データをネットを介してやりとりできる信号に変換しているためです。

そのため移動中に使用する際に、接続している回線がWi-Fiからモバイル回線に切り替わるとネットワークが瞬間的に遮断されることもあります。

なお、IP電話の一種であるひかり電話は、光の特性を応用した仕組みで通話するため、他のIP電話と比べるとクリアな音声で通話できます。

4. 停電のときに利用できない

固定電話は電話線で繋がり、電源が不要なため停電時でも利用できます。しかしIP電話で電話するためには、インターネット接続が必要です。そのため、停電で電力が供給されない場合は、ネットワーク接続ができないので利用できません。

これらの対策のために、スマートフォンの内線端末として利用できるサービスもあります。

5. 050番号が信頼性に欠けるイメージがある

「050番号」は、信頼性に欠けるイメージがあります。その背景に「050番号」は、詐欺電話や勧誘電話、セールス電話に使われることがあったからです。そのため、信頼性に欠けるというマイナスのイメージが残っていることも少なくありません。

IP電話導入のデメリットを解決する方法4つ

前章ではデメリットをお伝えしました。便利なIP電話。なんとかデメリットをうまく解決できればいいですよね。そこで、ここではそのデメリットを解決する方法を4つご紹介します。

1. アナログの固定電話回線を準備する

万が一のときのために、アナログの固定電話回線を準備するとよいでしょう。そうすれば、緊急電話やフリーダイヤルに発信する際や停電発生時にも使用できます。

また、「03」などから始まる市外局番の番号を使用できるので、会社としての信頼も高まります。既存の固定電話があれば解約せずに、用途に合わせて併用することも考えましょう。

2. 既存のインターネット回線を見直す

通話品質を改善したい場合は、既存のインターネット回線を見直してみましょう。ADSLなど遅い回線の場合は、光回線に切り替えインターネット回線の通信速度を上げるのが効果的です。

光回線の場合は、速度が安定しているプロバイダーに乗り換えや、回線の容量を増やすといった対策も有効です。

3. 停電対策の備えを万全にしておく

IP電話は停電時に使用できなくなるため、停電対策の備えを万全にしておくことが重要です。停電時などは携帯電話やスマートフォンで対応するなど、ルールやマニュアルを事前に準備しておきましょう。

災害や設備トラブルなどでの長時間の停電発生リスクを回避するため、UPS（無停電電源装置）を取り入れ、より万全の体制を検討してもいいでしょう。

4. 信頼できるIP電話の提携企業を選ぶ

IP電話を導入する上では、信頼できる提携企業を選ぶことが鍵となります。なぜなら音声品質は、提携企業によって異なるからです。音質だけでなく、提供するIP電話の仕組み、機能や評判なども確認した上で選びましょう。

なお、総務省はIP電話事業者を電話音声品質により、3つにランク分けしています。そのランクを目安に選定してもいいでしょう。

【コラム】IP電話が乗っ取られる？防止方法を解説

実は、IP電話をはじめとする電話サービスが知らぬ間に第三者に乗っ取られ、利用者に高額な請求がされる事件が増加傾向にあります。中には約250万円にものぼる高額の請求が届いたケースもあります。

たとえば、第三者にIDやパスワードを不正に入手され、利用者になりすまして国際電話による高額な通話料が発生した被害があります。

そうした被害は総務省からも注意喚起が出るほど多くなっており、決して他人事ではありません。

主な原因は、セキュリティ対策不足。使用するソフトウェアアップデートの怠り、使用するIDとパスワードの漏洩などによるものがあげられます。

こうした被害に遭わないためにも、セキュリティ対策を万全に整えておくことが重要です。とくに注意したいのは、IDとパスワード対策です。

情報の流出は高額請求だけでなく、企業としての信用問題にもつながります。しっかりと対策して、快適で効果的なIP電話の活用をしていきましょう。

個人の携帯を業務用に活用できるサービス「PHONE APPLI PEOPLEビジネスナンバーセット」とは？

弊社ではWeb電話帳クラウドサービス「PHONE APPLI PEOPLE」を提供しています。その中に「ビジネスナンバーセット」というサービスがあり、従業員個人のスマートフォンを、ビジネス用とプライベート用に自動的に使い分けることが可能です。

従業員所有の個人スマホに、ビジネス用の「0 5 0 番号」を付与することで、業務とプライベートで番号・ 通話料を自動的に使い分けできる法人様向けのサービスです。テレワーク導入でも新たな携帯端末の貸与は不要です。さらにWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE」とセットで利用でき、名刺や連絡先情報もクラウドでセキュアに一元管理できます。

ビジネスナンバーセットを導入していれば、スマートフォンを会社貸与しなくてよいためコストを大幅に削減できます。また、専用の音声通信を用いたサービスなので、音の途切れや遅延などのストレスのない通話ができます。

さらに高いセキュリティ機能が搭載されており、連絡先をクラウドで一元管理できるため、テレワーク導入にも最適です。

【まとめ】IP電話のメリットについて

本記事では、IP電話のメリットについて、以下のポイントを中心にお伝えしました。

IP電話の導入は、安価かつ手軽に導入でき、業務効率化につながるなど、さまざまなメリットをもたらします。一方で事前に対応しておくべきデメリットもあるので、自社の電話利用状況を確認して適切な電話環境を整えましょう。

ぜひ本記事の内容を、IP電話導入にお役立てください。