名刺管理ツールの導入成功事例特集！導入に失敗するパターンも解説

「業務効率を上げるために、名刺管理ツールを導入したい」
「でも、せっかく導入するのなら失敗したくない」
「名刺管理ツールの成功事例や失敗しないコツがあれば知りたい」

昨今、インターネットで名刺管理ができるなど、利便性の高さから「名刺管理ツール」を導入する企業が増えています。自社でもツール導入の話が出ているものの「うちの会社でも本当にうまくいくのだろうか・・」とお考えの担当者・経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、名刺管理ツールについて以下のポイントを中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社の名刺管理ツール導入にお役立てください。

名刺管理機能付きPHONE APPLI PEOPLEを活用した成功事例7選

さっそく本題である、名刺管理ツールの成功事例をみていきましょう。ここでは当社 株式会社PHONE APPLIが提供する名刺管理機能付きのWeb電話帳「PHONE APPLI (旧:連絡とれるくん)」の導入によって効果があった企業のリアルな事例をご紹介します。

味の素

味の素株式会社は、調味料や加工食品、冷凍食品などの製造・販売を行う食品事業会社です。以前より働き方改革を推進してきた同社。2017年にはテレワークの大幅なルール緩和、2018年に「PHONE APPLI PEOPLE」を導入しました。

名刺情報の登録・共有がスムーズになったことで働き方に柔軟性が生まれ、社員の生産性が上がった事例です。

関電不動産開発株式会社

関電不動産開発株式会社は、分譲マンションや戸建住宅、ビル、ホテルなど多様な収益不動産の開発・取得・賃貸事業を行う会社です。ヨーロッパやオーストラリアでの不動産開発も行っています。コロナ禍を受け、社内の共通プラットフォームとして「PHONE APPLI PEOPLE」を導入したそうです。

同ツールのOCR機能やシンプルな操作性によって、社内にもスムーズに根付いたようです。またデータをクラウドに一括管理できるため、安心して異動や組織変更ができたといいます。

出光興産株式会社

出光興産株式会社は、石油精製や石油化学をはじめ電子材料の製造・販売を行う会社です。2019年の「昭和シェル」との経営統合に併せて、グループ間コミュニケーションの活性化を推進した同社。その中核として「PHONE APPLI PEOPLE」を導入したといいます。

名刺管理をはじめ電話帳、発信元表示などツールの「多機能性」によって、社内コミュニケーションや業務効率が格段に上がった事例といえます。

大成建設

大成建設株式会社は、国内外における建築・土木の設計や施工、エンジニアリング、都市開発、不動産など幅広い事業を展開する会社です。紙の名刺を原本管理していた同社。しかし、必要な場面ですぐに顧客情報を見つけることができないなど、業務ロスが生じていたといいます。そのような問題を解決するべく「PHONE APPLI PEOPLE」を導入しました。

社員数が多い上に部署やパートも細かく分かれている同社。そういった組織体制の中で、同ツールの名刺管理や電話帳機能が組織・チームの統括に役立ったといいます。

三菱商事株式会社

三菱商事株式会社は、天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱う総合商社です。中期経営戦略の一環として「固定電話の廃止」を考えていた同社。新たなワークスタイルの要として、オンラインで電話帳や名刺管理ができる「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入に踏み切ったといいます。

スマートフォンの導入とPHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）の活用によって、固定電話と内線が原則廃止され、新たな働き方が根付いた事例です。

株式会社ニトリ

株式会社ニトリは、全国に家具・インテリアの小売業を展開する会社です。2018年に「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」を導入した同社。今では「以前の状態には戻れない」という社員が続出するほどの必須ツールになっているといいます。

社員や取引先情報の一括管理によって、電話をかける側・受け取る側両者のストレスが減り、社内コミュニケーションが円滑になった事例です。

株式会社ファミリーマート

株式会社ファミリーマートは、全国に展開するコンビニエンスストア「ファミリーマート」の運営をおこなう会社です。2019年に本社オフィスのフリーアドレス化を導入した同社。フリーアドレスの環境下で社員同士のコミュニケーションを円滑にするため、「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」と「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」の導入に踏み切ったようです。

相手の連絡先や居場所を即座に検索できる機能によって、コミュニケーションロスが削減され、フリーアドレス制度がより円滑になった事例といえます。

名刺を簡単にデータ化。管理もしやすい「PHONE APPLI PEOPLE」とは？

当社では、名刺を簡単にデータ化できる「PHONE APPLI PEOPLE」というサービスを提供しています。名前や電話番号、所属先などの連絡先をクラウドで一元管理し、社内・チーム内での共有が可能です。

PHONE APPLI PEOPLEには、上記のようにさまざまな機能が揃っています。クラウド上で名刺情報を管理できるため、紛失のリスクもありません。スマホ一台でいつでも、どこからでも、連絡したい相手に連絡ができます。自社の生産性アップにも大いに貢献してくれるはずです。

導入するなら知っておきたい！名刺管理ツールを導入するメリットとは？

名刺管理ツールの失敗パターンをご紹介しましたが、もちろんメリットもたくさんあります。名刺管理ツールのメリットとしてあげられるのは次の4つです。

名刺管理ツールでは、スマホ撮影などで名刺を「データ化」できるため、業務効率化につながります。また登録されたデータはクラウド上に保存されるため、社内やチームでいつでも共有が可能です。

担当者が変わった場合でも、自動で名刺情報がアップデートされます。そのため、間違えて営業をかけてしまうなどのヒューマンエラーや、コミュニケーションロスも解消することが可能です。

また、名刺情報がデータベースに一元管理されているため、顧客へのアプローチが早くなるというメリットもあります。会社名・部署・役職・氏名などから登録者をすぐに検索できるので、紙の名刺のように一枚一枚確認する手間も省けます。

名刺管理ツールでは、名刺交換を「オンライン」で行えいます。スマートフォンから自分の名刺のURLを送り、名刺の画像やデータにアクセスしてもらうだけで交換完了です。非接触で名刺を交換できるため、昨今の新型コロナウイルスの感染防止対策にも役立つでしょう。

名刺管理ツールを導入で起こる失敗パターンとは？

ツールを導入したのは良いものの、失敗してしまう企業も少なくありません。なかでも代表的な失敗パターンとして次の3つがあげられます。

1. 操作が煩雑

1つ目は「操作が煩雑」であることです。名刺管理ツールはスマホまたはPCで管理するため、操作に明るい社員もいれば、そうでない社員もいるでしょう。アプリやWebサービスに慣れていない年配社員は、特に難しく感じるかもしれません。

名刺管理ツールの多くは操作が煩雑です。ひとつの項目を入力するだけで複数の手順を踏まなければならないことも。その結果、社員が「こんなに操作が面倒なら使わない」と考え、名刺管理ツール自体が会社に浸透しないケースもあります。

そうさせないためにも、まずは社内の一部だけで始めるなど試験的に導入してみるのがオススメです。いきなり導入するのでなく、「名刺管理ツールの使い方」などの説明会を行っても良いでしょう。

2. 新しいモノへの反発

2つ目は「新しいモノへの反発」です。新しい文化や価値観を受け入れる企業であれば名刺管理ツールの導入もスムーズにいきます。一方で「新しいモノには抵抗がある」という企業も少なくありません。

担当者が導入にポジティブだったとしても、自社の伝統や文化を大切にする上層部からの理解を得られないケースもあります。そのような場合、いきなり全社導入を提案するのでなく、まずは試験的な導入を提案するなど、少しずつ理解を得るための工夫が必要です。

3. 多機能すぎて使いきれない

3つ目は「多機能すぎて使いきれない」です。名刺管理ツールには、名刺のデータ化はもちろん電話帳機能、営業支援、複数デバイスへの対応、他システムとの連携など、とにかく機能が多いものがあります。

多機能すぎるがゆえに使いこなすのに時間がかかり、結局ツールが定着しないというケースも。機能の豊富さも大切ですが、社員の離脱を防ぐためにも、まずは「シンプルさ」や「直感的に操作できるか」を重要視するのが良いでしょう。

【まとめ】名刺管理のメリットについて

本記事では、名刺管理ツールについて、次のポイントを中心にお伝えしました。

名刺管理ツールには多くのメリットがありますが、導入に失敗してしまう企業も少なくありません。社内に浸透させるためには、ツールの特性をはじめ、自社が「新しいツールに対応できる組織風土・体制かどうか」を把握しておくことが大切です。ぜひ本記事の内容を、自社の名刺管理ツール導入にお役立てください。