名刺管理ツールを活用するメリットとは？導入する時の注意点と解決できる課題についても解説

「社員の負担を減らすためにも、名刺管理をデジタル化したい」
「最近会議で"名刺管理ツール"を導入しようという動きがあるけど、どんなメリットがあるのだろうか？」
「名刺管理ツールのメリットやデメリットを押さえた上で導入したい」

クラウドサービスが急速に増えている昨今。特にビジネスシーンにおいて「名刺管理ツール」が普及しています。そんな背景もあり、名刺管理ツールを導入する企業が増加傾向にあります。

しかし、「名刺管理ツールを導入するメリットってなんだろう・・・？」「関心はあるけど、自社に必要なツールなのだろうか？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、名刺管理ツールについて以下のポイントを中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を参考にして、自社の名刺管理ツール導入にお役立てください。

名刺管理ツールを活用するメリットとデメリット

さっそく本題である、名刺管理ツールのメリットをみていきます。またメリットだけでなくデメリットもあるので、長所短所をどちらも理解した上でツール導入の検討材料にお役立てください。

メリット

名刺管理ツールを活用するメリットとして、次の5つがあげられます。

1. 業務を効率化できる

名刺管理ツールでは、名刺をスキャナーやスマホ撮影で「データ化」できるため、わざわざ手動で入力する手間が省けます。仮に同じ名刺を登録した場合でも、重複が自動で判別され、上書きや統合など適切に処理してくれます。

2. 名刺情報を共有できる

名刺管理ツールでは、名刺情報がデータベースに保存されるため、社内やチームでいつでも情報共有が可能です。

担当者が変わった場合でも自動で名刺情報がアップデートされるため、間違えて営業をかけてしまうなどのヒューマンエラーやコミュニケーションロスも解消されます。

3. 顧客へのアプローチが早くなる

名刺情報がデータベースに一元管理されているため、登録者をすぐに検索できます。会社名・部署・役職・氏名などたやすく特定できるため、紙の名刺のように一枚一枚確認する手間も省けます。

4. オンライン上で名刺交換ができる

オンライン上で名刺を交換できるのも大きなメリットです。交換にはスマートフォンから自分の名刺のURLを送り、名刺の画像やデータにアクセスしてもらいます。

名刺交換による至近距離のやりとりを削減できるので、昨今の新型コロナウイルスの感染防止対策にも役立ちます。

5. データを自動更新できる

オンライン上に名刺情報が保管されるため、データも自動更新されます。相手が名刺データを変更した際、自社に登録されている相手のデータも自動でアップデートされるのです。部署や役職が変わるごとに新たな名刺を渡す手間も省けます。

デメリット

名刺管理ツールのデメリットは次の通りです。

1. コストがかかる

会社単位で名刺管理ツールを導入するとなると、やはりコストがかかります。ツールを導入する初期費用、それから月額費用などです。

ツールによっては「無料トライアル期間」を設けているものもあるので、本格的な導入の前に、一度試験的に導入してみるのが良いでしょう。

2. データベース化に時間がかかる

名刺データを一元化できるというメリットがありますが、枚数が多くなるとデータベース化に時間がかかります。1日に何枚も名刺を交換する人にとっては、少し面倒に感じてしまうかもしれません。それではツール自体が根付かないため、データベース化の代行サービスの利用なども検討すると良いでしょう。

3. 二重管理になりやすい

企業によっては、すでに営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）を導入しているところもあるのではないでしょうか。それぞれに名刺情報を登録している場合、新たに名刺管理ツールを導入すると、二重管理になってしまいます。

ツール同士の連携やデータをCSVで取り込める名刺管理ツールもあるので、導入前に確認しておくとよいでしょう。

名刺管理ツール導入によって得られる副次的なメリットとは？

名刺管理ツールのメリットやデメリットをお伝えしましたが、ツールの導入によって以下のような副次的なメリットにもつながります。

1. 煩雑な名刺管理が無くなる

1つ目は「煩雑な名刺管理が無くなる」ことです。

ビジネスにおいて「名刺交換」は頻繁に行われます。初対面の人に対してはほぼ100%行うビジネスマナーのひとつです。特に営業担当者など毎日何枚も名刺を交換する人の場合、気づけば名刺が大量に溜まっていた、というケースも少なくありません。

そこで名刺管理ツールによって名刺を「電子化」することで、名刺管理のコストを大幅に削減できるのです。

2. 個人管理による情報漏洩を防ぐ

2つ目は「個人管理による情報漏洩を防ぐ」ことです。

名刺管理を各社員に任せている企業も多いのではないでしょうか。しかし、名刺は大切な個人情報です。個人に委ねると、その分情報漏洩リスクが高まります。

一方の名刺管理ツールでは、会社単位でデータベースを管理できるため、セキュリティを保持したままでの名刺管理が可能です。

3. 名刺を探す手間がなくなる

3つ目は「名刺を探す手間がなくなる」ことです。

紙の名刺の場合、毎日のように名刺交換をしていると、気づけば大量に溜まり、保管が疎かになってしまいます。「連絡したい相手の名刺が見つからない」ということもあるはずです。

そういった場面でも名刺管理ツールが役立ちます。スマホやPCから相手の名刺情報をすぐに検索できるため、探す手間を省くことができます。

名刺管理ツールを導入する時に注意すべきこと

いざ名刺管理ツールを導入する際、いくつか気をつけなければならない点も存在します。具体的には次のような注意点です。

1. 定期的に情報のメンテナンスをする

取引先の担当者のステータスが変更になった場合など、定期的に情報をメンテナンスする必要があります。

先ほど「データが自動更新される」とお伝えしましたが、それは取引先も同じツールを使っている場合に限られます。基本的には自分で名刺情報をアップデートすることを意識しておきましょう。

2. 名刺情報の入力ルールを設定する

名刺管理ツールでは、元になる情報を自分で入力してデータベース上で管理します。最初の入力を正確に行う必要があるため、入力ミスがないようルールを決めておくことが大切です。

たとえば「もらった名刺はその日のうちにスマホ撮影で入力してデータ化する」など、ルールを設定しましょう。

3. コスパがいいか検証する

名刺管理ツール導入時は「コスパの良さ」も考えたいところです。

ツールによっては、名刺の読み込みをOCRだけでなく、運営側による手修正をしてくれたり、CRMやSFAとの連携ができたりと、サービスが充実しているものも。付帯するサービスが充実するほど、コストも大きくなります。

そのため自社の予算を考えつつ、最適なツールを選ぶことが大切です。コストパフォーマンスを図るためにも、もし無料トライアルがあれば、一度試験的に利用してみるのが良いでしょう。

【コラム】名刺管理ツール導入による個人情報保護法について

オンライン上で名刺を一元管理できる名刺管理ツールですが、便利な反面、「個人情報保護法」に気をつける必要があります。

個人情報保護法の対象となるのは、氏名や生年月日、その他の記述などによって「特定の個人を識別できるもの」です。

名刺管理ツールの場合、個人情報を検索しやすいようデータベースにまとめるため、万が一漏洩が起きてしまったとき、個人情報保護法違反となってしまいます。

企業の信用を失わないためにも、データの取扱における責任者の設置や役割の明確化、データの出力記録の保存などを徹底しましょう。個人情報が漏洩しない、あるいは漏洩してしまっても迅速に対応できるような組織体制を作っておくことが大切です。

名刺を簡単にデータ化。管理もしやすい「PHONE APPLI PEOPLE」とは？

弊社では、名刺を簡単にデータ化できる「PHONE APPLI PEOPLE」というサービスを提供しています。名前や電話番号、所属先などの連絡先をクラウドで一元管理し、社内・チーム内での共有が可能です。

PHONE APPLI PEOPLEには、上記のようにさまざまな機能が揃っています。クラウド上で名刺情報を管理できるため、紛失のリスクもありません。スマホ一台でいつでも、どこからでも、連絡したい相手に連絡できるため、自社の生産性アップにも大いに貢献してくれるはずです。

【事例】「PHONE APPLI PEOPLE」での成功事例

名刺管理ツールについて詳しくお伝えしましたが、実際の事例を見ないとイメージが湧きませんよね。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳アプリ「PHONE APPLI PEOPLE」の導入事例をいくつかご紹介します。名刺管理機能も備わっているので、ぜひ自社の名刺管理にもお役立てください。

味の素

味の素は、調味料や加工食品、冷凍食品などの製造・販売を行う食品事業会社です。以前より「働きがい」と「生産性向上」を目指して働き方改革を行っていた同社。その一環として2018年に「PHONE APPLI PEOPLE」を導入したといいます。

ツールの操作性の高さや連携、名刺情報の共有がスムーズになったことで、コロナ禍においても生産性が上がった事例です。

大成建設

大成建設は、建設工事をはじめ地域開発や都市開発、コンサルティングなどを行う建設会社です。社内連絡を効率化するために以前より、電話帳機能のみが付いたアプリを活用していた同社。しかし、使っていくうちに「名刺管理機能」の必要性を感じ「PHONE APPLI PEOPLE」を導入したといいます。

高い操作性や検索機能によって名刺管理が容易になり、会社全体の生産性が上がった事例といえます。

【まとめ】名刺管理ツールのメリットについて

本記事では、名刺管理ツールのメリットについて、次のポイントを中心にお伝えしました。

お伝えしたように名刺管理ツールには、多くのメリットがある反面、コスト面や他ツールとの二重管理などデメリットも存在します。名刺管理ツールを導入する際には、両側面から判断してご検討いただければと思います。

ぜひ本記事の内容を、自社の名刺管理ツール導入にお役立てください。