「操作性の良さ」と「複数検索機能」が決め手
左) 大成建設株式会社 総務部総務室 課長代理 丸山 佳哉氏、右) 株式会社大成情報システム デザイン＆ソリューション部 辻 征氏
大手総合建設会社の大成建設株式会社では、社内連絡を効率化させるために、以前から電話帳アプリを導入していた。しかし、導入した電話帳アプリは初期設定及びiPhoneとの連携が複雑で、社内から操作に関する問い合わせが多発した。専用窓口を設置したが、対応に追われ、浸透するのに時間を要した。
名刺管理に関しては、営業部署から「名刺の管理を容易にしたい」というニーズが生じた。以前は名刺を原本管理することが多く、顧客情報を必要な時に即座に見つけることができないという問題が生じていた。
これらの問題を解決する上で、同社は電話帳と名刺管理を一括したツールを検討。中でも重要視したポイントは「操作性の良さ」「複数検索ができること」である。同社にはグループ会社を含め約23,000件もの電話帳が登録されている。そのため、連絡したい社員を検索する際には、例えば、「総務部 山田太郎」のように部署名と社員名を組み合わせた複数検索をする必要性があった。また、利用者は営業職から施工管理職まで多岐にわたる為、ツールの操作が容易で、導入時のコストや負担が低いことも重要視していた。
そこで同社は、電話帳と名刺管理を一括でき、以上のポイントを満たすツールとしてPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）を導入した。
導入時に説明会や勉強会を開催する必要性がなく、導入コストを大幅に軽減
株式会社大成情報システム デザイン＆ソリューション部 石丸 裕紀氏
同社はPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）を2020年4月に導入。緊急事態宣言下のため、働き方が大きく変わった時期でもあった。在宅勤務者の連絡手段として、スマートフォンでの社内連絡の頻度が高まった。さらに、以前はオフィスで原本管理していた名刺も、在宅で管理する必要性が生じた。
このような状況の中、全社にPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）のマニュアルを展開。問い合わせが殺到するのではという不安はあったが、結果としてスムーズに全社導入することができた。
「操作性が良く、説明会や勉強会を開く必要もなかったため、導入時の手間を大幅に削減できた効果は非常に大きかった」と総務部の丸山氏は述べる。同社では、PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）を現在約6,500ID導入している。「原本がなくても、在宅で名刺を管理できて便利」、「OCR精度が良いおかげで、名刺を即座に登録できる」、「部署に誰が所属しているか一目瞭然」といった、社内から好評の声が上がっている。今後は更にコミュニケーションを円滑化させるために、社員一人一人の顔写真を設定する予定である。
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