名刺管理ツールを活用する時に起こる問題点とは？課題解決と導入成功事例について解説

「紙の名刺管理は手間なので、名刺管理ツールを導入したい」
「でも、いきなり本格的にツールを導入して大丈夫なのかを知りたい」
「失敗しないためにも、名刺管理ツールの問題点を知っておきたい」

本記事はこのような方のための記事です。

これまで、交換した紙の名刺をファイリングするなどしていた名刺管理を、クラウド上で管理できるようにした「名刺管理ツール」。最近、そんな名刺管理ツールを導入する企業が増えています。たしかにクラウド上で名刺情報を管理できるなど何かと便利ではありますが、問題点があるのも事実です。

「導入したいけど、失敗したくない・・」という担当者・経営者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。そこで本記事では、名刺管理ツールについて以下のポイントを中心にお伝えします。

そして本記事では、名刺管理自体をしっかり行わないことで起こる問題点と、名刺管理ツールを活用する際の注意点の2つをメインにお伝えします。ぜひ本記事の内容を、自社での名刺管理ツールの導入にお役立てください。

名刺管理をしっかり行わないと起こる問題点とは？

名刺には大切な情報が詰まっているため、当然のことですがしっかりと管理する必要があります。管理を怠ると、以下のような問題につながる可能性があるので要注意です。

1. 必要な名刺がすぐにみつからない

会社に長く勤務していると当然ながら名刺も増えていきます。入社1年目であればそこまで多くはなくとも、2年、3年と勤めていることで名刺ファイルも2冊目、3冊目と増えていくでしょう。

そもそも、交換した名刺をファイルにすら入れていないという方も少なからずいるはずです。そのような状態では、名刺の枚数が増えるにつれて誰の名刺がどこにあるのかすら分からなくなってしまいます。連絡したい時にすぐにその名刺が見つけられないので、まず名刺を探すという手間が生まれてしまうのです。

2. 個人情報の流出や紛失の危険性がある

名刺には重要な顧客情報が記載されているため、紙の名刺をファイルに管理するアナログ方法だと、個人情報の流出や紛失の可能性が高くなります。

名刺は社員個人で管理する方式をとっている会社も多いため、誰か一人が紛失することは会社全体の信用を失う事態になりかねません。場合によっては、顧客に迷惑をかけてしまう可能性もあるため、しっかりと管理しておく必要があります。

3. せっかく手に入れた情報の管理ができない

名刺には社名や氏名、電話番号、会社の所在地が記載されています。名刺がしっかり管理されていなければ、当然「知りたい情報」がわからないため、相手にも連絡できません。

もし名刺を失くしていた場合、相手の会社の公式ホームページなどから再度連絡することになります。もし担当者の名前を覚えていなければ、商談先からの信用を失ってしまう可能性が高いのです。

せっかくの商談のチャンスを失うことにもなりかねないため、名刺はきちんと管理しておくべきでしょう。

名刺管理ツールを活用する時の問題点

上記でも触れましたが、アナログの名刺管理には限界があるため、専用のツールを使うことをオススメします（営業のように名刺が増え続ける部署は特に）。しかし名刺管理ツールにも問題点はいくつかあるため、こちらも押さえておきましょう。特に気をつけるべき問題点は次の3つです。

1. コストがかかる

組織単位でツールを導入すると、ある程度大きなコストがかかります。

月額使用料や初期費用。それから、最初から全員が使いこなせる訳ではないため「ツールの使い方講座」の開催コストなど、さまざまなコストを考慮しなくてはなりません。

ツールによっては「無料のトライアル期間」を設けているものもあるので、本格的に導入する前に、まずはお試しで利用してみるのも良いでしょう。

2. データベース化に時間がかかる

名刺管理ツールでは、名刺をスキャナーやスマートフォンで「スキャン」して登録します。

1枚や2枚であればすぐに登録できますが、枚数が多くなるにつれて登録の手間がかかるので要注意。たとえば、1日に何枚も名刺をもらう営業担当や、名刺管理作業を月末にまとめて行う人だと面倒に感じてしまうでしょう。

その場合、複数枚の名刺を一括で読み込んでくれるツールを使う、名刺データ化の代行サービスを依頼する、などの対応策が考えられます。

3. 二重管理になりやすい

名刺管理ツールのみであれば問題ありませんが、企業によっては、すでに営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）を利用しているところもあります。

ツールごとに名刺情報を登録している場合、二重管理になってしまいます。名刺登録やデータベースの管理が二重になることで、作業時間が増加してしまい社員のリソースが失われるなど、大幅なロスが生まれてしまうでしょう。ツール同士の連携やデータをCSVで取り込める名刺管理ツールもあるので、導入前に確認することをオススメします。

名刺管理ツールを導入する時に注意すべきこと

名刺管理ツールの問題点をお伝えしましたが、それでもやはりメリットは大きいといえます。名刺管理ツールのメリットを最大限活かすためにも、導入時には次のようなポイントを意識してみてください。

1. 定期的に情報のメンテナンスをする

名刺管理ツールでは、所属会社や部署など相手のステータスが変更された場合、定期的に情報をメンテナンスする必要があります。

データの自動更新機能が付いている場合もありますが、それは取引先も同じツールを使っている場合に限られます。基本的には自社で名刺情報をアップデートすることを意識しておきましょう。

2. 名刺情報の入力ルールを設定する

名刺情報をスキャンできるとはいえ、登録をし忘れていては元も子もありません。そのため、入力漏れや入力ミスがないようルールを決めておくことが大切です。

たとえば、「できるだけ手動入力はしない」「もらった名刺はその日のうちにスマホ撮影で入力してデータ化する」など、ルールを設定しましょう。

3. コスパを検証する

名刺管理ツール導入時は「コスパの良さ」も考えたいところです。

ツールによっては、名刺のスキャンだけでなく、ツールの運営側（ベンダー）が目視で確認、手修正をしてくれるサービスもあります。他にも、他ツールとの連携、付属機能が充実しているものもありますが、機能が充実するほどコストも大きくなります。

そのため自社の予算を考えつつ、最適なツールを選ぶことが大切です。コストパフォーマンスを検証するためにも、もし無料トライアルがあれば、一度試験的に利用してみると良いでしょう。

名刺管理ツール導入することによるメリットとは？

続いて名刺管理ツールのメリットをみていきましょう。特に押さえておきたいメリットは以下のとおりです。

名刺管理ツールでは、スキャンによって名刺を「データ化」できる上に、登録されたデータはクラウド上に保存されます。名刺情報は社内でいつでも共有できるため、業務効率アップが期待できます。

もし担当者が変わっても、名刺情報はツールで共有されます。そのため、間違えて営業をかけてしまうなどのヒューマンエラーや、コミュニケーションロスも解消することが可能です。

また名刺情報がデータベースに一元管理されているため、顧客へのアプローチが早くなるというメリットもあります。会社名・部署・役職・氏名といった情報から登録者をすぐに検索できるので、紙の名刺のように一枚一枚確認する手間も省けます。

名刺交換を「オンライン」で行えることも大きなメリットです。スマートフォンから自分の名刺のURLを送り、名刺の画像やデータにアクセスしてもらうだけで交換が完了します。非接触で名刺を交換できるため、新型コロナウイルスの感染防止対策にも役立つでしょう。

名刺を簡単にデータ化。管理もしやすい「PHONE APPLI PEOPLE」とは？

当社株式会社PHONE APPLIでは、名刺を簡単にデータ化できる「PHONE APPLI PEOPLE」というサービスを提供しています。名前や電話番号、所属先などの連絡先をクラウドで一元管理し、社内・チーム内での共有が可能です。

PHONE APPLI PEOPLEには、上記のようにさまざまな機能が揃っています。クラウド上で名刺情報を管理できるため、紛失のリスクもありません。スマホ一台でいつでも、どこからでも、連絡したい相手に連絡ができます。自社の生産性アップにも大いに貢献してくれるはずです。

【成功事例】「PHONE APPLI PEOPLE」での成功事例

最後に、名刺管理ツールの成功事例をみていきましょう。ここでは当社 株式会社PHONE APPLIが提供する名刺管理機能付きのWeb電話帳「PHONE APPLI (旧:連絡とれるくん)」の導入によって、効果があった企業のリアルな事例をご紹介します。

味の素

味の素株式会社は、調味料や加工食品、冷凍食品などの製造・販売を行う食品事業会社です。以前より働き方改革を推進してきた同社。2017年にはテレワークの大幅なルール緩和、2018年に「PHONE APPLI PEOPLE」を導入しました。

名刺情報の登録・共有がスムーズになったことで働き方に柔軟性が生まれ、社員の生産性が上がった事例です。

大成建設

大成建設株式会社は、国内外における建築・土木の設計や施工、エンジニアリング、都市開発、不動産など幅広い事業を展開する会社です。紙の名刺を原本管理していた同社。しかし、必要な場面ですぐに顧客情報を見つけることができないなど、業務ロスが生じていたといいます。そのような問題を解決するべく「PHONE APPLI PEOPLE」を導入しました。

社員数が多い上に部署やパートも細かく分かれている同社。そういった組織体制の中で、同ツールの名刺管理や電話帳機能が組織・チームの統括に役立ったといいます。

【まとめ】名刺管理の問題点について

本記事では、名刺管理の問題点について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

紙の名刺管理には、名刺を探す手間や紛失による情報漏洩リスクがあるため、名刺管理ツールの導入がオススメです。しかし名刺管理ツールにも、コスト面や二重管理などの問題点があるため、それらをクリアにした上で導入するようにしましょう。

ぜひ本記事の内容を、自社の名刺管理ツール導入にお役立てください。