フリーアドレスを導入したい！成功事例と失敗事例からみるフリーアドレス導入の成功方法について
- PHONE APPLI PEOPLE
「働き方改革の一環としてフリーアドレスを導入したい」
「いきなり導入するのは怖いので、まずは成功事例を知りたい」
「フリーアドレス導入にあたって、どのようなことに気をつけるべきか知りたい」
社員それぞれがオフィスの好きな場所で働けるフリーアドレス制度。アフターコロナに備えて、今のうちに導入しておきたいとお考えの経営者・担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし自由度が高い分、うまく活用できずに失敗してしまうケースも少なくありません。そこで本記事では、フリーアドレスについて以下の内容を中心にお伝えします。
ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入にお役立てください。
【成功事例】フリーアドレスの成功事例3選
それでは早速、フリーアドレスの成功事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」のオプションサービスである、「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」の導入によってフリーアドレス化に成功した事例をピックアップしています。
JX金属株式会社
JX金属株式会社は、銅を中心とした非鉄金属製品の製造・販売を行なっている会社です。2020年6月に本社を移転した同社。働き方を含めて「新しいことにチャレンジし続ける柔軟な組織」を実現するべく、社員が活動内容に応じて働く場所や時間を選択できる「ABW（Activity Based Working）」を導入。その一環としてフリーアドレスを取り入れました。
それにあわせてWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」と、位置情報を共有できる「PHONE APLLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」を導入していただきました。
【ポイント】
- ガラス張りの会議室や自由に使えるラウンジなど、交流を活発化させるオフィスレイアウトにした
- 位置情報を共有できるため「どこにいるかわからない」が解消された
- 社内の混雑状況も把握できるため、コロナ禍における三密回避にも役立っている
PHONE APLLI PLACEによって「誰がどこにいるのかわからない」が解消され、コミュニケーションコスト削減につながった事例です。また位置情報の共有は、コロナ禍においても重要な役割を担ってくれるでしょう。
株式会社梓設計
株式会社梓設計は、建築設計をはじめ工事監理、企画、調査、地域計画などをおこなう建築設計会社です。2019年8月にオフィスを移転した同社。今では約450名の社員がフリーアドレス制度のもとで働いています。
しかし、自由度が高いがために「誰がオフィスに来ているのかがわからない」といった課題が浮き彫りに。そこで、「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」に目を付けたといいます。
【ポイント】
- Wi-Fi電波で位置情報を特定するため、自社の既存Wi-Fiで対応できた
- 誰がどこにいるのか明確化されたことで、安心して在宅勤務ができるようになった
- すぐに位置情報がわかるため、社内で迷わずに相手と直接会えるようになった
相手の居場所が「見える化」されたことで、フリーアドレスの環境下でも社員が安心して働けるようになった事例です。
株式会社ソフトクリエイトホールディングス
株式会社ソフトクリエイトホールディングスは、IT基盤のコンサルティングをはじめ設計・構築・保守・運用までのトータルサポートをおこなう会社です。新型コロナウイルスの影響によって、200人あまりの社員をテレワークに移行した同社ですが、その直前に「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」を導入。
【ポイント】
- 現在位置の表示によって、誰がどこにいるのかが一目でわかるようになった
- 話したい相手と即座につながれるため、コミュニケーションコストが大幅に削減された
- 在宅勤務中もオフィスにいるのと遜色ない状況で仕事ができるようになった
「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」には、オフィスレイアウト上に社員の現在位置が表示される機能が備わっています。同機能によってコミュニケーションロスが減り、テレワークでもオフィス出勤と遜色ない仕事ができるようになった事例といえます。
【製品紹介】PHONE APPLI PLACE（居場所がわかるツール）
フリーアドレスを円滑に進めるためにもぜひオススメしたいのが「Web電話帳」です。社員やお客様情報のクラウドでの一元管理、アプリ内でのチャットコミュニケーションなど豊富な機能が揃っています。
弊社ではWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」を提供しています。そのオプションサービスである「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」は、居場所表示機能を搭載。社内はもちろん、現在は在宅であるなど、社員の居場所をすぐに把握できます。
このようなコミュニケーションコスト削減によって、社内の生産性アップが期待できるでしょう。フリーアドレス導入の際は、ぜひご検討ください。
居場所表示
オフィスにいる社員の位置情報を「PHONE APPLI PEOPLE」上にテキスト（エリア名）やオフィスマップで表示するので、居場所を知りたい社員を一覧から探せば、その人が今どこにいるのかを一目で確認できます。「PHONE APPLI PEOPLE」上で居場所を把握できるので、最適なコミュニケーションツールの選択が可能になります。
「PHONE APPLI PLACE」(旧：居場所わかるくん) とは！
無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、従業員やモノの位置情報を見える化できるサービスです。
【失敗事例】フリーアドレスの失敗事例2選
フリーアドレスに成功した企業をご紹介しましたが、その反面、失敗してしまった企業もあります。成功事例を参考にすることも大切ですが、失敗から学べることも多いです。ここではフリーアドレスの失敗事例についてお伝えします。
事例1：席が固定化してしまいコミュニケーションが捗らない
フリーアドレスで好きな場所で仕事ができるようになったものの、結局社員が毎日同じ席に座ってしまうパターンです。当然、席が固定化すると社内コミュニケーションも捗りません。
このような状態は、「導入する目的が定まっていない」ために引き起こされます。そのため、「フリーアドレスによって何を実現したいのか」を社員にも明確に伝えましょう。それでも席が固定化してしまう場合、くじ引きなどで半強制的に席を移動してもらうのも一つの方法です。
事例2：オフィスに余裕ができたが無駄なスペースが生まれてしまう
オフィスのスペースに余裕が生まれたものの、結局余ったスペースがそのまま放置されてしまうパターンです。フリーアドレスは好きな席で働くことを前提としているため、個人のデスクトップPCや書類を置きません。そのためオフィスのスペースに余裕が生まれます。
この場合、空いたスペースを「コミュニケーション活性化の場」として活用するのがオススメです。たとえば社内カフェを設置する、ミーティングルームにする、など予約なしで使えるスペースとすることで、コミュニケーション活性化に役立てましょう。
【テレワーク・フリーアドレス推進で、お困りごとありませんか?】
「PHONE APPLI PEOPLE」は働き方をアップデートさせる、Web電話帳です。テレワーク・フリーアドレスなど、場所にとらわれない働き方 の実現を支援をします。固定電話削減、スマホ内線化、フリーアドレス、BYODなどの実績多数!
⇒ PHONE APPLI PEOPLEは、どういうツールなの?
フリーアドレスの導入を成功させるために解決すべき課題とは？
せっかくフリーアドレスを導入するのなら、成功させたいのが本音ではないでしょうか。そのためにも、フリーアドレスが抱える「課題」を押さえておく必要があります。具体的にフリーアドレスには以下のような3つの課題があります。
- フリーアドレス導入目的の選定
- 社員への理解と浸透
- フリーアドレスに最適な環境を整備
まずはフリーアドレスを導入する目的を決めることが大切です。たとえば「社員同士のコミュニケーションを活発にして生産性を高めたい」「働き方改革に対応して会社の評価を高めたい」など、自社に合った目的を選定しましょう。
また導入にともない、社員の理解を得ることも大切です。いきなり全席をフリーアドレスにしても、社員もどうすれば良いのかわからず困ってしまいます。まずは一部だけで導入するなどテスト的に実施してみるのも良いでしょう。
それに加えて、フリーアドレスを円滑にするための環境整備も重要です。たとえばオフィスレイアウトを改善する、ペーパーレス化への対応、出勤者が一目でわかるシステムの導入などがあげられます。
【コラム】出社とテレワークを組み合わせた「ハイブリッド出社」とは？
昨今のコロナ禍で働き方を見直す企業が増えました。これを機にテレワークに移行した企業も多いはずです。一方で、テレワークに移行しつつも出社のスタイルを残した「ハイブリッド出社」が注目を集めています。
テレワークにはメリットもある反面、以下のようなデメリットもあります。
- 在宅で勤務できるが直接会えないため連携が取りにくい
- オンとオフの切り替えが難しい（休憩を取りにくい）
- 自宅によってWi-Fiや通信速度に差が生まれる
【まとめ】フリーアドレスの成功のポイントとは？
本記事ではフリーアドレスの成功事例を中心にお伝えしました。フリーアドレスを成功させるためには、以下のポイントが大切です。
- フリーアドレスでは「いかに社内コミュニケーションを活性化させるか」が重要
- 自由度が高いため、社員が毎日同じ席に座ってしまう、どこにいるかわからないというデメリットがあるので、対策を考えておく
- コミュニケーション活発化のためにもオフィスレイアウトの工夫や、位置情報ツールの導入が重要
- 最近では出社とテレワークを融合した「ハイブリッド出社」が注目されている
またフリーアドレスは、Web電話帳との親和性も高いです。たとえば、弊社の提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」は、連絡先をクラウド上で管理できたり相手の居場所がわかったりと、自由度の高いフリーアドレスと相性の良い機能を搭載しています。ぜひ本記事の内容を参考にして、自社のフリーアドレス導入にお役立てください。
