名刺管理の方法はアナログ？それともデジタル？名刺整理がはかどる名刺管理方法5選を紹介！

「増え続ける名刺の最適な管理方法を知りたい」
「アナログとデジタル、どちらの名刺管理がいいかわからない」
「デジタルの名刺管理方法について知りたい」

このように、名刺管理について悩みを抱える企業は少なくありません。あなたの会社も名刺交換の機会が多い方ほど、増えていく名刺の管理に困っているのではないでしょうか。また、管理の仕方もアナログとデジタルがありますが、一概にどちらが良いかとは言えず、やり方やメリットが異なります。そのような理由から、どちらの方法が自社にとって最適なのか悩んでいる方も多いはずです。

本記事では、そんな方に向けて名刺のアナログ管理とデジタル管理の方法について、以下のポイントを中心に解説します。

自社の名刺管理の方法に不安を感じている方、最適な名刺管理ツールを知りたい方に向けた内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

【本題】オススメの名刺管理方法5選

名刺管理の方法にはアナログ・デジタルの2つがあります。ここではその中でも特にオススメしたい管理方法を5選ご紹介いたします。

1. 【結論もっともオススメ】スマホアプリ（デジタル）

1つめは、スマホアプリで管理する方法です。名刺管理のアプリをダウンロードして、名刺を写真撮影し情報をデータ化します。

スマホアプリはクラウドでデータを保管しているため、即座に名刺の登録・検索が可能です。たとえば商談前や急ぎでメールを打ちたい時など、先方の名刺情報をすぐに確認できます。外回り営業が多い方にとくにオススメです。

2. エクセル（デジタル）

2つめは、エクセルで管理する方法です。エクセル上で必要な名刺情報を入力し、個人で名刺ファイルを作成します。

それぞれのパソコンにすでにエクセルが入っていれば、コストをかけずに名刺管理を行えます。エクセルはカスタマイズ性に優れており、個々人が閲覧・検索しやすいやり方で管理できるというメリットがあります。

3. 名刺ホルダー（アナログ）

3つめは、名刺ホルダーで管理する方法です。名刺を貰ったら、そのままホルダーに差し込んで名刺を管理する、オーソドックスな方法です。

名刺ホルダーはデザインやタイプ、用途に応じて様々な種類があります。名刺の種類や収納量に応じて、最適な機能とデザインを選ぶようにしましょう。五十音順や時系列順など、保管方法もアレンジが可能で、自分の使いやすいように名刺を管理できます。

4. インデックス付名刺ボックス（アナログ）

4つめは、専用のボックスを用いて管理する方法です。名刺ホルダーと比較して容量が大きいため、大量の名刺を簡単に管理したい方にオススメです。

インデックスを使えば、五十音順や企業別、業種別など、名刺をカテゴリー別に収納・保管できます。個人のデスクや引き出しなど、手の届く場所に設置しておけば、すぐに確認や取り出しができるので便利です。また、部署やグループで共有のボックスを設置するなどもできます。

5. ノート（アナログ）

5つめは、ノートを用いて管理する方法です。テープを使い、ノートに名刺を貼り付けます。最もシンプルで低コストの方法といえるでしょう。

ノートで管理する場合、余白に付随する情報を書き込めるため重要事項や細かなメモなどを記録することが可能です。名刺の貼り方やレイアウトなどを工夫して、自分好みの整理・分類・管理ができます。

名刺管理はアナログ・デジタルどちらがよい？それぞれのメリットを紹介

では次に、名刺管理においてアナログとデジタル、両者のメリットについてご紹介します。互いの特徴をふまえた上で、どちらが自社にあった管理方法かご検討ください。

デジタル管理のメリット

メリット1：社内の情報共有がしやすい

デジタル管理のメリットは、社内で名刺の情報共有がしやすいことです。専用アプリでデータ化された名刺情報は、社内の人であれば誰でもアクセス可能で、すぐに閲覧できます。部門を超えた情報共有や社外の人脈を精査することが容易となり、最新の顧客情報の確認等に役立ちます。

メリット2：検索機能で探す手間が省ける

デジタル管理は検索機能にも優れており、名刺を探す時間を削減できます。名刺情報がデータベースに一元管理されており、会社名・部署・役職・氏名など、登録者をすぐに特定できるからです。紙の名刺のように一枚一枚確認する手間が省け、必要な名刺情報が即座に抽出できるため、業務効率化に繋がります。

メリット3：どこからでも閲覧できる

デジタル管理は、場所を問わず名刺を閲覧できます。データはクラウド上に保管されるため、パソコンやスマートフォンがあればどこからでも情報の閲覧が可能です。営業職など、取引先や顧客と急に連絡を取る場合にすぐに確認できるため、仕事の効率が上がります。

また、名刺を物理的に保管する必要がなくなるので、デスク内が整理しやすちらかりにくくなります。

メリット4：セキュリティ対策がしやすい

デジタル管理はセキュリティ対策がしやすいというメリットがあります。アナログの場合、名刺は個々人の管理に委ねられています。そのため、置き忘れや紛失といったリスクが高いです。

一方、名刺管理アプリの多くは情報漏洩を防止するためのセキュリティ対策に力を入れています。データが一元化されており、クラウド上で管理されているため、情報漏洩リスクはアナログ管理に比べて低いといえるでしょう。

名刺管理ツールを活用するメリットについては、以下の記事で詳しく説明しています。

アナログ管理のメリット

つづいて、アナログ管理のメリットについてお伝えします。

メリット1：管理する枚数によっては効率的

名刺交換の頻度が少ない場合はアナログ管理の方がオススメです。名刺の枚数や種類が少ないため、よく使う名刺だけをファイリングしておけばOK。管理する枚数によっては、アナログ管理の方が負担も少ないため効率的です。

メリット2：低コストで管理できる（ランニングコスト無し）

アナログ式はなんといっても低コストで管理できることがメリット。必要な費用は、名刺ホルダーや名刺ボックスなどの初期コストだけです。

デジタルの場合、専用の機器の購入に加えて月々の利用料も発生しますが、アナログではランニングコストはかかりません。コストを抑えたい場合は、アナログ式の管理方法がオススメです。

名刺管理を長続きさせるコツとは？

名刺管理の方法がわかっても、管理を長続きさせなければ意味がありません。ここで、名刺管理を長続きできるコツをご紹介します。アナログとデジタル、どちらの管理方法でも効果的なので、ぜひ実践してみてください。

名刺は貰ったその日に整理する

名刺は貰ったその日のうちに整理するようにしましょう。後回しにしてしまうと名刺はどんどん溜まり、余計に時間と手間が掛かってしまいます。面倒でも交換した当日にきちんと整理。早めに処理することで、相手の名前や特徴などをしっかり記憶しておくことができます。

会った日付や場所、仕事の内容などの情報を名刺に書き込む

貰った名刺には日付や場所、仕事の内容などの情報を書き込んでおきましょう。さらに、大切と思われる会話の内容や相手の見た目、印象、ちょっとしたエピソードなどを付け加えておくとなおよいです。

そうしておくと次に会った時、会話のきっかけ作りに役立ちます。相手にも好印象を与えられるので一石二鳥です。ただし、名刺に文字を書き込むことを不快に思う方もいるので、相手の目の前で名刺に書き込むことは控えましょう。

名刺を区別せずすべて管理する

貰った名刺は、すべて管理しておくことをオススメします。たくさんの名刺の中には、縁があるか見極めにくい相手や取引の少ない顧客など、優先順位の低いものもあるかもしれません。

しかし、何かのきっかけでその相手が見込み顧客になったり、重要な取引先に変わったりする可能性もあります。早めにデータ化して、いつでもすぐに活用できるようにしておきましょう。

【コラム】これは知らないとまずい！名刺管理と個人情報保護法について

名刺は、管理の仕方によっては「個人情報保護法」の対象となることをご存知でしょうか？名刺をファイリングしたり、インデックスをつけてフォルダで整理したりすると、個人情報保護法の対象となります。名刺管理アプリを使って名刺のデータベース化する行為も同様です。

これらの方法で名刺を管理している方は「個人情報取扱事業者」に該当されます。

この法律は法人だけが対象ではありません。営利・非営利を問わず、個人事業主やNPO等の非営利団体も「個人情報取扱事業者」に該当されます。名刺を管理する際は、そのやり方によっては誰もが個人情報保護法の対象となる可能性があります。

名刺はビジネスツールとして多くの人が気軽に活用するツールです。しかしその中身は大切な個人情報であることをしっかり認識しておくことが大切です。法を遵守し、適切に管理しましょう。

名刺を簡単にデータ化。管理もしやすい「PHONE APPLI PEOPLE」とは？

弊社が提供する「PHONE APPLI PEOPLE」は、社員や顧客の連絡先や名刺情報をクラウドで一元管理し、連絡先を1つにまとめるクラウド電話帳サービスです。

「Web電話帳」「名刺管理」「着信表示」「ビジネスチャット」などの機能を搭載しています。フリーアドレスやリモートワークなど、自由な働き方を推進するコミュニケーションツールです。

また、「PHONE APPLI PEOPLE」はクラウド名刺管理サービスの「Sansan」と業務提携をしています。「PHONE APPLI PEOPLE」の社内電話帳画面からSansanのアプリを開き、名刺管理機能の参照が可能です。

電話帳機能と名刺管理が連動し、社内外の人脈を簡単に把握できることが強みです。PHONE APPLI PEOPLEは名刺を起点としたビジネスチャンスの拡大と、円滑な社内コミュニケーションを実現します。

【事例】「PHONE APPLI PEOPLE」での成功事例

ここで、弊社が提供するWeb電話帳アプリ「PHONE APPLI PEOPLE」の導入事例をご紹介します。

味の素

味の素株式会社では、社員が場所と時間にとらわれず業務が行えるようにする「どこでもオフィス」を推進しています。同社は2018年に「PHONE APPLI PEOPLE」の導入を決定しました。

導入前の課題

名刺情報のペーパーレス化と共用化が課題でした。名刺を紙のまま管理すると手間がかかり、スペースも必要になります。組織やグループで情報を共用することも難しく、あらゆる点から名刺管理の見直しが必要だったのです。

PHONE APPLI PEOPLEの導入後

1つのツールで電話帳と名刺管理の2つの機能を持っていることが導入の決め手です。ツールが一本化されることで、複数のツールを使い分ける必要がなくなり、社員も簡単に利用できます。また、社員が使用するiPhoneとの親和性の高く、社内システム連携といった点でも評価されました。

大成建設

大成建設株式会社では、社内で名刺をクラウド管理したいという営業部署からの強い要望と、テレワークによるクラウド電話帳の需要が増加。それに応える形で2020年にPHONE APPLI PEOPLEを導入しました。

導入前の課題

以前に導入した電話帳アプリは初期設定やiPhoneとの連携が複雑で、社内で浸透するまでかなりの時間がかかりました。また名刺管理に関しては、以前は紙のまま管理することが多く、顧客情報を必要な時にすぐ見つけられないことが課題でした。

PHONE APPLI PEOPLEの導入後

「操作性の良さ」や「複数検索ができること」がかなり効果を発揮しました。同社はグループ会社を含め、約二万件ものアドレスが電話帳に登録されています。利用者は営業職から施工管理職まで多岐にわたるため、操作が容易であることは重要でした。導入時のコストや負担が低いことも優れた点のひとつです。

【まとめ】名刺を管理する方法について

本記事では、名刺の管理方法について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

名刺交換の機会が多い方ほど、増えてしまう名刺。面倒だからとそのまま放置してしまうと必要な時に見つからず、ビジネスチャンスを逃してしまうこともあるかもしれません。名刺管理に悩まれている方は、この機会に名刺管理方法の見直しを検討されてみてはいかがでしょうか。