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Salesforceをフル活用して出社と在宅を見分ける方法
毎年一年が短くなっていくような年頃になって久しいですが、今年はより一層一年が早かったように思います。
いろいろな変化に直面した一年でしたが、中でも、『オフィス以外の場所で仕事をしてもいいじゃないか』という考え方の浸透が、少なからず影響与えたのではないかと考えていて、通勤時間に相当する時間を、別のことに使えることで、充実度合いが上がったような気がしています。
一方で、移動と同時に身体を動かす機会が減ったことで、逆に疲れやすくなったような感覚もあります。これもニューノーマルでしょうか。
また、仕事をする場所を自分で選択できない職業の人たちもおられるわけで、これまた、偏った考え方にはならないように気をつけねば、と考えています。
さて、そんな中、PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceでは、新機能としてオンライン履歴管理機能をリリースします（次バージョンの正式リリースは2021年1月頃になる見込みです→リリースしました）。
今年の7月に、Work.comと連携する機能強化について発表致しましたが、本機能はこの機能強化方針にそったリリースの一つになります。
この機能は、すでにリリース済みの社内のプレゼンス管理機能を一歩進化させ、仕事をしている場所（IPアドレス）ベースで、オフィスに出勤しているのか、在宅などのオフィス以外で仕事をしているのかを自動判別し、その履歴を記録してくれる機能です。
これまでも、無線アクセスポイントやビーコンなどの情報と連携して位置情報を可視化するサービスは存在していましたが、位置情報を把握するために、わりと大掛かりな設備の導入が必要なケースが多く、ニューノーマルな働き方において、オフィスへの設備投資は難しいという判断をされる場合がありました。
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceに新しく追加されるオンライン履歴管理機能は、新規設備を導入しなくても、PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceのアカウントを持った社員のみなさんが毎日Salesforceを使ってくれるだけで、出社状況を可視化してくれます。
正式リリース後にすぐに試していただけるように、こちらのブログで、レポートの設定手順を紹介しておきます。
１）新規レポート作成→レポートタイプ選択
Salesforce標準のレポート作成をおこないます。レポートタイプは「プレゼンス履歴」を選択してください。
２）レポート項目を選択
レポートタイプに含まれる項目から、表示したい項目をドラッグ・アンド・ドロップでアウトラインに追加します。
３）集計したい単位（グルーピング）を設定
日付ごとに、どこからアクセスしているのか（アクセス元）を知りたいので、この2つの項目をグループに移動させます。
４）集計単位を日別に設定
週単位や月単位でも集計も可能です。
５）ユーザ数を数えるためにユニーク数を設定
ログイン状況は一定時間ごとに記録されるので、重複レコードを数えないように「ユニークカウントを表示」を有効にします。
ただし、在宅していた人が、午後から出社した場合などは、両方にカウントされます。1日のうちに複数の拠点に顔を出したり、午後から出社などする人が多い場合は、オフィスに出社した人のみをカウントする、といった運用をご検討ください。
６）検索条件を全社に設定
検索条件を「すべて」に変更してください。
７）グラフの有効化
グラフを有効化して、グラフの種類や集計対象データを選択してください。
８）レポートの保存
再利用できるようにレポートを保存してください。
正しくレポートの設定ができると、このように出社状況がリアルタイムで可視化されます。
全社や拠点ごとの傾向を見ながら、さらに精度の高い在席プレゼンス管理の仕組みの必要性を考える判断材料としても有用です。
ベースとなる機能はSalesforceのプラットフォームが備えている高いセキュリティ機能を活用しており、PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceを使わなくても、現在の状態だけであれば、頑張れば同様のレポートはだせるかと思います。
ですが、同僚に連絡する前に出社状況を確認する、とか履歴として記録を残す、といったことを考えだすと、さすがでに作り込みは大変だと思います。
次バージョンが正式リリースされたら、管理メニューから「オンライン／オフライン機能を使用する 」と「アクセス元からテレワークを判別する」機能を有効化していただき、ぜひ出社状況を確認してみてください。
無料トライアル（5IDで30日間）を使って、追加設備不要で試してみることも可能です。
「思った以上に出社している」のか、「想定よりもオフィスが空いている」のか、数日で傾向がわかってきますよ。
これからもPHONE APPLI PEOPLE for Salesforceシリーズはニューノーマルな働きかたを応援する機能強化を進めて参ります。
引き続きよろしくお願いいたします。