社員名簿を電子化させたい！と思った時に知っておくべきメリットやデメリット、管理ソフトの活用について解説

「従業員数の増加によって、社員名簿の管理リソースが大きくなっている」
「社員名簿を電子化させたいが、ノウハウがないので不安」
「社員名簿を電子化する際のポイントや方法について知りたい」

社員名簿を「紙」で管理することに、わずらわしさを感じている企業は多いのではないでしょうか。そこでおすすめしたいのが「電子化」です。本記事では、社員名簿の電子化について、以下のポイントを中心にお伝えします。

連絡先情報のクラウド管理ソフトを提供している当社が、社員名簿の電子化について詳しく解説します。ぜひお役立てください。

社員名簿の電子化とは？

社員名簿の電子化とは、その言葉の通り、社員名簿を「電子データ」で作成・管理することです。紙での管理とは何が違うのか、社員名簿を電子化するにあたって押さえておきたいポイントをお伝えします。

社員名簿は電子データでも問題ない

社員名簿＝紙のイメージがありますが、実は電子データでも問題ありません。厚生労働省の公式HPでも、「一定の条件をクリアしていれば電子保存しても良い」とされています。

厚生労働省が定める条件

(1)法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
(2)労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
(3)誤って消去されないこと。
(4)長期にわたって保存できること。

電子データで社員名簿を管理する方法としては、以下のものがあげられます。

ワードやエクセル向けの無料フォーマットを活用し、そのままデータで保管する（紙に印刷して保管する場合も）パターンです。あるいは、人事管理ソフトを使う方法があります。

名簿の作成義務はあるが、提出義務はない

社員名簿に義務が生じるのは「作成」の部分だけであり、実が「提出」は義務ではありません。しかし、労働基準監督署などからの監査が入った場合に、提出を求められるケースが多いです。そのため、いつでも紙で提出できるよう準備しておく必要があります。

記載項目や保管期間は紙と変わらない

社員名簿の記載項目や保管期間については、データでも紙でも同様です。

社員名簿に記載するべき項目など、詳しい内容については以下の記事で解説しています。ぜひご参考ください。

社員名簿を電子化するメリット

社員名簿の電子化には、紙にはないメリットを期待できます。具体的には次の4つです。

1. 紛失や盗難の防止

1つ目は、紛失や盗難の防止です。社員名簿に限らず紙媒体のものは、常に紛失のリスクが伴います。もし社員名簿を失くしてしまった場合、個人情報の漏洩はもちろん、企業としての信頼も失いかねません。

電子化すれば、すべて「データ」で管理できるため、そもそも紛失や盗難の可能性が限りなくゼロに近づきます。オンラインならではのセキュリティリスクに気を配る必要が出てきますが、しっかりと対策を行えば、リスクを最小限に抑えられます。

2. 検索性の向上

2つ目は、検索性の向上です。紙媒体で管理すると、特定の情報にたどり着くまでに時間がかかります。名簿数が増えれば管理も複雑になり、「どこにあるのかわからない」という状態になってしまうでしょう。

電子化しておけば、そうした「探す手間」を省くことができます。キーワードや条件で検索できるため、必要な情報をすぐに入手可能です。

3. 印刷や保管コストの削減

3つ目は、印刷や保管コストの削減です。電子化することで、保管コストを削減でき、省スペース化にもつながります。また、データベースで一元管理できるため、印刷コストも抑えられるでしょう。

社員名簿以外にも会計や給与、労務管理など、保管しなければならない書類は膨大です。

これらを保管するためには、相応のスペースが必要になる上に、棚やキャビネットの費用もかかります。電子化することで、その問題を軽減することにつながります。

4. 破損や経年劣化のリスクがない

4つ目は、破損や経年劣化のリスクがないことです。紙媒体で管理していると、紙が破れてしまったり、黄ばみや褐色が進み、しだいに文字が読めなくなってきたりします。

一方の電子化には、破損や経年劣化のリスクがありません。従業員の大切な情報を半永久的に残しておくことができます。

社員名簿を電子化するデメリット

社員名簿の電子化には多くのメリットがありますが、その反面デメリットも存在します。押さえておきたいデメリットは以下の通りです。

1. システム障害が起こる可能性がある

1つ目は、システム障害が起こる可能性があることです。電子化するとデータはサーバーやクラウドに保存されるため、万が一ベンダー側にトラブルが起こった場合、システム障害が発生します。

クラウド系ソフトを使っている場合は、インターネット環境に依存するため、Wi-Fi接続が不安定になるとアクセス障害が起こることもあります。

2. 慣れるまでに時間がかかる

2つ目は、慣れるまでに時間がかかることです。社員名簿を電子化しても、担当者がすぐに使いこなせるとは限りません。

作成や閲覧、共有などあらゆる動きが「システム化」されるため、ITが苦手な従業員にとっては、慣れるまでに時間がかかるでしょう。システムを社内に浸透させるためにも、担当者向けのトレーニングや試験的な運用を行う必要があります。

3. かえって書類が見にくくなる場合もある

3つ目は、かえって書類が見にくくなる場合があることです。紙書類の場合、複数枚を同時に並べて全体を見ることができますが、データ管理だとそれが難しくなります。

PCの画面内に収まる範囲しか閲覧できないため、順番や配置の変更もしにくいです。スマートフォンで閲覧する場合は、さらに画面が小さくなるので、かえって不便に思う場面もあるでしょう。

社員名簿の電子化に「人事管理ソフト」がおすすめの理由

ここまでのことをまとめると、社員名簿の電子化には「人事管理ソフト」がおすすめです。人事管理ソフトには以下のようなメリットがあります。

1. いつでも修正や変更ができる

1つ目は、いつでも修正や変更ができることです。

ソフトの多くはクラウド管理となっているため、インターネットにさえ繋がれば、場所や時間に関係なく作業ができます。

アクセス権限が与えられていれば、スマートフォンからでも作業可能です。紙名簿のように、棚や倉庫の鍵を開けて手書きで修正しなければならない手間を省くことができます。

2. ヒューマンエラーや情報漏洩リスクの低減

2つ目は、ヒューマンエラーや情報漏洩リスクの防止です。

紙で管理する場合、「誰が」「いつ」鍵を開けて閲覧したのか記録が残りません。盗難や紛失、さらには手書きなので記入ミスなどのリスクも高くなるでしょう。

ソフトでは、アクセス制限や閲覧記録を確認できるため、情報漏洩リスクを低減できます。従業員本人がデータを入力できるソフトもあるため、手書きによるミスも防げるでしょう。

3. 連携機能によって業務がシームレスに

3つ目は、連携機能によって業務がシームレスになることです。

社員名簿の作成や管理は、数ある人事業務の一角にすぎません。法人であれば、給与計算や勤怠管理などさまざまな業務があるはずです。

人事管理ソフトの多くは、他の業務との連携機能が付いています。社員名簿の作成と給与計算が同時にできるなど、各業務をシームレスに繋いでくれるのです。

人事管理ソフトを含めた「社員名簿の管理方法」については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

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【まとめ】社員名簿の電子化について

本記事では、社員名簿の電子化について以下のポイントを中心にお伝えしました。

社員名簿の電子化には多くのメリットがありますが、デメリットもあるので、両方を理解した上で実施しましょう。業務効率化を目指すなら「人事管理ソフト」がおすすめです。ソフトを導入すれば、給与計算や勤怠管理など他の業務との連携機能が付帯しているため、業務もシームレスに行えます。ぜひ本記事の内容を、自社の社員名簿の電子化にお役立てください。