最適な名刺管理とは？名刺の取り扱い方法と個人情報法について解説

「名刺の管理を各社員に任せているけど、個人情報の保護は大丈夫だろうか？」
「個人情報を保護しながら名刺管理をする最適な方法を知りたい」
「他社がどのように名刺管理をしているのか知りたい」

このように名刺管理に関して、悩みを抱える企業は少なくありません。言わずもがな、名刺はビジネスシーンにおいて欠かせないアイテムです。それゆえ、気がつくとひそかに溜まってしまい管理方法に苦労されている方も多いのではないでしょうか。

また、従業員毎に名刺を管理しているため、個人情報漏洩などを心配する方もいることでしょう。そこで本記事では、名刺管理における個人情報の取り扱いについて、以下のポイントを中心に解説します。

自社の名刺管理の方法に不安を感じている方、法律を遵守した名刺管理の方法を知りたい方に向けた内容となっています。ぜひ最後までご覧ください。

名刺が個人情報保護法の対象になる場合とならない場合

名刺は、氏名や住所、電話番号といった個人を特定できる情報が記載されているため、管理の仕方によっては個人情報保護法の対象となります。ここでは、個人情報保護法の対象となる場合とそうでない場合について詳しく解説します。

個人情報保護法の対象になる場合

名刺を取り扱う際、以下の場合は個人情報保護法の対象となります。

名刺をデータベース化したりファイリングしたりすると「個人情報を容易に検索できるよう何らかの規則でまとめている」とみなされます。そうなると、個人情報保護法の対象となります。メールアプリやスマホのアドレスデータはもちろん、名刺にインデックスをつけて名刺フォルダなどで整理した場合も同様です。

個人情報保護法の対象にならない場合

対して以下の場合は個人情報保護法の対象外となります。

名刺交換のように、みずから自分の名刺を渡した場合は個人情報保護法の対象にはなりません。個人が名刺入れや名刺を紛失した場合も同様です。また、名刺の保管が乱雑だったり、未整理だったりした場合も対象から外れます。

個人情報保護法からみる名刺管理のポイント

個人情報保護法の適用は法人だけが対象ではありません。営利・非営利を問わず、個人事業主やNPO等の非営利団体も「個人情報取扱事業者」に該当されます。では、どうすれば法律に則った適切な名刺管理ができるのでしょうか。個人情報保護法を踏まえた名刺管理について、以下3つのポイントをお伝えします。

1. 名刺情報の安全管理を徹底

1つめのポイントは「名刺情報の安全管理を徹底すること」です。名刺を処分する際は適切な処理が必要です。当たり前ですが、ゴミ箱にそのまま捨てるのは絶対にNG。

不要となった名刺はシュレッダーにかけ、個人情報を読み取られないようにしましょう。ほかに、廃棄専門業者に外注する、オフィスに機密書類回収ボックスの設置する、といった方法もオススメです。個人で処分する負担や手間が軽減されます。

また、個人情報取扱事業者は個人情報漏洩を防ぐために「安全管理措置」をとることが義務付けられています。経済産業省のガイドラインでは、施すべき安全管理措置として以下を挙げています。

【組織的安全管理措置】

「個人情報の取り扱いに対し、組織内の管理体制を整える」措置です。責任者の設置や個人情報を取り扱う従事者には、役割の明確化などが求められます。

【人的安全管理措置】

「個人情報を取り扱う従業者に対する教育を行う」措置です。研修の実施や、秘密保持誓約の締結を行います。

【物理的安全管理措置】

「個人情報の持ち出しや盗難、紛失などの物理的な情報漏洩を防ぐ」措置です。個人データを取り扱うPCの管理区域を定めたり、PCの盗難防止対策を取ったりすることで、個人データを物理的に守リます。

【技術的安全管理措置】

コンピュータウイルス対策や不正アクセス防止など、システム面における措置です。アクセス制御や識別認証、個人データ暗号化など、情報漏洩防止を行います。

2. 名刺の利用目的を徹底厳守

2つ目のポイントは「名刺の利用目的をしっかり守ること」です。名刺に記載されている情報は、仕事上でのやり取りなど本来の目的に沿って利用しましょう。それ以外での利用は、あらかじめ相手の同意を得る必要があります。

3. 名刺の情報を第三者に提供する際は承諾を得る

3つ目のポイントは「名刺の情報を第三者に提供する際は承諾を得ること」です。名刺の情報を第三者に提供する際は、本人（名刺の持ち主）の同意が必要。提供した場合には、データ受領者の氏名や受け渡しの経緯を記録、保存することも義務付けられています。

名刺をデータベース化する方法とメリットとは？

ここまで、個人情報保護法の観点から名刺管理について解説しました。名刺は手軽なビジネスツールですが、一歩取り扱いを誤ると個人情報漏洩にもつながりかねません。

そのようなリスク回避に一役買ってくれるのが、名刺をデータベース化する方法です。ここでは、名刺をデータベース化する方法とメリットについてご紹介します。

名刺をデータベース化する方法

まずは名刺をデータベース化する方法です。名刺をデータベース化する場合、最新のデジタル管理と従来のアナログ管理があげられます。

デジタル管理

デジタルでの名刺管理は、名刺管理のアプリやシステムを利用するのが一般的です。働き方も多様化している昨今では、気軽に取り扱えるクラウド管理の需要が高まっています。セキュリティや機能性に優れたツールが多いため、情報漏洩のリスクも軽減します。利便性が高く、業務効率アップにも効果が期待できるでしょう。

アナログ管理

名刺ホルダーで保管したり、名刺ボックスに入れてインデックスで仕切ったりする従来の管理方法です。低コストで自己流の管理ができるといったメリットがあります。一方で「情報漏洩のリスクが高い」「管理に手間がかかる」「持ち運びが不便」といった難点もあり、社内共有が難しいこともデメリットのひとつです。

名刺をデータベース化するメリット

名刺のデータベース化は、情報漏洩のリスク軽減の他にも多くのメリットがあります。ここでは、名刺のデータベース化がもたらす3つのメリットをお伝えします。

メリット1. 名刺管理の手間や時間が軽減される-業務の効率化

名刺をデータベース化することで名刺管理の手間や時間が大幅に軽減されます。一人の名刺を探すために、大量の名刺を一枚一枚確認する必要がないからです。時間と労力をかけずに済むので業務効率アップにつながるでしょう。また、情報がすべてデータ化されるため、必要な情報が一瞬で検索できることも魅力です。

メリット2. 名刺の情報を共有しやすい-営業活動の向上

営業が受け取った名刺を社内で共有しやすくなります。社内で名刺情報を共有することで、取引先のキーマンを見つけやすくなったり、最新の顧客情報を確認できるので便利です。営業活動の効率化につながるでしょう。

メリット3. 名刺の保管場所を選ばない-ファシリティコストの削減

増えていく名刺を保管し続けると、保管場所も必要となります。また、名刺の経年劣化により、情報が読み取りにくくなる可能性もあります。そこで名刺をデータ化しクラウド管理することで「場所を取らない、選ばない」、「情報を保護する」というメリットを得られるのです。

名刺を簡単にデータ化。管理もしやすい「PHONE APPLI PEOPLE」とは？

弊社が提供する「PHONE APPLI PEOPLE」は、社員や顧客の連絡先や名刺情報をクラウドで一元管理し、連絡先を1つにまとめるクラウド電話帳サービスです。

「Web電話帳」「名刺管理」「着信表示」「ビジネスチャット」などの機能を搭載しています。フリーアドレスやリモートワークなど、自由な働き方を推進するコミュニケーションツールです。

また、「PHONE APPLI PEOPLE」はクラウド名刺管理サービスの「Sansan」と業務提携をしています。「PHONE APPLI PEOPLE」の社内電話帳画面からSansanのアプリを開き、名刺管理機能を参照できます。電話帳機能と名刺管理が連動し、社内外の人脈を簡単に把握できることが強みです。PHONE APPLI PEOPLEは名刺を起点としたビジネスチャンスの拡大と、円滑な社内コミュニケーションを実現します。

詳しくは公式サイトをご確認ください。

【事例】「PHONE APPLI PEOPLE」での成功事例

ここでは、弊社が提供するWeb電話帳アプリ「PHONE APPLI PEOPLE」の導入事例をご紹介します。

味の素株式会社

味の素株式会社では、社員が場所と時間にとらわれず業務が行えるようにする「どこでもオフィス」を推進しています。同社は2018年に「PHONE APPLI PEOPLE」の導入を決定しました。

【導入前の課題】

名刺情報のペーパーレス化と共用化が課題でした。名刺を紙のまま管理すると手間がかかり、スペースも必要になります。組織やグループで情報を共用することも難しく、あらゆる点から名刺管理の見直しが必要だったのです。

【PHONE APPLI PEOPLEの導入後】

1つのツールで電話帳と名刺管理の2つの機能を持っていることが導入の決め手です。一本化されることで複数のツールを使い分ける必要がなくなり、社員も簡単に利用できます。また、社員が使用するiPhoneとの親和性の高く、社内システム連携といった点でも評価されました。

大成建設株式会社

大成建設株式会社では、社内で名刺をクラウド管理したいという営業部署からの強い要望と、テレワークによるクラウド電話帳の需要が増加。それに応える形で2020年にPHONE APPLI PEOPLEを導入しました。

【導入前の課題】

以前に導入した電話帳アプリは初期設定やiPhoneとの連携が複雑で、社内で浸透するまでかなりの時間がかかりました。また名刺管理に関しては、以前は紙のまま管理することが多く、顧客情報を必要な時にすぐ見つけられないことが課題でした。

【PHONE APPLI PEOPLEの導入後】

「操作性の良さ」や「複数検索ができること」が効果を発揮しました。同社はグループ会社を含め、約二万件ものアドレスが電話帳に登録されています。利用者は営業職から施工管理職まで多岐にわたるため、操作が容易であることは重要でした。導入時のコストや負担が低いことも優れた点のひとつです。

【コラム】個人情報取扱事業者とは？

個人情報取扱事業者とは「個人情報データベース等を事業用に提供している者」のことを指します（個人情報保護法第2条5項）。事業者の対象は一般企業などの法人に限らず、個人事業主や非営利組織なども該当。個人情報保護法の対象となる個人情報は「個人に関する情報である」または、「特定の個人を識別できる」ことと定義されています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を安全に管理し、情報漏洩防止に取り組む義務があります。個人情報保護法の義務に違反し、個人情報後委員会の命令にも違反した場合は6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が課せられます。

一度個人情報が漏洩してしまうと、企業や事業者に対する信用は一気に下がります。イメージダウンだけでは留まらず、刑罰の対象になったり、事業の停止に追い込まれたりと、大きなリスクを背負う可能性もあります。

それを防ぐためにも、個人情報取扱事業者は個人情報保護法に則り、取り扱いには細心の注意が必要です。

【まとめ】名刺管理と個人情報保護法について

本記事では、名刺管理と個人情報保護法について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

名刺は気軽なビジネスツールとして多くの人が活用しています。しかしその中身は大切な個人情報であり、管理方法によっては個人情報保護法の対象となります。法を遵守し、適切な管理が求められるものだと覚えておきましょう。

煩雑な名刺管理も、クラウドで管理することで、名刺の利用価値も高まり、情報も守られます。名刺管理に悩まれている方は、この機会に名刺管理方法の見直しを検討されてみてはいかがでしょうか。