生産性向上のポイントとは？注意点や対策の成功事例を解説

生産性向上とは

仕事をする上で、生産性を向上させることはとても大切です。生産性向上とは、組織が保有する資源を最大限に有効活用し、最小の投資で最大限の成果を生み出すことをいいます。資源は人材や設備など、企業経営に必要不可欠なものを指します。

生産性を高めるには、成果に直結する業務に特化して行う必要があります。自分にしかできない業務を中心に行い、無駄な業務を排除することで生産性の向上は実現します。

生産性向上を妨げる主な要因

ここでは、生産性を妨げる3つの要因について紹介します。生産性が向上しないということは何らかの原因があります。それらを解決することが生産性向上の第一歩です。

原因を解決するためには、今行っている業務を洗い出し、明確化することが重要です。ITツールの導入をするのか、外部委託をするのか、時間を削減できるケースはさまざまです。ぜひ一度見直してみてはいかがでしょうか。

生産性向上を妨げる主な要因1：無駄な仕事が多い

私たちが仕事のために割くことができる時間は限られています。生産性向上のためには成果に直結する業務をしなければならないと紹介しましたが、妨げる要因の1つに無駄な仕事があります。

無駄な仕事とは、誰でもできる単純作業やシステムを最大限活用できていない事などをいいます。例えば、エクセルの入力方法ひとつで作業時間は大きく変化することがあります。仕事内容も作業方法も見直す必要があります。

生産性向上を妨げる主な要因2：雑務に時間がかかる

2つ目は、雑務です。雑務とは、本来の業務とは全く関係ない作業をいいます。作業で言うと、資料発送やごみの処分、掃除などがあります。

資料管理やデータ管理ができておらず探すのに時間がかかることもあります。すぐに業務を始めたいのにそのデータがどこにあるのか分からなければ、まず見つけることから始めます。そうした雑務に時間を取られてしまうと生産性は低下してしまいます。

生産性向上を妨げる主な要因3：効率的に仕事ができない

効率とは、使った労力に対してどれだけの成果を上げられたを示すものです。労力が少なく成果が大きいほど効率が良いといえます。

効率が悪い場合は、無駄な作業や遠回りな業務を行っていることがあります。1つの作業に時間がかかりすぎていたりミスをし、再度やり直しがあればそれだけで倍の時間がかかってしまいます。

業務の効率を上げることはひとりひとり違うので、自分でベストな方法を試す必要があります。

生産性向上のポイント

ここでは、生産性向上のためのポイント4つを紹介します。生産性向上を妨げる要因を知ることで、どう生産性を上げられるかを深く理解する事ができます。

むやみやたらに業務を行っていては生産性は上がりません。有効的に使えるポイントもあるのでそれぞれ解説します。

生産性向上のポイント1：生産性向上に向けた全体像の把握

生産性向上を実現するには企業全体を把握し、課題や問題点を見える化することが必要です。どの部署で業務が滞っているのか、無駄が多いのかを洗いだすことができます。

さらに個人業務からタイムマネジメントなど、すべてを可視化することで全体像を把握することが可能です。役割分担や優先順位、外部に任せられる業務なのかを明らかにし効率的に施策を考えることができます。

生産性向上のポイント2：オンラインアシスタントを利用する

オンラインアシスタントとは、インターネットを使い在宅で業務サポートを行うサービスです。周辺業務や誰でもできる事務作業を外注することは、大幅な効率化に繋がります。

オンラインアシスタントのメリットは、ネットで繋がっているので気軽にタスクを依頼することができます。日常業務から専門的な業務まで充実しているので、オンラインアシスタントを活用することで部署や個人の時間を確保することができます。

生産性向上のポイント3：国の補助を利用する

日本は、世界的にみても生産性の比率が低いといわれています。その結果、国としても生産性向上のために新たな取り組みを行っており、助成金が支給される場合もあります。

国の補助の具体的な例は、IT導入補助金や業務改善補助金、人材確保等支援助成金があります。ソフトウェアなどITツールを導入する際に一部補助が支給される、人材の安定や設備投資による業務の改善などさまざまな補助が用意されています。

産性向上のポイント4：ITツールを導入する

世の中ではさまざまな生産性向上に役立つツールが開発されています。現在業務上で時間がかかっているものがあればそれぞれ調べてみると良いでしょう。

例えば、経理精算に時間がかかっているのであれば自動的に精算をしてくれるツールもあります。会議に集まる時間がかかるならばTV会議ツールを使いどこでも参加することができます。慣れるまでは大変ですが一度慣れてしまえば便利なツールばかりです。

生産性向上の注意点

生産性は向上したいけど、具体的に何をすればいいのか悩まれる方も多いでしょう。業務効率とは何が違うのかと疑問を持つ方もいらっしゃいます。

ここからは、生産性向上のための3つの注意点を紹介します。言葉の意味や、生産性を高めるポイントなどそれぞれについて詳しく説明します。

生産性向上の注意点1：生産性向上と業務効率化を混同しない

生産性向上と混同されがちな言葉として業務効率化があります。

生産性向上は、無駄な業務を排除し重要な業務だけを行うことで時間あたりの価値を高くします。業務効率化とは、現在行っている業務をより早く、低コストですることを指します。根本的な概念が異なるのでしっかり理解する必要があります。

生産性向上の注意点2：生産性を高めるポイントを知る

生産性向上のための具体的な方法や取り組みを知り、理解することで効率的に施策を考えることができます。生産性を高めるポイントを知るには、現状の課題が分析できていることや社員へのしわ寄せが無いかなどを把握する必要があります。

しっかり把握した上で業務プロセスの改善やタスク管理をする必要があります。社員の業務が本当に改善されているのか、社員も満足しているのかを注視することが大切です。

生産性向上の注意点3：成功事例を参考にする

生産性向上に取り組むにあたり、成功事例のアイデアを参考にすることはゼロから考えるよりもスムーズに進みます。自分たちでやり方を模索すると、遠回りになったり修正が難しい事態も起こります。

成功事例はさまざまあるので自分の課題、会社の課題と照らし合わせて検討してみてはいかがでしょうか。

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たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

生産性向上の成功事例

企業が過酷な環境に対応し、生き抜いていくためにも重要となる生産性向上ですが、実際に成功している企業はどのような取り組みをしているのでしょうか。

生産性向上が成功している事例を参考にし、理解を深めましょう。ここでは、2つの成功事例を紹介します。

ルーチン業務のアウトソーシング化

1つ目は、ルーチン業務をアウトソーシング化することで本来の業務に集中できるようになったという事例があります。毎日行うルーチン業務は効率化することで、業務管理の影響力は大きくなります。

単純作業や毎日やらなければならない作業を外部委託することで本業に専念することができます。時間削減ができ、重要な仕事に時間を費やすことができます。

AIの導入

2つ目は、AIを導入し作業効率が上がり時間の削減、さらには顧客満足度も上がった事例があります。

例えば会社が顧客から受けた質問に対して今まではマニュアルや過去のデータから調べることは多いです。しかし、AIを導入することで会社と顧客のやり取りをデータ化し、即座に応答することが可能になりました。

顧客などからの問い合わせに対して、担当者がその都度調べる労力と時間を節約することができます。

生産性向上について理解しよう

今回は、生産性向上のために必要なポイントや成功事例、注意点を紹介しました。

生産性向上の目的は社員の士気を上げ、企業の業績アップにつなげることです。生産性向上についてしっかり理解し、本来の業務に集中して取り組める環境を整備しましょう。

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