BYODを導入しよう！BYOD導入における課題6つとメリット5つ

BYODとは

「BYOD（ビーワイオーディー）」とは、「Bring your own device」という意味で、従業員がスマートフォンなどの個人で保有している機器を業務にも使うことです。

「メールチェックがオフィスのパソコンでしかできないから、それだけのために戻らないと」という外出先での場面で、ご自身のスマートフォンからメールチェックができたら便利なことでしょう。

このような課題に対処することができるのがBYODです。

なぜBYODが注目されているのか

特にセキュリティの観点から業務で使う電子機器は、会社から貸与されるものに限られ、オフィス外への持ち出しも制限されている職場が多いでしょう。こうした制限が、業務の効率を下げてしまっていることが課題となっています。

BYODを導入して、従業員が個人保有のスマートフォンでも業務を行うことができれば、生産性の向上につながることが期待されるため、注目されています。

BYOD導入における課題6つ

生産性向上に繋がるBYODですが、導入にはいくつかの課題をクリアしながら進める必要があります。

1番の課題としては「セキュリティ」、そして「社内専用システムの運用」、また、BYODならではの「プライベート利用との区別」「費用負担」「サービス残業」「買い替え時」などの課題にも対処が必要です。

BYOD導入における課題1：セキュリティ

BYOD導入における課題としてもっとも重要なのが、言うまでもなく「セキュリティ」であり、従業員は、私物だが業務用の機器でもある、という意識を持って機器を扱う必要があります。

個人保有の機器の場合、簡単なパスワードにしていたりウィルス対策ができていなかったりすることがあります。これらを業務用の基準にまで引き上げなくてはなりませんが、過剰な制限をすると個人用としての使い勝手が低下するため注意が必要です。

BYOD導入における課題2：社内専用システムの運用

BYOD導入における課題には「社内専用システムの運用」があり、現在パソコンで使用しているシステムをどこまでスマートフォンにも対応させるかは重要なポイントです。

操作性の違いもあり、パソコンで使用している社内専用システムの全てをスマートフォンでも使えるようにする必要はないでしょうが、あまりに対応しているシステムが少なければ、せっかく導入したBYODのメリットを活かしきれないでしょう。

BYOD導入における課題3：プライベート利用との区別

BYOD導入における独特の課題「プライベート利用との区別」ですが、アプリや通話プランで対応することができます。

電話をかける前に特定の番号を付加したり、専用のアプリを利用することで、仕事用とプライベート用の清算を分ける仕組みがあります。かけ放題プランを利用すれば、清算を分ける必要すらありません。

BYOD導入における課題4：費用負担

BYOD導入における課題として「費用負担」があり、業務に使うのになぜ個人で購入しないといけないのかという不満に対処しなければなりません。

端末代金の一定額を従業員に払い戻すなどの制度を導入し、経費規程の修正も必要となるでしょう。

BYOD導入における課題5：サービス残業

BYOD導入における課題として「サービス残業」の問題もあり、いつでもどこでも仕事ができるようになったことでサービス残業が生じることのないよう周知させなくてはなりません。

BYODはあくまで業務中の業務をサポートする物であり、業務時間外にも業務を行えるようにするための物ではないことに十分留意しましょう。

BYOD導入における課題6：買い替え時

BYOD導入における課題として「買い替え時」の問題があり、スマートフォンをいつどんな機種に変更するかは従業員個人の自由です。従業員ごとに格差が生じることについて対応が必要です。

機種代金負担の問題もありますが、社内専用システムが対応するスペックの機器を購入してもらわねばなりません。常に最新の機器を求める従業員や、古い機種でも買い替えたくない従業員の場合、問題があることがあるでしょう。

BYOD導入の際のリスクを対策する方法

BYOD導入の際の情報漏えいリスクを対策する方法としては、就業規則にBYOD機器の運用ルールを定めておくことが挙げられるでしょう。

BYOD機器の使用が許可される条件を定めておき、パスワードのなどの管理ルールも明確にしておくとよいでしょう。また、会社によるモニタリングが必要な場合は認められることや、その際にはできる限り個人のプライバシー情報には触れないという内容も入れておくとよいでしょう。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」とは

Web電話帳とは、文字通り「Web上で管理できる電話帳」のこと。多種多様な機能によって、テレワークやフリーアドレスを下支えしてくれるITツールです。具体的には以下のような特徴があります。

1. 電話帳をクラウド上で一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「連絡先の一元管理」です。社員やお客様の連絡先や名刺データをクラウド上に保存することで、いつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認・共有。チャットやweb会議、電話、メールなど最適なツールで簡単にコミュニケーションすることが可能です。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡を登録していなくても名前や所属が表示される「着信表示機能」が備わっています。相手の簡単な情報がスマホ画面に表示されるため、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを回避できます。

3. 名刺管理

スマホアプリから名刺の写真を撮るだけ。簡単に名刺管理することも可能です。

4. 誰がどこに居るか？居場所が分かる

フリーアドレスの採用などで社員がどこに居るかわからない場合に居場所を探せます。PHONE APPLI PEOPLEで居場所を探すことができ、対面でのコミュニケーションが可能です。

検索機能や位置情報機能によって相手の情報がすぐにわかるため、たとえば打ち合わせのアポイント取りや、災害時の安否確認においても迅速に対応できます。

5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

PHONE APPLI PEOPLEには、電話帳としての役割だけでなく、社内コミュニケーションを円滑にする機能も充実。たとえば以下の2つの機能があげられます。

たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

BYOD導入のメリット5つ

BYODを導入するためには、セキュリティをはじめとした課題がいくつかあることがお分かりいただけたでしょう。ですが、BYODを導入すればそれ以上のメリットが期待できます。

BYODを導入すれば「コスト削減」「作業効率向上」はもちろん、「BCP対策」「ワークライフバランス実現」「シャドーIT対策」など、今後重要となる対策も行えます。

BYOD導入のメリットをひとつずつ見ていきましょう。

BYOD導入のメリット1：ITコスト削減

BYOD導入の目に見えるメリットとしては「ITコスト削減」で、会社から機器を貸与する必要がなくなるのですから、大幅なコスト削減ができるでしょう。

従業員個人が機器を買い替える際の費用補助は必要となるでしょうが、手当の意味も兼ねることができます。好みの機器を購入してプライベートでも使うことができるのですから、従業員の満足度も高まることでしょう。

BYOD導入のメリット2：作業効率向上

BYOD導入によるメリットで従来との差がはっきりと表れるのは「作業効率向上」で、例えばオフィスに戻らず手元のスマートフォンでも業務を行えるようになります。

外出の多い従業員にはモバイル端末を貸与している企業が多いでしょうが、これを全従業員に広げることが可能です。また、従来からモバイル端末を貸与されていた従業員も、2台持ちの煩わしさから解放されます。

BYOD導入のメリット3：BCP対策

BYOD導入のメリットとして今後重要となってくるのが「BCP（事業継続計画）対策」で、災害時などにも業務を続けたり早急な復旧をするために役立ちます。

緊急時でも手元にある可能性が高い個人のスマートフォンをBYOD端末にしておけば、すみやかに社内システムに入り、安否確認や状況確認、そして業務の一部までも行うことができるでしょう。

BYOD導入のメリット4：ワークライフバランス

BYODを導入するメリットとして、働き方が多様化している現代に求められる「ワークライフバランス（生活と仕事の調和・相乗効果）」の実現にも役立つことが挙げられます。

パソコンやスマートフォンが高性能化し、クラウド型のサービスも普及したことから、オフィスにいなくても行える業務が増えています。BYODを導入することで、オフィスに出社する時間を減らすなど、ワークライフバランスの実現に近づけることが可能です。

BYOD導入のメリット5：シャドーIT対策

BYODを導入することは、無断で個人保有の機器を業務に使われることを防ぐ「シャドーIT対策」の役割もします。

無断で個人の機器を業務に使う「シャドーIT」は、セキュリティリスクとして最高に危険と言えます。BYOD機器であれば、セキュリティ対策も一定のことが行えますし、有事に追跡や調査をすることが可能です。

課題を理解してBYOD導入を成功させよう

BYODを導入するには課題が多くてリスクがあると考えていた方も多いことでしょう。ですがここまでお読み下さった方には、BYODを導入しないことで課題となっており、解決が難しいリスクがあることもお分かりいただけたことでしょう。

BYODはその課題を理解してうまく導入し運用することができれば、まるでBYOD端末そのもののように仕事とプライベートが融合し、大いなる相乗効果をもたらすことでしょう。