2021年10月20日 13:00

ITを活用した働き方改革で変わることとは?

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ITを活用した働き方改革で変わることとは?

働き方改革とは

働き方改革とは、一定の年齢になったら皆が仕事で活躍できることを目指した、一億総活躍社会を目指した革命の事です。

少子高齢化になってきている事から、働く事ができる人口が減っています。だからこそ、女性や高齢者の方の活躍が期待されていることが現状です。

さらには、少子高齢化社会が解消され、子どもの人数が増える事で社会で活躍できる人を増やす事も合わせて求められています。

働き方改革の背景

働き方革命の背景は、労働者人口の減少が挙げられます。

今いる社会活動に参加していない女性や、高齢者を社会で活躍するようにする事は難しくありませんが、これから生まれる子供を増やす事は容易ではありません。そこで、ITを使った働き方改革が取り上げられています。

ITを活用した働き方改革7つ

ITを活用した働き方改革には、主に7つのツールが用いられています。

このツールを使う事で、人手を多くかけることなく、仕事を効率化することができます。では、主なITを活用した働き方改革の7つについて、見ていきましょう。

ITを活用した働き方改革1:チャットツールでコミュニケーションコストをダウン

コミュニケーションを図る時に用いられた電話や書類より、チャットツール利用のほうが手間とコストダウンができます。

なぜなら、チャットツールを使う事で電話代を節約でき、ペーパーレスにすることで紙代と書類作成の手間をカットできるからです。

さらには、短文を簡単に送ることもできますので、仕事のスピードも上がる一面があります。このような事から、働き方改革の一つとしてチャットツールが注目されています。

ITを活用した働き方改革2:オンラインストレージで資料の共有

オンラインストレージを使う事で、インターネット接続ができたら簡単に編集や共有ができることから、資料の共有が容易にできます。

プリントアウトをしてから、書類を配る手間が省ける点がITを使った働き方改革として重宝されています。そこで心配される事は情報漏洩ではないでしょうか。

セキュリティーが万全なオンラインストレージサービスも多数あるので、不安でしたら、このタイプのサービスを使うと良いでしょう。

ITを活用した働き方改革3:給与掲載や勤怠管理をクラウド化してミスを無くす

勤怠管理や給与などは、集計する手間がかかっていましたが、ITを活用することでミスを防ぐことができ、さらには手間も省けるという大きなメリットがあります。

以前は給与計算の集計に2日かかる事もあり、人手も時間も必要でした。特に連休がある時は休日出勤も余儀なくされるケースもよく聞く話です。

しかし、ITで働き方改革の一環としてクラウドを使う事で集計が一気にできますので、効率化できます。

ITを活用した働き方改革4:会計や請求書発行のクラウド化で事務作業短縮

会計や請求書の発行は仕事上必要な業務でしたが、こちらもITによる働き方改革の一つとしてクラウド化でき、事務作業を短縮できます。

クラウド化をすることで、請求書の発行の作業がクラウドで完結するため、人手を削減でき、スピード化も求められるように、複数のメリットがあります。

さらにはクレジットカード対応のところであれば、顧客の方の支払いに行く手間を省くことができ、双方にメリットがあり便利な物です。

ITを活用した働き方改革5:契約管理のクラウド化で管理コストをダウン

契約管理もクラウド化で管理することができ、管理コストを削減できるITを活用した働き方改革です。

大きなメリットとしては、電子データとして送信をすることが可能であることから、実際に書類を渡すために顧客の方に会いに行く手間が省ける一面があります。また、電子データなので印紙が不要である事も挙げられます。

印紙代は少額ではありますが、数が増えると額は大きくなりますので、経費削減に役立つでしょう。

ITを活用した働き方改革6:クラウドソーシングで本来の業務に集中

細々とした事務作業を避けて通れない一面がありましたが、クラウドソーシングでITを活用した働き方改革をすることで、本来の業務に集中できます。

本来であれば、サービスを行ったり営業活動を行ったりして、利益に貢献できる仕事を重点的に行ったほうが売り上げアップにつながります。しかし時間は1日24時間と決まっています。そこで、限られた時間を有効に使う事ができるクラウドソーシングが役立ちます。

ITを活用した働き方改革7:ネット電話サービスでリモートワークを実現

ネット電話サービスを使う事によって、リモートワークを実現することが可能な一面も、ITを活用した働き方改革のメリットの一つです。

事情があって、出勤して働く事が難しい方も一定数います。特にお子さんが小さい、介護が必要な方がいると、外で働く事が難しいでしょう。しかし、リモートワークができることにより、育児や介護に時間を取られている方の、労働力を引き出すことができます。

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Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」とは

Web電話帳とは、文字通り「Web上で管理できる電話帳」のこと。多種多様な機能によって、テレワークやフリーアドレスを下支えしてくれるITツールです。具体的には以下のような特徴があります。

  1. 電話帳をクラウド上で一元管理
  2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される
  3. 名刺管理
  4. 誰がどこに居るか?居場所が分かる
  5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

1. 電話帳をクラウド上で一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「連絡先の一元管理」です。社員やお客様の連絡先や名刺データをクラウド上に保存することで、いつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認・共有。チャットやweb会議、電話、メールなど最適なツールで簡単にコミュニケーションすることが可能です。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡を登録していなくても名前や所属が表示される「着信表示機能」が備わっています。相手の簡単な情報がスマホ画面に表示されるため、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを回避できます。

3. 名刺管理

スマホアプリから名刺の写真を撮るだけ。簡単に名刺管理することも可能です。

4. 誰がどこに居るか?居場所が分かる

フリーアドレスの採用などで社員がどこに居るかわからない場合に居場所を探せます。PHONE APPLI PEOPLEで居場所を探すことができ、対面でのコミュニケーションが可能です。

  • 相手の所属や名前を調べられる「検索機能」
  • 相手の居場所を特定できる「位置情報機能」

検索機能や位置情報機能によって相手の情報がすぐにわかるため、たとえば打ち合わせのアポイント取りや、災害時の安否確認においても迅速に対応できます。

5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

PHONE APPLI PEOPLEには、電話帳としての役割だけでなく、社内コミュニケーションを円滑にする機能も充実。たとえば以下の2つの機能があげられます。

  • 相手といつでもチャットができる「チャット機能」
  • 従業員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」

たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

働き方改革で変わること4つ

ITを使った働き方改革を行う事で、変わる事は主に4つあります。

昨今はインターネットサービスも多数あり、クラウドソーシングやチャットツールの活用で、本来は時間をかけなくては不可能だったところも、短時間でできるようになりました。また、ITを使った働き方改革は、効率化をすることでいろいろな変化があります。

では、ITを使った働き方改革で変わる事4つを見ていきましょう。

働き方改革で変わること1:長時間労働の是正

ITを使った働き方改革で変わる事の1つ目としては、長時間労働がなくなる点が挙げられます。

残業があるケースは本来するべき営業活動などを時間内にして、残った事務作業を残業で賄うケースが多いです。しかし、ITを使った働き方改革でクラウドソーシングを活用することにより、残業に当てられていた事務作業を効率化できる一面があります。

働き方改革で変わること2:柔軟な働き方の促進

ITを使った働き方改革で変わる事の2つ目は、ダイバーシティに対応したいろいろな働き方を促進できることです。

一億総活躍を目指すには、子育て中の女性であっても社会に関わることが求められます。しかし、子どもは急病もありますし、保育園の迎えのために定時で帰らなくてはなりません。どの立場であっても、親御さんの介護があったら働く時間を長時間取れません。

ITで働き方革命をする事で柔軟にどの立場の人も働けます。

働き方改革で変わること3:非正規雇用の待遇差改善

働き方改革の一つとして、非正規雇用の方も待遇を改善することも挙げられています。

有給休暇を非正規雇用の方にも与える事、基本給なども正社員の方と同一にすることも挙げられています。子育て中の方や高齢者の方など、やむを得ない事情で正社員になる事が難しい方は一定数いることが現状です。

そこで、待遇を正社員と同一にすることにより、どの立場の方も働きやすく活躍できるようにする一面があります。

働き方改革で変わること4:賃金引き上げと労働生産性向上

多くの方は賃金を得るために働いているので、賃金が引きあげになることでモチベーションがアップする方が多いです

モチベーションがアップすると、必然的に労働生産性が向上します。昨今は老後に2000万円の貯蓄が必要と言われているので、給与を上げ貯蓄をできることも、給与を引き上げ労働者の心の安定につながるところがあります。

ITを活用して働き方改革を推進しよう

昨今は人手不足ですので、ITを活用して少ない人数でも仕事が回るようにしましょう。

ITを活用した働き方改革をすることで、経営者側の方はもちろんの事、労働者の方も時間外労働の削減につながるなどの恩恵があります。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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