2021年10月12日 13:00

働き方改革とは?ITを活用した働き方改革の具体例9選をご紹介!

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働き方改革とは?ITを活用した働き方改革の具体例9選をご紹介!

働き方改革とは

働き方改革とは、政府の政策に位置づけられているひとつで、「一億総活躍社会」を実現するための取り組みです。

これまで当たり前に行われてきた日本企業の悪しき慣例である「長時間労働」を大幅に見直すことを「働き方改革」と指します。

長時間労働の問題は「過労死」や「自殺」など多く問題を引き起こします。大企業だけの問題ではなく、中小企業を含むすべての企業で取り組まなければならないことです。

働き方改革の目的

働き方改革の目的は、労働者にとって働きやすい職場環境にすることの実現です。

働く意欲はあるのに、働く環境がライフスタイルに合っておらず働けないという人が多くいます。そのような人たちが働きやすい職場を見つけ無理なく働くことは、企業にとっては労働力の確保や生産性向上になり、国とっては労働力の増加や税収のアップになりもなります。

労働者だけでなく社会にとって働き方改革を実現することは大きな意味があります。

働き方改革の背景

働き方改革を導入する背景には、少子高齢化による労働力の減少があります。労働力の中核である15歳以上65歳未満のいわゆる生産年齢人口減少しており、今後労働力不足がさらに深刻になると言われています。

また、貴重な労働力となる年齢の人は育児や介護で離職を余儀なくされるケースもあり、そのような人たちが働きやすいように改革し労働力の確保が目的とされます。

そのほか、長時間労働をなくし労働の質を向上させることも目的です。

働き方改革のメリット

働き方改革を取り入れることは、企業・労働者・国それぞれにメリットがあります。

企業は労働力を確保することができ、長時間労働を是正することで生産性の向上を図ることができるメリットがあります。

労働者はライフスタイルを変えることなく働くことができ、長時間労働によるストレスの軽減といったメリットがあります。

国は労働者が増加することで税収が増えるというメリットがあります。

ITを活用した働き方改革の具体例9選

今までの長時間労働を見直して働き方改革を行う場合、ただ単に労働時間を削ればよいというものではありません。労働時間を削った結果、生産性が低下してしまえば意味はありません。生産性をそのままにするには、それなりのツールを活用する必要があります。

ITは働き方改革でも使うことができるツールで、職場でなくても利用できるので隙間時間を有効に活用できます。

ここでは、ITを活用した働き方改革の具体例を9つ紹介します。

ITを活用した働き方改革の具体例1:チャットツールでコミュニケーションを円滑化

具体例としてチャットルームを使用するということがあります。

企業の中では部署間や顧客との間にさまざまなコミュニケーションが存在しています。一つの物事を決めるために何人もの人を介さないといけないため、時間がかかりすぎています。またこの人には電話、この人にはメールなどツールが一本化されておらず非効率です。

チャットルームを使用することで不要なやり取りを削り、コミュニケーションを円滑化することができます。

ITを活用した働き方改革の具体例2:社内SNSで意思決定スピードの向上

IT活用の具体例として、社内SNSを利用して意思決定スピードを向上させたというものがあります。

社内で共有しなければならないことがあり、メールでやり取りすると「確認した」「承認しました」など返信する必要があります。共有事項が多くなれば、「送信→確認→送信→確認」と時間のロスが多くなってしまいます。

社内SNSを使用すれば「いいね」などで確認できたことが分かり、意思決定スピードを向上させることができます。

ITを活用した働き方改革の具体例3:クラウドでチーム全員で情報共有

クラウドを利用してチーム全員で情報を共有することも、ITを活用した働き方改革の具体例としてあります。

会社では情報を共有する場合、同じ説明を人が変わるたびに何度も何度もしなければならなかったり、紙で共有すると準備をする手間やたくさんの紙の中から欲しい情報を探す手間が発生します。

クラウドを利用して情報の共有が行えれば、説明の手間を省け、欲しい情報も簡単に探し出すことができ効率的です。

ITを活用した働き方改革の具体例4:RPAで業務効率化

RPAを利用した業務を効率化した具体例もあります。

RPAはロボティックプロセスオートメーションのことで、今まで手作業で行っていた業務を自動化できるツールです。データ入力・帳簿入力や伝票作成・顧客データの管理・ダイレクトメールの発送業務などに使うことができ、大幅に作業効率をアップさせることができます。

ミスをしても学習するRPAもあり、ルール作りや意思決定も可能です。

ITを活用した働き方改革の具体例5:請求書発行ソフトで請求漏れを防ぐ

ITを活用した働き方改革の具体例には、請求書発行ソフトで請求漏れを防ぐということもあります。

請求書発行作業では紙での作業や手作業が多く、働き方改革を阻害する形になっています。三つ折りや郵送などの手作業をなくし、業務の効率化を図ることができます。

また、手作業で行うことで請求漏れなどのミスが発生していました。ミスが起こることでさらに作業が増えていましたが、請求書発行ソフトでそれを防ぐことも可能です。

ITを活用した働き方改革の具体例6:クラウド会計サービスで経営管理

ITを活用した働き方改革の具体例として、クラウド会計サービスで経営管理ということもあります。

クラウド会計サービスはIT環境があればどこでも取り入れることができます。会計業務取引データの入力を手作業で行わなくてはならず、時間と労力を要します。クラウド会計を利用することで取引データを自動で取り込め大幅に入力作業を減らすことができます。

税改正など最新の法規制にも自動で対応するので効率的です。

ITを活用した働き方改革の具体例7:クラウドソーシングで業務をスリム化

ITを活用した働き方改革の具体例として、クラウドソーシングで業務をスリム化するというものもあります。

クラウドソーシングは企業が自社の業務を不特定多数の人に委託する業務形態のことです。業務に見合った労働力やスキルを確保し、最適なコストでの発注が可能で、ITを活用した働き方改革で最も注目されています。

社内でなくてもできる業務をクラウドソーシングを利用して発注することで、業務をスリム化することができます。

ITを活用した働き方改革の具体例8:WEB会議やテレビ電話でリモートワークを実現

ITを活用した働き方改革の具体例で、WEB会議やテレビ電話でリモートワークを実現したというものもあります。

リモートワークはITを活用した働き方改革で欠かすことができないもので、オフィスに出社する必要がなく自分が好きな場所で仕事ができます。

オフィスを構える必要がないのでコストを削減でき、広く優秀な人材を確保することができます。また、労働者は集中して仕事ができ業務効率をアップさせることができます。

ITを活用した働き方改革の具体例9:勤怠管理ソフトで残業抑制

ITを活用した働き方改革の具体例として、勤怠管理ソフトを利用して残業を抑制するというものがあります。

働き方改革では長時間労働を抑制することが第一の目的です。長時間労働を減らすためには労働者一人一人の労働時間を把握する必要があります。

勤怠管理ソフトを利用すれば労働時間を把握することができ、残業による長時間労働を減らすことができます。

ITを活用した働き方改革の課題

ITを活用した働き方改革はいいことばかりのように感じられますが、課題もあります。

たとえばITを活用した働き方改革のリモートワークでは、仕事のスケジュールの管理を労働者がきちんと行えないと逆に生産性が低下してしまいます。きちんと仕事のスケジュールを管理できるかということが課題になります。

ITを活用した働き方改革の具体例にはそれぞれ課題があり、それを解決することが必要です。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」とは

Web電話帳とは、文字通り「Web上で管理できる電話帳」のこと。多種多様な機能によって、テレワークやフリーアドレスを下支えしてくれるITツールです。具体的には以下のような特徴があります。

  1. 電話帳をクラウド上で一元管理
  2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される
  3. 名刺管理
  4. 誰がどこに居るか?居場所が分かる
  5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

1. 電話帳をクラウド上で一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「連絡先の一元管理」です。社員やお客様の連絡先や名刺データをクラウド上に保存することで、いつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認・共有。チャットやweb会議、電話、メールなど最適なツールで簡単にコミュニケーションすることが可能です。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡を登録していなくても名前や所属が表示される「着信表示機能」が備わっています。相手の簡単な情報がスマホ画面に表示されるため、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを回避できます。

3. 名刺管理

スマホアプリから名刺の写真を撮るだけ。簡単に名刺管理することも可能です。

4. 誰がどこに居るか?居場所が分かる

フリーアドレスの採用などで社員がどこに居るかわからない場合に居場所を探せます。PHONE APPLI PEOPLEで居場所を探すことができ、対面でのコミュニケーションが可能です。

  • 相手の所属や名前を調べられる「検索機能」
  • 相手の居場所を特定できる「位置情報機能」

検索機能や位置情報機能によって相手の情報がすぐにわかるため、たとえば打ち合わせのアポイント取りや、災害時の安否確認においても迅速に対応できます。

5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

PHONE APPLI PEOPLEには、電話帳としての役割だけでなく、社内コミュニケーションを円滑にする機能も充実。たとえば以下の2つの機能があげられます。

  • 相手といつでもチャットができる「チャット機能」
  • 従業員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」

たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

ITを活用して働き方を改革しよう!

労働力が減る中で、どのように労働者が働きやすい職場環境にして、業務を効率化するかを早急に考える必要があります。

そんな中で、ITを活用した働き方改革は多くの企業で取り入れられている方法です。

それぞれに課題はありますが、ITを活用して働き方を改革しましょう。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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