“つなぐ、すべてを” をビジョンとする株式会社ネットケアサービス。コンピューター利用技術の開発や販売、ソフトウェアサービスによって、デバイスやネットワークなどお客様の「つながる」を支えてきた。同社は、社内外の連絡先管理についての課題解決と、社員の活躍の可視化を実現するため、PHONE APPLI PEOPLE（以下 PEOPLE）とPHONE APPLI THANKS（以下 THANKS）を導入。今回は、技術統括部 部長 三井 淳輔氏と、SI部 部長代理 木下 勝巳氏に、PEOPLEとTHANKS導入の背景や効果について話を伺った。

リモートワークにより、社員の活躍が見えにくかった

PEOPLEとTHANKSを導入する前、ネットケアサービスは3つの課題を抱えていたという。

• 課題1：名刺情報が資産として蓄積できず、属人化していた
• 課題2：連絡先管理に手間がかかっていた
• 課題3：リモートワークにより、社員の活躍が見えにくかった

1つ目の課題は、名刺情報が資産として蓄積できず、属人化していたこと。
社外で名刺を受け取っても共有する手段がなく、名刺情報が属人化してしまい、会社の情報資産として蓄積できていなかったという。「社外の連絡先情報を知りたいときは、その連絡先を知っていそうな社員を探して確認していました」と木下氏は語る。
相手の名刺を持っていても、紙の名刺は会社に置いてあるため、外出先やリモートワーク時に社外連絡先を確認できないこともあったそうだ。情報を一元化できておらず、同じ人から何度も名刺をもらってしまうこともあり、名刺管理の必要性を強く感じていたという。名刺管理や情報の共有化の必要性から、他社名刺管理サービスも検討を行った。しかし、社内外の連絡先を一元化できる点からPEOPLEを選定した。
その後、社用携帯を持たない社員にもライセンスを追加し、全社にPEOPLEの導入を進めた。

2つ目の課題は、連絡先管理に手間がかかっていたこと。
「社用スマートフォン端末内の電話帳を利用していたため、端末を入れ替えるときはバックアップやリストアといった作業が必要でした。そのため、電話帳データの移行にもかなりの工数がかかっていました」。管理に手間がかからず、かつ社内連絡先と社外連絡先を一元管理できる連絡先管理ツールを探していた。

3つ目の課題は、リモートワークにより、社員の活躍が見えにくくなったこと。
PEOPLEを活用していた同社だったが、コロナ禍をきっかけにリモートワークが進み、 社員が日々の業務に対しどのように取り組み、どのように活躍しているのかが見えにくくなった。
三井氏は「活動内容が上長から見えないことで、評価体制に課題を感じるようになりました」と語る。社員同士がコミュニケーションを取りつつ業務を進められているのか、上長には伝わりにくい。若手スタッフやバックオフィス担当の活躍を可視化し、日々の頑張りを正当に評価してあげたいと考えていたという。

サンクスカードを贈りあい、社員の活躍が見える化した

PEOPLEとTHANKSを導入し、同社は次の効果を感じたという。

• 効果1：名刺情報の共有が可能になり、情報資産として活用できるようになった
• 効果2：連絡先管理の手間が解消された
• 効果3：社員の活躍が見える化できた

1つ目の効果は、名刺情報の共有が可能になり、情報資産として活用できるようになったこと。
木下氏は「受け取った名刺は必ずPEOPLEに登録するというルールを作ったことで、名刺情報の共有が徹底されるようになりました」と話す。以前は社内に置いてある名刺を確認しないと連絡先がわからないこともあったが、現在はPEOPLEにすべて登録してあるため、場所を問わずいつでもどこでも閲覧可能になったという。

2つ目の効果は、連絡先管理の手間が解消されたこと。
「PEOPLEはクラウド型のツールであるため、端末を入れ替えるときも、連絡先データの移行・バックアップといった作業が不要になりました」と、木下氏は語る。「PEOPLEの導入で、社内連絡先と社外連絡先を一元管理できるようになりました。情報が属人化せず、フラットになるというメリットも感じています」と続けた。 また、氏名・所属部署などの着信表示が可能になり、業務効率化の点から大きな利点と感じたそうだ。誰からの電話かすぐにわかるため、掛け直しもスムーズになった。

3つ目の効果は、社員の活躍が見える化できたこと。
THANKSを導入後、三井氏はサンクスカードを贈りあうことを定期的に全社へアナウンスしているという。加えて、感謝を贈りあうという文化を定着させるため、THANKSで贈られたポイントは、商品に交換できる仕組みを策定し、社員に還元しているそうだ。リモートワーク下における “社員の活躍が見えにくい” という課題を解消でき、社員それぞれの活躍を可視化することを実現している。
「THANKSは、贈られたポイント以外にも、贈ったメッセージの内容やいいねした数・いいねされた数など、様々な情報があります。贈られたメッセージの中には、感銘を受けるメッセージもあるので、これらは全社会議の際に、社員表彰など別の形で還元出来ればと考えています」と語った。

同社はさらにPEOPLEを活用するため「PEOPLEに登録している社員のプロフィールを、外部にも共有できるようになるといい」と考えている。PEOPLEのマイプロフィールには、職務概要やスキル・資格などの職務情報だけでなく一言や健康目標など、詳細な情報を社員自身で登録できる。

「プロフィールを社内だけでなく、QRコードなどを利用して外部に共有することが出来れば、顧客や取引先担当者との打ち解けたコミュニケーションのきっかけになることを期待しています。」と木下氏は話した。
三井氏はTHANKSを利用して、人のつながりをマップ化したいという。
「部門を超えたつながりを可視化することで、チーム作りの参考にしたいと思います」