住まいにこだわりを持つ方へ、上質な住宅を案内する株式会社ケン・コーポレーション。オフィス用物件の紹介やホテルの運営なども手掛け、幅広い不動産事業を展開している。
同社は、全社員へ業務用のスマートフォンを配布することにともない、2018年からPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下PEOPLE）を導入。今回は、情報システム推進室の米山 隆洋氏と川崎 翼氏に、PEOPLEを導入するまでの経緯や導入後の効果についてお話を伺った。

連絡先は社員が各自で管理していたため、連絡がスムーズに取れないことがあった

同社は以前、社用の携帯端末の配布は行っておらず、私用の携帯端末を業務に使っていた。このことによって、以下のような課題を抱えていたという。

• 課題1. 社内連絡に手間取ることがあった
• 課題2. 既存電話帳のセキュリティに不安があった

1つ目の課題は、社内連絡に手間取ることがあったこと。
以前は業務に必要な連絡でも私用携帯端末を使っていたため、連絡先は各社員が個々で管理していた。社内で連絡先が共有されていなかったので、社員の電話番号の変更があった際には、自分で連絡先データを修正する必要があった。この状況では、番号の変更を知らなかった場合には連絡が取れなくなってしまい、業務に支障が出る可能性もあったという。また、登録していない社員から電話がかかってくると、着信時に相手が誰だか分からないなど、社内連絡がスムーズにいかないことがあった。

2つ目の課題は、既存電話帳のセキュリティに不安があったこと。
米山氏は「個人情報の管理を各社員に任せることには、かねてから不安がありました。そこで、セキュリティを強化するため、連絡先データを会社で管理する仕組みを作りたいと考えていました。」と語る。

上記の2つの課題を解決するため、同社は業務用のスマートフォンを配布することに決定。これと同時に、スマートフォンで使える連絡先管理ツールとしてPEOPLEを導入した。

電話の発着信がスムーズになり、社員の名前と顔も一致しやすくなった

PEOPLEを導入した同社は、以下の4つの効果を感じているという。

• 効果1. 社員の名前と顔が一致しやすくなった
• 効果2. 他ツールとの連携で業務が効率化できた
• 効果3. 電話の発着信がスムーズにできるようになった
• 効果4. 情報漏洩のリスクが低減した

1つ目の効果は、社員の名前と顔が一致しやすくなったこと。
同社では、PEOPLEに顔写真を登録している。それによって、普段はあまり関わりのない社員でも、以前に比べ顔と名前が一致するようになったという。米山氏は「弊社は不動産を扱っているので、社外で他の社員に鍵の受け渡しをすることがあります。ただ、以前は鍵を渡す相手の顔が分からずに、待ち合わせで手間取ることがありました。それがPEOPLEを導入してからは、顔写真を確認してから待ち合わせができるので、鍵の受け渡しがスムーズになりました」と語る。PEOPLEに顔写真を登録してから、話したことのない社員へ連絡する際の心理的なハードルが下がった実感もあるそうだ。

2つ目の効果は、他ツールとの連携で業務が効率化できたこと。
PEOPLEは、様々な外部ツールと連携し、コミュニケーションポータルとして使うことができる。
同社では、SansanやMicrosoft Teams、Zoomなどと連携し、業務に使用している。Sansanとはデータの同期をすることで、Sansanで登録した情報がPEOPLEに、PEOPLEで登録した情報がSansanにそれぞれ表示される。また、PEOPLEのアプリ上にSansanのボタンを表示することもできるので、PEOPLEからSansanの画面へワンタッチで切り替えることも可能だ。また、Microsoft TeamsやZoomと連携することで、PEOPLE上で連絡を取りたい人のプロフィールページを開いたら、ワンタップでそれぞれのツールでチャットやビデオ通話ができる。このように、複数のツールをスムーズに行き来できるようになったことで、業務中のストレスが減り、時間の短縮にもつながった。

3つ目の効果は、電話の発着信がスムーズにできるようになったこと。
PEOPLEを導入したことで、会社全体で電話帳を共有できるようになり、各社員が電話帳を管理する手間がなくなった。社用携帯の番号などに変更があった際も、PEOPLE上の情報を修正すれば、各端末に即反映される。そのため、“社内で連絡したい相手の番号が分からない”という事態は起こらなくなった。また、社内からの電話であれば、必ず着信時に相手の名前が表示されるため、安心して電話に出たり、折り返したりできる。これにより、コミュニケーションにかかるストレスが大きく減ったという。

また、PEOPLEでは、連絡を取りたい相手を“名前”だけではなく“所属”などからも検索が可能。検索性が高く、連絡を取りたい相手を素早く見つけられるため、発信までの時間が短縮された。

4つ目の効果は、情報漏洩のリスクが低減したこと。
PEOPLEはクラウド型ツールなので、端末の電話帳には個人情報が残らない。また、PEOPLEではセキュリティ強化のため、複数回ログインに失敗した際の“アカウントロック”や、端末を紛失したことが判明した際のリモートでの“アクセス制限”も可能だ。そのため、もしも携帯を紛失してしまっても、情報漏洩のリスクを抑えることができる。

今後はグループ全体でのコミュニケーションも円滑にしたい

最後に米山氏は、同社の今後の展望について次のように語る。「現在、PEOPLEには本社に在籍している社員の連絡先を中心に登録しているのですが、今後はグループ会社の社員の情報も追加したいと考えています。グループのキーパーソンの連絡先を登録しておけば、グループ全体のコミュニケーションがさらに円滑になるはずです」

また、各社員のスケジュールをPEOPLEに表示させることも検討中とのこと。
現在は社員が個々にスケジュール管理をしているため、他の人の予定は見られないが、スケジュールをOutlookに集約し、PEOPLEと連携すれば、PEOPLE上でも確認できるようになる。連絡を取りたい相手の現在のスケジュールが分かれば、それに応じて電話やチャットなどの手段を使い分けられて、円滑なコミュニケーションができると期待している。同社は、今後もPEOPLEの機能を最大限活用し、コミュニケーションポータルとして業務に使っていく予定だ。