“アンチエイジング”を軸にスキンケアやヘアケアなどの商品を提供しているプレミアアンチエイジング株式会社。同社では、社用スマートフォンの配布にともない、PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下PEOPLE）の利用を開始した。今回は、導入までの経緯や導入後の効果などについて、経営企画本部 BRP推進部長の大海 晃彦氏と同部 次世代インフラチーム マネージャーの稲田 勝宏氏のお二人にお話を伺った。

社用スマートフォン配布に伴い、クラウド型ツールの検討を開始

社用スマートフォンを配布する前の同社では、社内連絡先の管理は基本的に社員個人に任せていた。そのため、急用で連絡を取りたくても、相手の個人携帯の番号を知らないことも多く、不便に感じることがあったそうだ。

事業の拡大に伴い社員数が増え、社員同士で連絡を取り合う機会も多くなってきたことから、社内コミュニケーションを円滑にするために全社員へスマートフォンを配布することを決めた。ただ、スマートフォンを導入するにあたっては、紛失時などの情報漏洩リスクを軽減する対策が必須となる。そこで同社は、端末に情報が残らないクラウド型の連絡先管理ツールの導入を検討し始めた。

同社がPEOPLEを導入する決め手になったのは、以下の4つの理由だった。

• 決め手1. 管理の手間が少ない
• 決め手2. 着信時に相手の名前が画面に表示される
• 決め手3. PEOPLE上で安否確認も行える
• 決め手4. PHONE APPLI THANKSを活用できる

1つ目の決め手は、管理の手間が少ないこと。
大海氏は自身の経験から、電話帳は管理の負担が大きくなりがちだと感じていたと話し、次のように続けた。
「新入社員や異動した社員の部署名・電話番号を1件ずつ手動で入力することは、大変な手間がかかります。そうした手間を最小限にするため、人事システムと同期して、電話帳の情報が自動で更新されるようなツールが望ましいと考えていました」。PEOPLEには、API連携の機能があり、人事システムと同期することも可能。人事システム上で情報が更新された際にPEOPLEの内容も自動的に更新されるため、管理工数がかからない。この“手間の少なさ”は、同社がPEOPLEを選んだ大きな決め手となった。

2つ目の決め手は、着信時に相手の氏名・所属が画面に表示されること。
情報漏洩のリスクを考えると、端末の電話帳には個人情報を入れたくない。一方で、着信時に相手の氏名・所属が画面に表示されないのは不便なため、同社は端末の電話帳に情報を入れなくても、着信表示できるツールを求めていた。PEOPLEは端末に情報を入れていなくても、PEOPLE上で登録されていれば発信元がスマートフォンの画面に表示される。スマートフォンでもセキュアに連絡先を管理でき、着信表示もできることで利便性が上がると期待できた。

3つ目の決め手は、PEOPLE上で安否確認も行えること。
同社では、災害発生時用の安否確認ツールを導入していたが、緊急時にしか使わないツールなので、“いざという時にパスワードを忘れていると使えないのでは”という懸念があった。PEOPLEには、連絡先管理だけでなく安否確認機能もあるため、毎日使う連絡先管理ツールと一元化すれば緊急時もスムーズに安否確認ができると考えた。

4つ目の決め手は、PHONE APPLI THANKSを活用できること。
同社では以前からサンクスカードは運用していたものの、情報の共有に課題があったという。
大海氏は「これまではGoogle Formsを活用して、社員同士で感謝を伝え合う“サンクスカード”を運用していました。これをもとに活躍した社員を半年ごとに表彰していたのですが、表彰の頻度が半年ごとだったため社員の活躍をリアルタイムで他の社員と共有できないことが課題でした」と話す。PHONE APPLI THANKS（以下、THANKS）であれば、PEOPLE上で利用できるため、連絡先管理とサンクスカードを一元化することで利便性が上がる。リアルタイムで社員の活躍を共有でき、組織のパフォーマンス向上につながる。

社内コミュニケーションが円滑になり、個人情報が漏洩するリスクも回避

同社がPEOPLEの利用を開始したところ、以下の3つの効果が表れた。

• 効果1. 社内コミュニケーションが円滑になった
• 効果2. Sansanと連携して業務効率が向上した
• 効果3. 個人情報漏洩のリスクを低減し、着信表示も可能になった

1つ目の効果は、社内コミュニケーションが円滑になったこと。
PEOPLEには、社員全員の連絡先情報が登録されているため、必要な時にすぐ連絡できるようになった。稲田氏は「連絡をする際は、相手を名前や所属で検索し、プロフィール欄からワンタップで電話やメールが可能です。社用スマートフォンを配布する前と比べると、社員間で直接連絡を取ることが格段にスムーズになりました」と語る。

2つ目の効果は、Sansanと連携して業務効率が向上したこと。
同社では以前から、名刺管理ツールとしてSansanを活用している。PEOPLEとSansanを連携することで、PEOPLEの画面からSansanへ、Sansanの画面からPEOPLEへとワンタップで遷移することが可能になり、業務効率が上がったという。社外の連絡先をSansanで共有し、社内で関連する社員にアプローチするなど、社外・社内のコミュニケーションを円滑にすることができる。

また、大海氏によると、今後はSlackなどの他ツールとも連携し、より利便化を図っていく予定だという。

3つ目の効果は、個人情報が漏洩するリスクを低減し、着信表示も可能になったこと。
PEOPLEは連絡先情報をクラウド管理できるので端末に連絡先情報が残らない。さらに、“アカウントロック”や“アクセス制限”といったセキュリティ機能も搭載しているため、紛失時の個人情報漏洩のリスクを回避することができる。また、端末内に連絡先情報がなくても、PEOPLEに登録されていれば氏名や所属が着信表示されるため、誰からの着信なのかが即座に分かり、コミュニケーションがスムーズになった。

緊急時に社員の安否確認が可能に

同社では、PEOPLEの基本機能に加え、安否確認機能も利用している。
安否確認機能は、設定したエリアで震度5以上の地震が発生した際には、自動でPEOPLEに登録されている全社員へ安否確認の連絡がいくよう設定している。安否の回答は自動で集計され、PEOPLE上で社員の状況を把握することが可能だ。
稲田氏は「連絡先管理ツールと安否確認システムを一元化できたので、複数のツールで情報を管理する手間がなくなりました。また、連絡先管理ツールは普段から使う機会が多いので、“いざという時にログインできない社員がいるのでは”という心配はなくなりました」と話す。

同社ではこれからTHANKSも積極的に活用したいと考えているという。
THANKSでは、誰が誰にサンクスカードをおくったのか、社員全員がいつでも見ることができるようになるため、お互いのことを知る機会が増え、社員同士の連携強化が期待される。

大海氏は「今後はTHANKSにも力を入れて、社員同士が感謝をおくり合う文化を定着させたいと思っています」と語った。

稲田氏はPEOPLE活用の今後の展望について次のように話す。「現在は、氏名・所属・電話番号・メールアドレスといった基本的な情報しか載せていないのですが、今後は業務内容・資格・スキルなども掲載したいと考えています。各社員の担当業務やスキルを可視化できれば、“誰に連絡すべきか”の判断がよりしやすくなります。また、顔写真も順次撮影をおこなっており、今後PEOPLEに掲載していく予定です」。顔写真を載せることで、社員が増えてきても名前と顔が一致しやすい。初めて連絡する時も顔が分かった上で電話やメールをできるので、心理的にコミュニケーションが取りやすいというメリットがある。

同社は今後も、PEOPLEに加えてTHANKSやPLACEなどのツールを活用し、社員が活躍しやすい環境作りを進めていく。