大型商業施設、オフィスやホテルなど、幅広い分野の空間創造を手がける株式会社 船場。ビジョンに“Good Ethical Company”を掲げ、空間創造において利便性や効率、見た目だけではなく地球に負荷をかけない持続可能な循環の仕組みづくりである「エシカルデザイン」に取り組んでいる。他方、経済産業省のDX認定事業者の資格をもつ船場は、BIMに代表される新たな3次元の設計手法の導入や、働き方改革においても第1回東京テレワーク大賞を受賞するなど、事業活動全般のデジタル化を推進している。
同社は自身のオフィスを「GOOD ETHICAL OFFICE」と位置付け、エシカルデザインのシンボルとしてリノベーションしてきた。同時にABWも取り入れたが、社員のステータスや居場所が把握しづらくなっていた。
PHONE APPLI PLACE（旧：居場所わかるくん、以下PLACE）やPHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん、以下 PEOPLE）を導入するまでにどのような課題があったのか、同社 総務部長 吉江正揮氏、HRBP部長 佐藤世津子氏にお話を伺った。

ABW導入後、社員の居場所や状況把握が困難に

PLACE、PEOPLEを導入するまで、同社には3つの課題があったという。

• 1. 社員の居場所を探すのに手間がかかっていた
• 2. 連絡を取るとき、相手とつながる状態なのかわからなかった
• 3. BCP対策に使用しているツールが不便だった

1つ目の課題は、社員の居場所を探すのに手間がかかっていたこと。
吉江氏によれば、ABW（※）の採用により、出社したときに「対面で打ち合わせがしたい」「至急、上司の決裁が欲しい」と思っても、相手の着席場所がわかりづらくなるという声が増えてきたということであった。また、DXの進展に伴い、社員の働き方が多様化して、外出、テレワーク、出張などオフィスにいないことも多くなって、相手を探すのに時間がかかるという声も多く寄せられてきたのも悩みだったという。

※ABW：Activity Based Workingの略。業務内容などに合わせて、社員が時間と場所を自由に選択する働き方のこと

2つ目の課題は、連絡をしたい時に、相手のステータスがわからなかったこと。
連絡したいと思っても、相手が連絡可能なのか、会議中なのか、ステータスがわからなかった。“もし相手が会議中や打ち合わせ中だった場合に、電話をかけるのは憚られる”という理由から、連絡したくても即座に連絡できず、コミュニケーションが非効率化していた。また、Outlookの予定表で相手のスケジュールは確認していたが、リアルタイムの居場所やステータスがわからないという声も寄せられ、当時の環境での限界を総務責任者として感じていたという。

3つ目の課題は、BCP（※）対策に使用しているツールが不便だったこと。
BCP対策として使用していた既存ツールは、社員本人が安否についてのメールを送信しても、上司が即座に内容を確認できず、「仕様上、メールの内容を見られるのはシステム管理者だけでした。管理者が災害当事者になった場合を考えると、社員への情報共有の即時性に欠ける懸念がありました」と吉江氏は話す。
実際に災害が発生したとき、即座に内容を確認できないのでは意味がない。緊急時を想定し、オープンに、そしてどこにいてもメールが発信されるツールを探していたという。
また、既存のツールではより心配な出張先などでは安否確認ができず、BCPの災害対策マニュアルに対応するサービスとしては不十分と言わざるを得なかった。

※BCPとは：Business Continuity Planの略。事業継続計画。災害などの緊急事態において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、あらかじめ方法、手段などを取り決めておく計画のこと

求めるすべての機能が、一つのツールで完結することが決め手だった

これらの課題を解決するため、同社は3つの条件を満たすツールを探していたという。

• 1. 居場所検知・安否確認・コミュニケーションのツールを一元化できる
• 2. 現在利用しているITツールと連携できる
• 3. 導入時の負担を抑えられる

1つ目の条件は、居場所検知・安否確認・コミュニケーションのツールを一元化できること。新しいツールを同時に複数導入し、現場が混乱することは避けたかった。そのため、居場所検知、安否確認、コミュニケーションに関するツールの一元化を検討していた。

2つ目の条件は、現在利用しているITツールと連携できること。Microsoft Teams・Outlook・Sansanなど、現在利用しているツールと連携できれば、別々にアプリを開くことなくシームレスにサービスを利用できると考えた。

3つ目の条件は、導入時の負担を抑えられること。安否確認システムと居場所検知のツールという2つの課題を解決するにあたり、できるだけ負担を抑えられる方法を探していた。一つのツールで2つの課題を解決できるだけでなく、ネットワーク環境においても同社は元々Wi-FiにPLACEと連携できるAruba Centralを利用していた。Aruba CentralとPLACEを連携させることで社員の居場所検知が可能になるため、新たにWi-Fiを導入し直す必要はなかったという。

※Aruba Centralについて
https://www.arubanetworks.com/ja/products/network-management-operations/central/

同社が求める3つの条件を満たしたのが、PLACE とPEOPLEだった。

PLACE とPEOPLEの導入を決めた同社は、社員がスムーズに利用できるよう、Teach me Bizを利用した電子マニュアルの作成に着手した。吉江氏は当時を振り返る。
「完成したマニュアルは社内ポータルに掲載し、積極的に社員への周知を図りました。その甲斐あって、特にトラブルもなく順調に導入を進められました」

社員の居場所・状況をすぐに把握でき、
適切なコミュニケーションが可能に

PLACE とPEOPLEを導入し、同社は3つの効果を感じたという。

• 1. 社員の着席位置が簡単に探せるようになった
• 2. 相手のステータスがすぐにわかり、適切なコミュニケーションが可能になった
• 3. “社員の現在地” や “管理者かどうか”を問わず、各社員がいつでもオープンに安否確認できるようになった

1つ目の効果は、社員の着席位置が簡単に探せるようになったこと。PLACEを利用すると、探している相手が着席しているエリア名がテキスト表示されたり、オフィスマップ上にアイコンが表示されたりする。テレワーク時も、相手が出社しているか、していないかすぐに把握できる。以前のようにオフィス内を歩き回ることなく、出社してすぐ用事のある相手を見つけられるようになった。Aruba CentralとPLACEの連携により、社員の居場所が即座に把握でき、同社の業務効率化の一助になっている。

2つ目の効果は、相手のステータスがすぐにわかり、適切なコミュニケーションが可能になったこと。「Microsoft Teamsのプレゼンスを確認し、在席中なら電話、会議中ならチャットなど、適切なタイミングで適切なコミュニケーション手段を選べるのは便利です。相手の業務を邪魔する心配がなく、コミュニケーションが取りやすくなりました」と佐藤氏は語った。Microsoft Teams連携によって、PEOPLEからもワンタップで遷移できるようになり、業務効率も上がったという。
また、Sansanとの連携について佐藤氏はこう続けた。「社内の連絡先はPEOPLE、社外の連絡先はSansanで管理しています。PEOPLEとSansanの連携機能によって、お互いのアプリをワンタップで遷移できるため、“社内の連絡先” と “社外の名刺情報” の参照がスムーズになりました」。社内・社外どちらからの電話であっても着信表示が可能になったことによって、機会損失の削減とスムーズな折り返しを実現できる。

3つ目の効果は、“社員の現在地” や “管理者かどうか”を問わず、各社員がいつでもオープンに安否確認できるようになったこと。吉江氏は「PEOPLEの安否確認オプションを導入したことで、管理権限のある社員だけでなく、全員が社員の安否確認できるようになりました。緊急時に備えられたのは心強いです」と話した。

「PEOPLEという普段から利用しているアプリで安否確認をおこなうため、今までの訓練では80%だった回答率がほぼ100%になりました。またアプリ上で回答状況が可視化されるので、リマインド効果もありました。社員の現在地も問わず安否確認できるようになったので、BCP対策がしっかりできているという安心感もあります」（吉江氏）

同社は現在、PEOPLEを全社に展開し、活用している。「PLACEは関西支店・九州支店にも導入していますが、今後全国に広めてさらに業務効率を高めていきたいと考えています」（佐藤氏）