「健康にかかわる＜不＞の打開」を定款に掲げ、人々の健やかな生活実現のための環境づくり、健全社会の実現を目指すフォレストグループ。医薬品、医療機器の卸販売など、健康に関するさまざまな商品・サービスを展開している。

同グループでは、業務のモバイル化に取り組む中で、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供するスマートフォンと携帯電話の内線化を実現するサービス「オフィスリンク®」と連携でき、使い勝手の良いWeb電話帳を求めていたという。オフィスリンク＋（Phone Appli for オフィスリンク、以下「本サービス」）の導入を決めたポイントや導入後の効果について、株式会社フォレストホールディングス 統括本部 システム部 管理課 係長 藤岡 淳也氏、同 総務部 総務課 川邊 剛氏のお二人にお話を伺った。

※「オフィスリンク®」について

https://www.ntt.com/business/services/officelink.html

※本サービスについて

https://www.ntt.com/business/services/phoneappli.html

業務効率性と外線にかかるコストに課題を感じていた

同グループでは、社内電話帳に関して2つの課題を抱えていた。

1. 既存電話帳の操作性、検索性が低く、業務効率が悪かった

2. 社員間でも外線電話を使用してしまい、コストがかかっていた

1つ目の課題は、“既存電話帳の操作性、検索性が低く、業務効率が悪かった”こと。

藤岡氏は「スマートフォンで連絡先を調べる際、今まではブラウザの電話帳を利用していましたが、使い勝手が良くありませんでした。メールアドレスもコピーできず、メールで連絡を取りたい時はアドレスを手入力しなければならず、業務効率が悪いと感じていました」と話す。

検索しても出てこない情報があったり、担当業務などの情報を登録できないため担当者を検索できなかったり、検索性が低いことも業務効率を落とす一因だった。聞きたいことがある場合は、部署名などから担当業務のあたりをつけて、代表電話にかけて担当者に取り次いでもらっていたという。また、氏名・所属の着信表示ができないため、誰からの電話なのか分からないことも不便だった。そのため同グループでは、操作性・検索性の高い電話帳を導入し、業務効率を改善したいと考えていた。

2つ目の課題は、“外線電話を使用する社員がいたため、コストがかかっていた”こと。

ブラウザで使用するWeb電話帳と合わせて、内線網として「オフィスリンク®」を使用していた同グループ。しかし、「オフィスリンク®」の内線番号ではなく、外線番号で発信する利用者がいたため、スマートフォンから内線を発信しやすくし、本来不要である外線発信分のコストを削減できるツールを求めていた。

「オフィスリンク®」「Azure AD」との連携が導入の決め手に

フォレストグループが本サービスを導入したのは、2つの連携機能が決め手だった。

1つ目は、「オフィスリンク®」との連携。

クラウド電話帳である本サービスが、内線網として使用している「オフィスリンク®」と連携できることは大きな決め手だった。本サービスは、電話帳からそのまま内線発信ができるため、外線の使用頻度が減り、通話料のコスト削減が期待できる。

2つ目は、「Azure AD」との連携。

同グループでは「Azure AD」と人事情報を自動連携しているため、本サービスが「Azure AD」と連携できる点も導入を後押しした。本サービスと「Azure AD」を連携することで人事情報を一元化でき、例えば人事異動があった際に、社員の所属情報を変更する手間を省くことができる。「Azure AD」との連携機能により、電話帳の管理工数を大幅に減らすことが可能だ。

（※Azure AD：Azure Active Directory は Microsoft が提供するクラウドベースの ID およびアクセス管理サービス。Microsoft 365など様々なサービスへのユーザー認証を管理する。）

藤岡氏は「ほぼ開発が不要で、検証期間のみで導入できるのは非常に助かります。短期間かつ人的コストも抑えて導入できるので、大きなメリットだと感じました」と話す。また、人事データは自動で更新されるため、導入後の運用は電話番号のメンテナンスをするだけで済む。大きな手間がかからず、運用の管理工数は最低限まで削減できているという。

操作性・検索性が高くなり、業務効率が向上

本サービスを導入することで、同グループは3つの効果を得られたという。

1. 操作性、検索性が高くなり、業務効率が向上した

2. 内線電話の発信がスムーズになり、外線電話の使用頻度が減少した

3. 紙の名刺管理から脱却できた

1つ目の効果は、“操作性、検索性が高くなり、業務効率が向上した”こと。

本サービスは画面がシンプルで使い勝手も良く、連絡を取りたい相手をスムーズに探すことができる。以前の電話帳はメールアドレスをコピーできず不便を感じていたが、今では電話帳からそのままワンタップでメールが送ることができるようになった。

また、電話帳に担当業務を記載することで担当者を検索できるようになり、目的の相手に直接かけることも可能になった。「業務内容で検索すれば担当者がすぐに分かるようになったのは便利です。例えば、“iPhone”と検索すれば、社用iPhoneの管理などを担当している社員が表示されます。 直接問い合わせれば、担当者がすぐに対応してくれます」と藤岡氏。着信表示も可能になったことで、社内であれば着信時に登録されている部署・氏名が表示される。電話に出る前に誰からの着信か分かるようになり、社員からとても好評と話す。

2つ目の効果は“内線電話の発信がスムーズになり、外線電話の使用頻度が減少した”こと。

本サービスと「オフィスリンク®」を連携させることで、「オフィスリンク®」での内線を優先・強制して発信することができ、内線電話をより便利に使えるようになった。費用削減効果はこれから検証していく段階だが、外線での発信が減り、通話料の削減が期待できるという。川邊氏は「以前からの習慣で、まだ外線を使用している社員もいます。今後はさらに本サービスの利用を促し、社員間の外線通話をゼロに近づけていきたいと思っています」と語る。

3つ目の効果は、本サービスの名刺管理機能を活用することで“紙での名刺管理から脱却できた”こと。

クラウド名刺管理アプリを使いたいという要望は以前から社内で多かったが、セキュリティ上の観点から許可していなかったという。その点、本サービスは、社内のセキュリティ基準を満たして導入したアプリであり、安心・安全に利用できる。この名刺管理機能を活用することでモバイル上での名刺管理が可能になり、ペーパーレス化の実現も期待できる。

「今後はさらに利活用を促進し、本サービスを”当たり前に使える”状況になるよう、社内に普及させていきたい」と話す藤岡氏と川邊氏。「社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsも導入しているため、今後はMicrosoft Teamsの利用者も増やし、本サービスのMicrosoft Teams連携機能も活用していきたい」と次の展開を見据えている。Microsoft Teams連携機能の活用が実現すれば、本サービス上で連絡したい相手を検索後、ワンタップでMicrosoft Teamsを起動して、チャットや通話を即座に始めることが可能になるため、業務効率化を図ることができる。