IT基盤、ソフトウェアソリューション、セキュリティの事業領域において先進的な技術を活用したソリューションを提供するNTTデータ先端技術株式会社。
同社では、社員一人ひとりが自分らしく働き、かつ健康で充実した生活を送れるよう健康経営に向けた取り組みも積極的におこなっている。
今回は、PHONE APPLIが提供する2つのサービス、“オフィスコンサルティングサービス（以下オフィスコンサルティング）” “健康増進研修”を利用した成果についてお話を伺った。

継続的な事業拡大のため、オフィス戦略が経営課題に

事業の拡大とともに社員数が年々増加している同社。近い将来には既存オフィスだけでは社員の受け入れが難しくなることが予想されていたという。今回、PHONE APPLIのオフィスコンサルティングを利用した背景について、人事総務部 総務担当 チーフスタッフ 吉永和彦氏は次のように話す。「継続的な事業拡大に対応するためには、今後の“オフィス戦略”が重要な経営課題になります。まず、社員の急な増員にも対応できるようにフロアスペースを最適化する必要がありました。加えて社員がストレスなく、より付加価値を高める働き方にするには、コミュニケーションが活発になるようなオフィスデザインにすることが重要だと考えました。さらに、新型コロナウイルス流行の影響で新たな生活・就業様式への対応も必要でした」

オフィスコンサルティング依頼のきっかけはPHONE APPLIのオフィス（見学）ツアーに参加したことだった。執行役員 人事総務部長 小林武博氏はPHONE APPLIのオフィスツアーの印象について次のように語る。「PHONE APPLIのオフィスツアーに参加したときは、CaMP（Communication and Motivation make Performance）というオフィスのコンセプトやスノーピーク社とのコラボレーションなど、考え方やスペースの使い方がとても印象的でした。そこで、移転も含めて今後どのようなオフィス戦略を取っていくかについてPHONE APPLIに短期のオフィスコンサルティングを依頼することになりました」

同社では2020年3月、新型コロナウイルスの流行が始まり出社率が下がるという変化もあったため、PHONE APPLI のオフィスコンサルティングを基に、まずはオフィス改革としてフリーアドレス制の採用や執務エリアの圧縮などを自社で進めた。そして2021年3月に、フリーアドレス等により空いたスペースを、社員の憩いの場、アイデア創造の場として自由に活用できる“共用コラボレーションスペース”として創設した。創設にあたって、PHONE APPLIを含め5社に提案を依頼した。

PHONE APPLIが発信する新しい働き方とメッセージに共感

“共用コラボレーションスペース”の提案に際しては、3つの要望があったという。

　1.スペースを有効活用し、急な増員や様々なイベントに対応できるようにしたい。
　2.社員同士のコミュニケーションが生まれる場にしたい。
　3.Withコロナ／Afterコロナの新たな就業様式に対応した環境にしたい。

1つ目は、スペースを有効活用し、社員の急な増員や様々なイベントに対応できるようにしたいということ。利用目的に合わせてレイアウト変更ができ、セミナーや入社式など様々なイベントの実施に活用できるスペースを作りたいと考えた。

2つ目は、社員同士のコミュニケーションが生まれる場にしたいということ。コロナ禍でテレワークをする社員も多い中で、オフィスは “社員のコミュニケーションを促し、付加価値を与える場” と定義して環境整備をおこないたかった。

3つ目は、Withコロナ／Afterコロナの新たな就業様式に対応した環境にしたいということ。新たな生活・就業様式に対応するため、フィジカルディスタンスを確保した座席配置にする。また、コロナ禍での心身の健康面に配慮して、オフィスにグリーンを設置しリフレッシュできる空間を作りたいと考えていた。

5社からの提案を比較検討し、PHONE APPLIが採用された決め手について、吉永氏は「他社の提案はシンボリックで目立つものを中央に配置するというものでしたが、大きなイベントもできるようフロアをできるだけ広く使いたい当社の考えとはマッチしませんでした」と話す。「PHONE APPLIの発信する “オフィスは人が集まってコラボレーションするような場所” というメッセージに共感したことも採用の決め手でした」と小林氏も続けた。

様々な用途に使えるコラボレーションスペースで、コミュニケーションも活発に

同社は、“共用コラボレーションスペース”ができたことによって、3つの大きな効果を感じているという。

　1.共用スペースのTPOに合わせたフレキシブルな利用が可能になった。
　2.社員同士のコミュニケーションが活性化した。
　3.フィジカルディスタンスを確保したレイアウトで、新たな就業様式に対応できた。

1つ目の効果は、“共用スペースのTPOに合わせたフレキシブルな利用が可能になった”こと。キャンピングギアやキャスター付きの棚など可動式の家具を採用したことで、利用目的に合わせて自由にレイアウトを変更できるようになった。入社式、社内研修、キックオフ、勉強会の会場としてなど、様々な用途で活用できている。

「入社式では、窓から桜が見えるきれいなオフィスで新入社員を迎えることができました。入社初日に対面で皆が顔を合わせることができて良かったと思います。また、“共用コラボレーションスペース”で同期の勉強会をおこなうこともありました。入社3年目の社員が、月島オフィスと在宅メンバーを繋いで技術発表会をしたそうです。要望通り、大小様々なイベントをおこなうことができています」（小林氏）

さらに、人事総務部 総務担当 担当部長 岡文男氏は、当初は想定していなかった利用方法もあったと話す。「“共用コラボレーションスペース”を利用し約1,000人の社員にコロナワクチンの職域接種を実施しました。配置を変えることで目的外の利用もでき、とても満足しています。医師の方からも、とても素晴らしい場所ですねという声をいただきました」

2つ目の効果は、“社員同士のコミュニケーションが活性化した”こと。“共用コラボレーションスペース”では、利用者同士の偶発的なコミュニケーションの機会を創出できるよう、多くの工夫が施されている。少人数での打ち合わせに最適なファミレス席や、オフィスコンビニやカフェサービスなどを取り入れ、社員同士の繋がりを作ることができているという吉永氏。「コラボレーションスペースは、ただスペースを作るだけではなく人が集まる仕掛けが必要です。おいしいコーヒーを淹れられるカフェサービスやオフィスコンビニには、自然と人が集まります。コーヒーマシンを設置している場所では、違う部署の社員が会話に花を咲かせている姿をよく見かけます」

3つ目の効果は、“フィジカルディスタンスを確保したレイアウトで、新たな就業様式に対応できた”こと。「スペースを自由に使えるので、入社式では一人一人の席の間隔を広げ、アクリル板のパーテーションを配置するといった感染防止対策もとることができました。また、空気清浄機能のある光触媒加工をしたフェイクグリーンも設置し、健康への配慮とリフレッシュを両立しています」

健康への意識を高め、ペストパフォーマンスを発揮するために

オフィス改革において、フィジカルディスタンスの確保やコミュニケーションの活性化など “心身の健康面に配慮したフロア作り” に取り組んでいた同社。社員一人一人が自分らしく働き、かつ、健康で充実した生活を送ることが、活気にあふれチャレンジしつづける企業風土を生み出す。同社は、そうした考えに基づき、健康経営に向けた取り組みも積極的に進めている。

その施策の一つとして利用しているのが、PHONE APPLIの “健康増進研修” 。研修を導入した背景と効果について、人事総務部 総務担当 川崎誓子氏は次のように語る。「当社では、元々コロナ前から、ウォーキング大会の実施や“日々の健康状態を管理できるデバイス”の配布など、社員の健康増進のため様々な施策をおこなってきました。しかし、新型コロナが流行し始めてからは、テレワークをしている社員から “運動不足になってしまい健康状態が心配” といった声が聞こえてきました。また、生活リズムの乱れで睡眠不足になるなど、新たな問題点が浮かび上がってきました。そこで、コロナ禍での運動不足、睡眠不足を解消できるような研修の実施を検討しました」


PHONE APPLIに研修を依頼した決め手は、自ら率先して健康経営に力を入れ、ウェルビーイングのメッセージを発信していることに共感したためだと小林氏は話す。「オフィスツアーで見た職場環境や、社員の方とのコミュニケーションの中で、ウェルビーイングが単なるメッセージではなくきちんと実践されていることが伝わってきました。“これなら信頼できる” と感じたことが、PHONE APPLIに健康増進研修を依頼することにした大きな理由です」

研修のテーマは、社員の中でも利用頻度と活用度にバラツキがある“日々の健康状態を管理できるデバイス”についての研修と、在宅勤務で身体を動かす機会がない方に向けた“チェアヨガ”についての研修の2つを希望。PHONE APPLIが要望をヒアリングし、講師の選定や、研修の詳細な内容までの検討をおこなった。川崎氏は研修の効果について次のように感じているという。「今までの研修は産業医と保健師がおこなっていたのですが、これまでよりも親しみやすい研修内容になりました。研修後のアンケートも好評でした。みんなが見られる場所に動画をおいてほしいとのリクエストもあり、“共用コラボレーションスペース”のサイネージにも動画を表示しています。社員が健康を意識するきっかけになったと思います」

コロナ後のニューノーマルな働き方を見据えた環境整備を

オフィスコンサルティングと健康増進研修により、ニューノーマルな働き方に対応した環境づくりに取り組む同社。最後に、今後の展望について次のように語った。

「“共用コラボレーションスペース”は、リリースから半年間は緊急事態宣言中で在宅勤務の社員も多く利用者が限られる中においても出社している社員からはとても好評でした。これからさらに社内だけでなくお客様に向けても認知度を上げていきたいと考えています」（吉永氏）

「とても快適なコラボレーションスペースができたので、もっと人が集まった状況を早く見られればというのが願いです。社員の満足度を上げる施策もおこなっていきたいので、PHONE APPLIには引き続き協力をお願いしたいです」（岡氏）

「健康増進研修については、近々、眼精疲労と肩こりについての研修も予定しています。“共用コラボレーションスペース”の一角には靴を脱いで寛いだり、ストレッチしたりできるエリアがあります。コロナが収束したら、そこで実施できるヨガのイベントなどを計画したいですね。社員同士のコミュニケーションの活性化と健康につながる企画ができたらと思います」（川崎氏）

「今後もPHONE APPLIとは定期的に情報交換を行いたいと思っています。導入したソリューションを有効活用できるようなアイデアの共有や具体的な支援を期待しています」（小林氏）

※掲載内容（所属・業務内容）は取材当時のものです。